Au réel, au forfait, per diem, grand déplacement… Autant de notions que les entreprises doivent maîtriser pour bien gérer les frais de déplacement professionnel de leurs salariés. Derrière ces termes techniques se cachent des enjeux cruciaux :
Une chose est sûre : des frais mal encadrés peuvent nuire à la santé financière de l’entreprise et générer de la frustration chez les salariés, avec à la clé des remboursements incohérents, des retards ou encore des incompréhensions.
Et comme chaque année, le cadre social et fiscal évolue. L’Urssaf encadre strictement le remboursement de ces frais — qu’il s’agisse de missions ponctuelles, régulières ou de longue durée, en France comme à l’international.
Alors, comment calculer les frais de déplacement professionnel de manière juste, conforme et performante ? Notre guide complet vous apporte des réponses concrètes, aux côtés des barèmes à jour et des bonnes pratiques pour structurer vos politiques de remboursement efficacement.
Les frais de déplacement professionnel désignent toutes les dépenses engagées par un salarié lorsqu’il est amené à se déplacer dans le cadre de ses fonctions, en dehors de son lieu de travail habituel.
On distingue plusieurs catégories principales :
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Cette méthode consiste à rembourser les dépenses effectivement engagées, sur présentation des justificatifs (factures, tickets de caisse, notes d’hôtel, billets de transport, etc.).
L’avantage de cette méthode est sa transparence et sa précision, notamment utile pour des missions spécifiques ou les collaborateurs en mobilité fréquente, comme les consultants ou encore les commerciaux.
➕ Transparence et traçabilité
➕ Pertinent pour les déplacements irréguliers ou les profils très mobile
➖ Charge administrative plus lourde
➖ Délais de remboursement potentiellement plus longs
L’entreprise peut opter pour des indemnités forfaitaires, à condition de respecter les plafonds d’exonération fixés par l’Urssaf. Cela permet une gestion plus simple des frais, sans nécessairement collecter chaque justificatif.
Les principaux forfaits sont :
En France, le Code du travail stipule que les frais professionnels incombent à l’employeur dès lors qu’ils sont nécessaires à l'exercice de ses fonctions. Tant que les sommes remboursées ne dépassent pas les barèmes officiels de l’Urssaf et correspondent à des frais engagés lors du déplacement, elles ne sont pas soumises aux cotisations de Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.
Un salarié utilisant son véhicule personnel dans le cadre professionnel peut percevoir une indemnité kilométrique. Cette dernière est calculée à partir du barème fiscal officiel – mis à jour ou non – chaque année.
Lorsque le salarié utilise sa voiture, le montant de remboursement varie selon trois critères :
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📌 Accédez au simulateur officiel des frais kilométriques
Lorsqu’un salarié déjeune hors de son lieu de travail habituel, ou passe la nuit à l’extérieur dans le cadre de son activité, il peut être indemnisé selon des plafonds exonérés. Voici les barèmes officiels de l'Ursaff :
Situation | Plafond 2025 |
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Repas pris au restaurant | 21,10 € |
Repas pris hors des locaux de l’entreprise | 10,30 € |
Repas exceptionnel sur le lieu de travail | 7,40 € |
Zone géographique | Forfait journalier |
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Paris + Petite Couronne | 75,60 € |
Autres départements | 56,10 € |
Le grand déplacement désigne une mission professionnelle qui impose au salarié de s’éloigner de sa résidence habituelle dans des conditions particulières. En 2025, sont concernés les déplacements :
Dans ce cas, l’entreprise peut verser une indemnité forfaitaire, aussi appelée per diem, destinée à couvrir les frais supplémentaires liés à la restauration et à l’hébergement.
Période | Repas | Hébergement Paris | Hébergement Province |
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Mois 1 à 3 | 21,10 € | 75,60 € | 56,10 € |
Mois 4 à 24 | 17,90 € | 64,30 € | 47,70 € |
Mois 25 à 72 | 14,80 € | 52,90 € | 39,30 € |
📌 Découvrez notre article consacré à la politique d'indemnisation per diem
L’indemnité de grand déplacement est dégressive dans le temps : un abattement progressif s’applique dès le 4ᵉ mois de mission, même si les périodes sont discontinues. L’objectif est d’encourager la réinstallation ou l’organisation d’une solution plus pérenne pour les longues missions.
