Bien choisir son logiciel de gestion des voyages d'affaires

Les solutions de gestion des voyages d'affaires sont conçues pour aider les entreprises à optimiser leurs programmes de voyages et de dépenses. Les déplacements professionnels étant souvent l'un des postes de dépenses les plus importants pour de nombreuses sociétés, il est important de s'assurer que le budget voyages de l'entreprise n'est pas dépassé et que les fonds sont utilisés de manière efficace.

En l'absence d'un outil moderne et adapté aux besoins des utilisateurs, la gestion des déplacements professionnels s’avère inefficace et fastidieuse pour toutes les personnes concernées,  qu'il s'agisse des voyageurs eux-mêmes, des travel managers ou des directeurs financiers. Plus le programme de voyage d'une entreprise est important, plus il est difficile de contrôler la conformité des réservations à la politique interne et, de manière plus générale, comment est dépensé l’argent de l’entreprise.

Manque de visibilité, reçus perdus, réservations hors politique, avances de frais : tous ces problèmes ont une solution. Un bon logiciel de gestion des voyages vous permettra d’automatiser vos processus et de vous assurer que les employés ne passent pas de longues heures à réserver et à gérer leurs déplacements, afin de faire économiser du temps et de l'argent à votre société. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des voyages ?

Grâce à un logiciel de gestion des voyages, les voyageurs peuvent réserver et gérer facilement leurs déplacements professionnels directement depuis une plateforme en ligne ou une application.

Ces outils intègrent des mécanismes de contrôle des politiques de voyage, des processus d'approbation automatiques, ainsi que des fonctionnalités de gestion des notes de frais, les données sur les voyages, les données sur la sécurité et les conseils pour affiner la politique de voyage d'une entreprise.

Pourquoi les logiciels de gestion des voyages sont-ils si importants ?

En raison de leur complexité, les voyages d'affaires sont souvent une source de frustration pour les employés comme pour les administrateurs. Retards, annulations, notes de frais mal remplies, dépassement de budget... Ils peuvent vite devenir un casse-tête et faire perdre un temps précieux à toutes les parties impliquées.

Les grandes entreprises font souvent appel à des agences de voyage pour organiser les déplacements professionnels. Lorsque le nombre de voyageurs augmente, la fréquence des retards et des annulations s'accroît. La résolution manuelle de ces problèmes par l'intermédiaire d'agents de voyage est un processus long et pénible : il faut souvent passer de longues minutes au téléphone avant de se voir offrir une solution digne de ce nom et discuter avec plusieurs interlocuteurs.

En revanche, les petites et moyennes entreprises gèrent souvent elles-mêmes leurs voyages d'affaires et ont tendance à traiter les demandes de voyage au cas par cas. En général, les collaborateurs réservent leurs voyages par le biais des plateformes qu'ils ont l'habitude d'utiliser et doivent souvent avancer eux-mêmes les frais. Cela complique l'accès à des données exactes en temps réel et le suivi des réservations et cause une insatisfaction auprès des employés qui doivent souvent attendre de longues semaines avant de se voir remboursés.

Nous faisons donc face à deux problématiques différentes avec une solution commune : un logiciel de gestion des voyages d'affaires adapté aux besoins de votre entreprise, en fonction de sa taille et des habitudes des voyageurs. Ce dernier simplifiera l'ensemble du processus et vous apportera controle et visibilite. En tant qu'interface entre les voyageurs, les responsables des réservations, les administrateurs et les équipes financières, les plateformes de gestion des voyages d'affaires rationalisent les processus de réservation et d'approbation pour toutes les parties prenantes et rendent les politiques de voyage de l'entreprise plus accessibles et donc plus efficaces.

Quels éléments prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion des voyages ?

Avant de commencer à examiner les différents fournisseurs de logiciels de gestion des voyages, il est important d'étudier les besoins spécifiques de votre entreprise. Les meilleurs fournisseurs proposent un grand nombre des fonctionnalités énumérées ci-dessous. Étudiez celles qui pourraient être utiles à votre entreprise :

Réservation en libre-service : les voyageurs réservent eux-mêmes leurs voyages d'affaires, ce qui leur permet de gagner du temps et de réserver les options de voyage qui correspondent à leurs préférences.

Rebookings et annulations : les voyages sont souvent affectés par des retards et des annulations. Si les voyageurs peuvent modifier ou annuler eux-mêmes leurs réservations, ils gagnent du temps et de l'énergie pour se consacrer entièrement à l'objectif de leur déplacement.

Application mobile : aujourd'hui, la possibilité de consulter, modifier et de gérer rapidement les réservations directement sur une application mobile est un must pour les voyageurs d'affaires, qui veulent bénéficier d'un service comparable à celui des sites grand public tels qu'Airbnb ou Booking. Ils ont toutes les informations dont ils disposent pour préparer leur voyage et peuvent réagir facilement aux changements de dernière minute, où qu'ils se trouvent.

Assistance : les voyageurs ont souvent besoin d'aide lors de leurs déplacements. En trouvant une solution de gestion des voyages qui offre une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous vous assurez que vos employés obtiennent l'aide dont ils ont besoin où qu'ils se trouvent, ce qui réduit le stress et garantit leur sécurité.

