Yahoos Weg zu intuitiverem Reise- und Ausgabenmanagement mit Navan

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Das Technologieunternehmen Yahoo befindet sich in einem Transformationsprozess, der die Arbeitsweise durch die Integration von KI, Automatisierung und intuitiveren Erlebnissen in seine Produkte und Geschäftsabläufe verändert.

In diesem Zuge erkannte das Unternehmen die Chance, das Reise- und Ausgabenmanagement für seine globale Belegschaft zu modernisieren. 

Da die Mitarbeitenden für Kundentermine, interne Treffen, Schulungen und Onboardings reisen, war Yahoo auf der Suche nach einer Lösung, die den manuellen Aufwand reduziert, Mitarbeitenden Zeit spart und den Reiseverantwortlichen mehr Transparenz bietet. 

Ebenso wichtig war es für Yahoo, einen Anbieter zu finden, der sich stetig technologisch und gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickelt.

Vor Navan

Yahoo legte Wert auf eine moderne Plattform, die Geschäftsreisen, Ausgaben, Freigaben und Reporting stärker miteinander verbindet. Ziel war es, alltägliche Abläufe für die Mitarbeitenden zu vereinfachen und zugleich die Anforderungen an Transparenz, Kontrolle und Compliance eines globalen Unternehmens zu erfüllen.

Auch KI und Automatisierung spielten eine wichtige Rolle. Wiederkehrende Aufgaben sollten reduziert und die Nutzererfahrung intuitiver gestaltet werden. Gleichzeitig sollte die Finanzabteilung eine bessere Datenlage und effektivere Verwaltungstools erhalten.

Bei den Spesen verursachte ein separates Prüftool zusätzliche händische Schritte für die Mitarbeitenden. Das verzögerte teilweise die Einreichung von Spesenabrechnungen und führte zu Verspätungsgebühren. Nach der Genehmigung hatten Führungskräfte zudem nur begrenzte Transparenz über die Ausgaben.

Der Fokus für Yahoo lag darauf, die Nutzererfahrung zu verbessern, ohne die Kontrolle und Compliance-Anforderungen des Finanzteams zu beeinträchtigen. Dafür war eine zentrale Plattform erforderlich, die das Reise- und Ausgabenmanagement miteinander verbindet.

Diese Anforderungen führten Yahoo zu Navan.

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Das Reise- und Ausgabenmanagement auf einer Plattform zusammenzuführen, hat den gesamten Ablauf für die Mitarbeitenden deutlich einfacher gemacht, weil beides nahtlos ineinandergreift.

Beth Burke

Senior Director of Accounts Receivable

Darum hat sich Yahoo für Navan entschieden

Die Wahl von Yahoo fiel auf Navan, weil die Plattform Geschäftsreisen, Ausgaben, Audit und Reporting bündelt und durch den Einsatz von KI und Automatisierung eine intuitivere Erfahrung für die Belegschaft ermöglicht. Seit der Live-Schaltung im Februar 2026 nutzen die Mitarbeitenden von Yahoo Navan, um Geschäftsreisen zu buchen, Spesen einzureichen und Erstattungen zu beantragen. Dadurch sind die Abläufe rund um Travel & Expense für sie jetzt deutlich einfacher.

„Das Reise- und Ausgabenmanagement auf einer Plattform zusammenzuführen, hat den gesamten Ablauf für die Mitarbeitenden deutlich einfacher gemacht, weil beides nahtlos ineinandergreift“, sagt Beth Burke, Senior Director of Accounts Receivable bei Yahoo.

Die Mitarbeitenden empfinden die stärker personalisierte Erfahrung positiv. Statt mit einer leeren Spesenabrechnungsvorlage zu beginnen und jedes Feld selbst auszufüllen, erkennt Navan mithilfe von Automatisierung und KI, welche Angaben benötigt werden, und zeigt Mitarbeitenden, was als Nächstes zu tun ist.

„Unsere Reisenden schätzen die Nutzerfreundlichkeit sehr“, sagte Burke. „Navan zeigt ihnen genau, welche Angaben erforderlich sind. Sie müssen dafür keine von Grund auf neue Spesenabrechnung erstellen.“

Besonders deutlich wird der Unterschied bei der Abrechnung von Übernachtungen. Früher konnte es fünf bis zehn Minuten dauern, einen Hotelaufenthalt in einer separaten Spesenplattform einzeln aufzuschlüsseln. Mit Navan ist diese Aufschlüsselung nicht erforderlich. Laut Katherine Glasnapp, Senior Manager of Global Expense Reporting and Corporate Cards bei Yahoo, dauert der Vorgang dadurch nur noch etwa eine Minute.

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Die Bearbeitung von Übernachtungskosten, die früher fünf bis zehn Minuten gedauert hat, ist jetzt in einer Minute erledigt.