Les déplacements professionnels en Outre-mer — que ce soit dans les DOM (Guadeloupe, Martinique, Réunion, Guyane, Mayotte) ou dans certains COM (Collectivités d’Outre-mer) — sont soumis à un
Les indemnités journalières versées aux salariés envoyés en mission suivent les barèmes applicables aux agents civils de l’État, tels que définis par l’arrêté du 3 juillet 2006. Ces montants permettent de compenser les frais engagés lors d’un déplacement prolongé en dehors de la métropole.
Le montant de l’indemnité dépend de deux paramètres essentiels :
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Lorsqu’un salarié est amené à se déplacer à l’étranger dans le cadre de ses fonctions, l’entreprise peut lui verser des indemnités sont appelées
En pratique, les barèmes de remboursement appliqués sont ceux prévus pour les agents civils de l’État en mission à l’international, publiés chaque mois par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Ces barèmes tiennent compte :
Ces indemnités sont versées sans obligation de fournir de justificatifs, à condition de rester dans les limites fixées par l’arrêté en vigueur.
📌 Consultez les barèmes des déplacements dans les DOM-COM et à l’étranger
En complément des remboursements classiques de frais de déplacement, les entreprises peuvent encourager les mobilités douces et les trajets domicile-travail écoresponsables grâce à deux dispositifs incitatifs :
Dispositif | Plafond d’exonération 2025 | Objectif |
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Prime transport (obligatoire) | Au moins 50 % du coût de l’abonnement aux transports publics ou services publics de location de vélos | Encourager l’usage des transports en commun |
Forfait mobilités durables | Jusqu’à 600 € par an et par salarié | Favoriser les déplacements en vélo, covoiturage, trottinette, etc. |
Ces deux dispositifs sont
📌 Découvrez tous nos conseils pour des voyages d’affaires plus écoresponsables
Conformité réglementaire, collecte des justificatifs, remboursement rapide… La gestion des déplacements professionnels cumule des étapes complexes et chronophages, souvent propices aux erreurs.
Navan simplifie chaque étape grâce à une plateforme intuitive et automatisée. De la collecte des notes de frais au respect des plafonds fiscaux, tout est pensé pour fluidifier le traitement, renforcer la rigueur et garantir la conformité. Résultat : une gestion plus rapide, plus fiable et plus durable — au service des équipes RH, des travels managers comme des employés en déplacement.
Les justificatifs (billets, reçus, factures) sont collectés et enregistrés automatiquement en un et même endroit. Cela permet aux équipes de récupérer facilement ces documents sans avoir à traiter manuellement les demandes.
Les plafonds d’exonération et les règles en vigueur peuvent être intégrés à la plateforme afin de garantir le respect des normes fiscales et sociales, tout en assurant un remboursement dans les règles pour vos employés.
Des tableaux de bord personnalisables offrent un suivi détaillé des dépenses par employé, mission ou département. Les alertes de dépassement permettent une gestion proactive des budgets et garantissent une prise de décision éclairée.
Navan met à disposition des analyses carbone détaillées pour chaque déplacement professionnel. Cela permet aux entreprises de suivre l’impact de leurs trajets et selon les modes de transport, de fixer des budgets carbone et d’encourager des choix plus durables grâce à des indicateurs de CO₂ et des suggestions de réservation.
Navan s’adapte à vos politiques de per diem, règles de dépenses et systèmes ERP. L’intégration se fait en toute simplicité pour une gestion harmonieuse entre vos outils de voyage et de comptabilité.
La gestion des frais de déplacement impose de concilier conformité, rigueur fiscale et engagement environnemental. En combinant les bonnes pratiques (remboursement au réel ou au forfait) avec des outils comme Navan, les entreprises peuvent simplifier leurs processus, maîtriser leurs budgets et réduire leur empreinte carbone. Une approche moderne, efficace et durable, au service d’une politique de mobilité alignée avec les enjeux de notre époque.
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.