Cartes corporate : favoriser leur adoption en entreprise

La plupart des chefs d'entreprise le savent : pour gagner de l’argent, il faut d’abord en dépenser. Et plus une entreprise se développe, plus elle doit en débourser : de nouveaux employés sont embauchés, de nouvelles opportunités commerciales se présentent… et il est important de trouver des moyens de gérer efficacement ces flux d’argent.

Il existe un outil capable de faciliter ces dépenses. La carte corporate est un moyen de paiement flexible qui permet de suivre les transactions effectuées par les employés et de collecter des données précises sur les dépenses des différentes équipes et départements. Mais ce n'est pas parce que vous distribuez une carte à chacun de vos collaborateurs qu'ils l'utiliseront correctement... ou qu'ils l'utiliseront tout court.

Voici quelques conseils pour vous assurer que vos employés utilisent leur carte corporate correctement et efficacement.

Ci-dessus : vue des politiques Divertissements sur l’application Navan. 

Des contrôles clairs et des politiques bien définies

Si la vie en entreprise est organisée en une multitude de processus, c’est pour une bonne raison : que les activités se déroulent de manière fluide. Qu'il s'agisse de soumettre des modifications au niveau d’un produit, d'organiser des réunions avec des clients ou de remplir les déclarations fiscales de fin d'année, les collaborateurs sont bien plus efficaces lorsqu'ils disposent d'un ensemble de lignes directrices claires à suivre.

Il en va de même pour l'utilisation d'une carte corporate. Si les règles ne sont pas clairement énoncées, cela génère rapidement de la tension et des incertitudes : ne pas savoir combien on peut dépenser, où et quand on peut le faire, et ce qu'on peut acheter a tendance à freiner l’utilisation des cartes. Lors d'un voyage d'affaires, les employés veulent savoir si leur repas est pris en charge par l’entreprise ou s'ils sont autorisés à se rendre au bureau en covoiturage. La mise en place de contrôles et de politiques permet aux entreprises d’accomplir leur devoir de diligence : les employés comme les responsables financiers bénéficient de la tranquillité d'esprit qu’offrent les cartes corporate.

Ci-dessus : vue détaillée des paramètres de la politique de vol dans l’application Navan.

Fixer des limites de dépenses

Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. Cet adage s’applique aussi aux cartes corporate ! Commencez par définir votre politique en matière de dépenses. Fixez ensuite des limites de dépenses pour chaque employé qui se voit remettre une version physique ou virtuelle de la carte corporate.

Il est probable que ces limites varient et évoluent au fil du temps, à mesure que les équipes Finance comprennent mieux les besoins de chaque département ou de chaque type de poste.

Ces limites de dépenses peuvent varier en fonction du lieu de résidence ou de travail des employés. Une indemnité journalière de 50 euros par jour pour les repas et les boissons à Saint-Étienne, par exemple, vous permettra sûrement de vous sustenter plus généreusement qu’à Paris.

Il est également essentiel de mettre en place plusieurs types de limites de dépenses. Par exemple, vous pouvez fixer une limite de dépenses pour chaque repas et une limite cumulative par semaine ou par mois. Cette formule permet de s'assurer que les employés dépensent l'argent de l'entreprise dans les limites du raisonnable, que ce soit pour des achats individuels ou sur une base cumulative.

Approuver seulement quand c’est nécessaire

Lors de la sélection de la carte corporate la plus adaptée aux besoins de votre entreprise, il est impératif d'en choisir une qui non seulement approuve automatiquement les limites de dépenses établies dans la section ci-dessus, mais qui permet également de signaler des dépenses non conformes. 

Il serait en effet contre-productif et fastidieux de faire approuver manuellement chaque café acheté dans le système. Et cela ne sert à rien ! Grâce à des contrôles intégrés, les solutions modernes de cartes corporate peuvent automatiser un grand nombre de ces transactions. En d'autres termes, vos équipes Finance ne verront pas d'inconvénient à ce que vos 1 200 employés aient accès à des cartes corporate, car elles effectueront une grande partie des tâches les plus rébarbatives à leur place, et ce de façon automatique et sécurisée.

Pour les achats plus importants ou les transactions qui sortent du cadre de la politique, il est essentiel d’établir un canal de communication clair entre les administrateurs, les managers et les employés pour dissiper toute confusion sur ce qui constitue une dépense autorisée ou non. C'est là que l'élément suivant entre en jeu.