Politiques de voyage : un bon logiciel de gestion des voyages permet l'intégration de la politique de voyage de l'entreprise directement sur la plateforme. Ainsi, celle-ci est appliquée à chaque étape du processus de réservation. Cela permet aux employés de rester en conformité et de mieux respecter les limites de prix fixées par l'entreprise.

Processus d'approbation automatisés : les logiciels de gestion des voyages d'affaires automatisent le processus d'approbation des réservations de voyages conformes à la politique de l'entreprise et des dépenses des employés, ce qui réduit le temps consacré par les employés à la gestion de leurs déplacements et par les responsables à la vérification et la validation des réservations de leurs équipes, et leur permet ainsi de consacrer plus de temps à des tâches plus stratégiques.

Fonctionnalités RSE : grâce à un reporting axé durabilité, les voyageurs peuvent consulter les émissions de carbone générées pour chaque option de voyage et ainsi faire des choix plus éclairés. Les sociétés sont en mesure de suivre les émissions de CO2 de l'ensemble de l'entreprise par rapport aux objectifs fixés et mettre en place des mesures claires pour se rapprocher de ces derniers.

Quatre logiciels de gestion des voyages utilisés en France

Navan

Navan est la solution tout-en-un de gestion des voyages d'affaires, des notes de frais et des cartes corporate, qui met l’accent sur l'expérience utilisateur et la simplicité d'utilisation. Avec son outil de réservation intuitif en libre-service, son application mobile et son processus automatisé de gestion des notes de frais, elle profite à la fois aux voyageurs et aux administrateur. Les voyageurs bénéficient également d'une assistance joignable 24 heures sur 24 partout dans le monde.

Offre T&E : gestion tout-en-un des voyages, des cartes corporate et des notes de frais.

Fonctionnalités de la plateforme : tableaux de bord pour le suivi des voyages, des dépenses et des émissions de carbone en temps réel, options de réservation plus durables, politiques et processus d'approbation intégrés, gestion des risques, fonctionnalités d’organisation de réunions et d’événements, programme de récompenses, intégrations avec les systèmes de comptabilité et RH.

Support : assistance voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Récompenses : Navan a été classé en tête de quatre catégories du Summer Report 2023 de G2 : Gestion des notes de frais ; Gestion des dépenses ; Gestion des voyages ; Gestion des voyages et des notes de frais.

Évaluation clients* : 4.7 / 5

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SAP Concur

SAP Concur couvre la planification des voyages d'affaires, la réservation en ligne, la facturation et le reporting. L'outil offre une gamme d'options de gestion pour les administrateurs et une plateforme personnalisable.

Offre T&E : gestion intégrée des voyages, des frais professionnels et des factures.

Fonctionnalités de la plateforme : tableaux de bord pour les voyages et les dépenses, données sur le développement durable, application automatique des politiques, intégrations avec les systèmes financiers et comptables.

Support : assistance aux voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Évaluation clients* : 4.0 / 5

Egencia

La solution de gestion des voyages d'Egencia comprend la planification des voyages, les processus d’approbation, la gestion des notes de frais et des politiques. Egencia a été intégrée à Amex GBT en 2021.

Offre T&E : options de réservation et intégrations avec solutions de gestion des notes de frais (il est nécessaire de souscrire à des solutions de cartes et de dépenses d'entreprise distinctes). 

Fonctionnalités de la plateforme : calculateur d’empreinte carbone et fonctionnalités de compensation, politiques de voyage intégrées à la plateforme, assistance, fonctionnalités de devoir de diligence.

Support : assistance aux voyageurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec facturation par interaction.

Évaluation clients* : 4.4 / 5

TravelPerk

TravelPerk est une plateforme de gestion de voyages d'affaires qui offre une gamme complète de services pour simplifier la planification, la réservation et la gestion des déplacements professionnels.

Offre T&E : offre complète de gestion des voyages et des notes de frais. Réservation de vols, d'hébergements et de transports, et suivi et gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels.

Fonctionnalités de la plateforme : réservation de vols, d'hôtels, de voitures de location et d'autres services de transport, et gestion des dépenses liées aux voyages. La plateforme offre également des outils de reporting et d'analyse pour aider les entreprises à suivre et à optimiser leurs dépenses de voyage. Intégrations avec de nombreux autres outils et services, notamment des solutions de gestion des notes de frais.

Support : assistance voyageur disponible 24/7 (chat en direct, e-mail et téléphone).

Évaluation client* : 4.5 / 5

Conclusion

Les logiciels de gestion des voyages et des notes de frais couvrent à la fois les réservations et les frais de voyage, garantissant ainsi une intégration transparente et en temps réel de toutes les données relatives aux déplacements de l'entreprise. Fortes d'une visibilité accrue et d'un contrôle effectif sur les dépenses des employés, les directeurs financiers sont en mesure de prendre des décisions plus éclairées concernant les finances de la société.

En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour une solution tout-en-un qui intègre des cartes corporate. Les dépenses effectuées lors d'un déplacement (repas, cadeaux pour un client, taxi...) peuvent ainsi être immédiatement affectées à un voyage et les rapports de notes de frais sont automatisés, ce qui évite aux employés de les remplir manuellement, réduisant ainsi le risque d'erreurs humaines et faisant gagner un temps précieux aux équipes comptables en charge de les vérifier.

*Source des évaluations clients : G2.