Katherine Glasnapp

Senior Manager, Global Expense Reporting and Corporate Cards

Zusammenarbeit ermöglicht schnellen Start

Die Einführung von Navan bei Yahoo erfolgte in einem beschleunigten Prozess von rund drei Monaten. Angesichts des ambitionierten Zeitplans arbeiteten die Teams von Yahoo und Navan eng zusammen, um die Implementierung voranzutreiben und einen erfolgreichen Start mit der Lösung sicherzustellen.

Nach der Live-Schaltung tauschten sich die Teams regelmäßig aus, teilten Feedback, probierten neue Funktionen aus und suchten nach Möglichkeiten, die Erfahrung für die Mitarbeitenden und Admins weiter zu verbessern.

Seit dem Launch hat Yahoo an zwei Beta-Programmen von Navan teilgenommen, um neue Funktionen zu testen und weiterzuentwickeln. Die Zusammenarbeit umfasst auch das Testen neuer KI-gestützter Funktionen.

Eine dieser Funktionen, Receipt Inbox, hilft dabei, doppelte Zahlungen zu vermeiden: Mitarbeitende werden daran erinnert, mit dem Einreichen eines Belegs als Barausgabe zu warten, bis eine Transaktion von American Express angezeigt wird. Die andere Funktion, Suggested Responses, unterstützt das Prüfteam von Yahoo effizienter mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren, indem passende, häufig verwendete Nachrichten vorgeschlagen werden.

„Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit“, sagte Burke. „Durch den engen Austausch mit Navan konnten wir einige Herausforderungen und Probleme sowohl für unsere Reisenden als auch unser Expense-Team ausräumen.“

Mehr Transparenz und Kontrolle

Navan hat auch verändert, wie Genehmigungen und Ausgabentransparenz bei Yahoo gehandhabt werden. Zudem sollten die Führungskräfte im Unternehmen auch unabhängig vom Freigabeprozess jederzeit Einblick in die Ausgaben ihres Teams erhalten.

Mit Navan können Vorgesetzte aktuelle und vergangene Ausgaben laufend einsehen, ohne jede Transaktion genehmigen zu müssen. So können sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen und erhalten mehr Informationen für die Finanzkontrolle.

Die integrierten Richtlinien, Hinweise und Regeln von Navan unterstützen Yahoo dabei, die Compliance-Kontrolle aufrechtzuerhalten. „Wir wollten die Nutzererfahrung verbessern und gleichzeitig Compliance und Kontrolle über den Prozess sicherstellen“, sagte Burke. „Navan hat uns dabei geholfen.“

Navan hat außerdem die Zusammenarbeit zwischen dem Reiseteam von Yahoo und der Abteilung für Unternehmenssicherheit gestärkt, was Mitarbeitende bei Reisen weltweit zugutekommt. Wenn in einer bestimmten Region Risiken auftreten, können die Teams betroffene Reisende leichter identifizieren, frühzeitig Warnungen aussprechen und Reisen in bestimmte Zielgebiete bei Bedarf einschränken.

„Dass wir mit Navan Reisen in bestimmte Zielgebiete einschränken und Reisenden gezielte Mitteilungen senden können, ist für uns sehr hilfreich“, so Mesquit. „Wir sind ein globales Unternehmen mit Geschäftsreisen weltweit. Deshalb ist es besonders wichtig, dass wir unserer Fürsorgepflicht stets nachkommen.“

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Wir sind ein globales Unternehmen mit Geschäftsreisen weltweit. Deshalb ist es besonders wichtig, dass wir unserer Fürsorgepflicht nachkommen.

Tom Mesquit

Global Travel Manager

Blick in die Zukunft: Die Grundlage für den weiteren Wandel schaffen

Das neue Setup für das Reise- und Ausgabenmanagement sorgt bei Yahoo bereits jetzt für eine intuitivere Mitarbeitererfahrung und mehr Transparenz für die administrativen Teams. Durch die Zusammenführung von Geschäftsreisen, Ausgaben, Freigaben und Richtlinienkontrollen auf einer Plattform kann der Technologiekonzern manuellen Aufwand reduzieren, ohne die Kontrolle über das globale Reisemanagement zu verlieren.

Diese Veränderung ist Teil von Yahoos umfassenderem Wandel, bei dem KI und Automatisierung in die Geschäftsabläufe eingebunden werden und das Tagesgeschäft einfacher und effizienter machen.

Das Team von Yahoo fasst seine Erfahrungen mit Navan in drei Worten zusammen: intuitiv, zukunftsorientiert und partnerschaftlich.

Unternehmen, die ihr Reise- und Ausgabenmanagement modernisieren möchten, rät Burke, ausreichend Zeit für eine sorgfältige Planung und Umsetzung einzuplanen. Ihre Empfehlung ist eindeutig: „Wir würden den Wechsel zu Navan empfehlen.“