Décupler les avantages grâce à un système de gestion des notes de frais 

Une fois les politiques définies et la validation des transactions conformes automatisée, les équipes Finance n'ont plus qu'à trouver un moyen de visualiser toutes ces dépenses et d'accélérer la création des rapports de notes de frais. Car, comme Navan et presque toutes les autres entreprises le savent, rares sont les employés qui trouvent la perspective de remplir une note de frais motivante.

Ces dernières années, l’industrie de la gestion des cartes corporate et des notes de frais s’est résolument transformée. Les entreprises ont de nouvelles exigences : elles souhaitent obtenir une meilleure visibilité, plus de contrôle et automatiser la gestion de leurs dépenses. Les employés quant à eux souhaitent retrouver la même expérience que celle de leurs applications préférées : pratique, intuitive, et personnalisée.

En associant une solution de gestion des notes de frais aux cartes d'entreprise, les notes de frais apparaissent de manière automatique dans le système de gestion des dépenses pour que les équipes comptables les classent et les associent au code GL correspondant. Ainsi, finis les reçus perdus et les rapports de notes de frais qui s’empilent sur leur bureau.

En éliminant les notes de frais et les reçus papier, les cartes corporate réduisent également le risque d'erreur humaine et créent des processus de travail plus efficaces. L'automatisation des transactions par carte d'entreprise offre également plus de bande passante aux managers et permet de conserver une base de données détaillée des transactions approuvées et cumulées.

Ci-dessus : vue d’un aperçu complet des notes de frais sur l'application Navan.

Choisir la bonne carte corporate 

Chaque entreprise est unique, et chaque solution de carte corporate l'est également. Lorsque vous cherchez un moyen de faciliter les processus internes pour vos équipes Finance, prenez en compte les obstacles que les cartes corporate peuvent vous aider à surmonter :

• Manque de contrôle sur les dépenses des employés
• Perte de temps liée à un processus de gestion des notes de frais fastidieux
• Visibilité limitée sur les dépenses de l'entreprise en temps réel
• Processus ralentis en raison de la perte de reçus et de la non-concordance des paiements

L’approche de Navan

Tous les programmes de cartes corporate ne se valent pas. Si vous recherchez une carte que les employés adopteront facilement et utiliseront avec plaisir, Navan est le bon choix !

Avec Navan, les entreprises peuvent combiner les cartes corporate avec une solution de gestion des notes de frais qui couvre l'ensemble des dépenses d’entreprise, tout en éliminant les processus manuels et les frais de transaction élevés qui s’appliquent lorsqu’une entreprise travaille avec plusieurs fournisseurs.

L’exemple Premier Talent Partners illustre bien les avantages de Navan. Après avoir déployé la solution tout-en-un de Navan, l'entreprise a enregistré un taux d'adoption général de 100 % et un taux d'adoption de l’application mobile de Navan de 97 %.

« Du point de vue de l'utilisateur final, c’est une réussite », déclare Shellie Roanhaus, Executive Assistant du CEO de Premier, « Beaucoup de nos employés nous ont dit que le fait d'avoir une carte corporate Navan était un énorme avantage pour eux. Dans leurs entreprises précédentes, ils devaient avancer eux-mêmes les frais et attendre d'être remboursés. »

De plus, le fait d’utiliser la solution innovante de gestion des notes de frais de Navan en plus des cartes corporate permet aux entreprises de générer un meilleur retour sur investissement en réduisant les coûts de traitement, en prévenant la fraude et en fournissant des données précises et exactes sur les transactions.

Avec Navan, les entreprises profitent de nombreux avantages : approbations automatisées, cartes corporate avec contrôles intégrés et réconciliation simplifiée représentent un vrai gain de temps et d’argent. Et plus besoin de remplir soi-même des rapports de notes de frais ! Les employés qui voyagent, les comptables comme les directeurs financiers bénéficient de l'efficacité qu'offre une gestion moderne des notes de frais.

Vous souhaitez simplifier la gestion des dépenses de votre entreprise et mettre en œuvre une solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais ? Planifiez une démo avec nos experts pour découvrir comment fonctionnent nos solutions de gestion des notes de frais !