Toluna vereinfacht Geschäftsreisen und Ausgaben in 23+ Ländern

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika, LATAM: Lateinamerika, APAC: Asien-Pazifik

Hauptsitz

London

Branche

Dienstleistungen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Ausgaben

Vorherige Lösungen

Egencia, TravelPerk

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Toluna ist ein globales Marktforschungsunternehmen, das umfassende Expertise mit einer technologie-gestützten Plattform verbindet, um alles von Self-Service-Studien bis hin zu Full-Service-Lösungen anzubieten. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.500 Mitarbeitende in mehr als 23 Ländern und ist unter anderem in Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden, Rumänien, den USA und Indien stark vertreten.

Mit rund 70 % entfällt ein Großteil der Geschäftsreiseausgaben auf die Vertriebs- und Forschungsteams, da Reisen eine wichtige Rolle dabei spielen, mit Kunden in Verbindung zu bleiben und Forschungsprojekte vor Ort zu unterstützen.

Als Michaël Masset, Chief People Officer von Toluna, die Verantwortung für den Bereich Travel und Expense übernahm, erbte er ein fragmentiertes Setup, das bereits seit einiger Zeit auf dem Prüfstand stand. Da er in der Vergangenheit bereits positive Erfahrungen mit Navan gemacht hatte, sah er das Potenzial, die Buchungserfahrung für die Reisenden zu vereinfachen und gleichzeitig für mehr Transparenz und Kontrolle auf Seiten des Unternehmens zu sorgen.

Vor Navan

Das Reisemanagement bei Toluna spiegelte das Wachstum des Unternehmens durch Fusionen und Übernahmen wider. Verschiedene Unternehmensbereiche arbeiteten mit unterschiedlichen Reiseanbietern wie Havas, Perk (ehemals TravelPerk) und Egencia, während die Ausgaben separat über Excel-Tabellen verwaltet wurden.

Dieser Flickenteppich von verschiedenen Lösungen erschwerte es, die tatsächlichen Kosten im Bereich Travel Management zu verstehen.

Das Ausgabenmanagement verkomplizierte die Abläufe weiter. Die Mitarbeitenden füllten von der Finanzabteilung erstellte Excel-Formulare aus, scannten sie ein und schickten sie zur Bearbeitung an ein Shared-Services-Center. Erstattungen konnten mehr als einen Monat dauern und den Führungskräften fehlte ein zentraler Überblick über die Geschäftsreisen und Ausgaben ihrer Teams. Der Prozess funktionierte, bot Toluna jedoch nicht die globale Transparenz, Schnelligkeit und Einfachheit, die sich das Unternehmen wünschte.

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Geschäftsreisen und Ausgaben über ein Tool zu verwalten, ist wunderbar.

Michaël Masset

Chief People Officer

Darum hat sich Toluna für Navan entschieden

Für Masset lag einer der größten Vorteile von Navan in der Möglichkeit, Geschäftsreisen und Ausgaben auf einer Plattform zu bündeln.

Außerdem suchte Toluna nach einer Lösung, die das Team selbst konfigurieren und anpassen konnte, ohne auf langwierige externe Prozesse angewiesen zu sein. Mit Navan stellte Masset fest, dass sich Richtlinien und Kontrollen schnell bearbeiten, Reporting-Daten einfach exportieren und viele Einstellungen mit Unterstützung des Navan Account-Teams selbst verwalten lassen.

Auch die Implementierung war ein entscheidender Unterschied. Aufgrund seiner Erfahrung mit der Einführung von Navan bei mehreren Unternehmen weiß Masset den unkomplizierten Launch-Prozess der Plattform zu schätzen, bei dem Geschäftsreisen, Ausgabenmanagement und Firmenkarten zusammen eingeführt werden können, anstatt sie in mehreren komplexen Phasen auszurollen.

„Navan lässt sich sehr einfach implementieren. Wenn gesagt wird, dass die Einführung acht Wochen dauert, dann dauert sie acht Wochen. Das Navan-Team war immer für uns da“, resümiert er.

Ebenso wichtig war die Zusammenarbeit hinter der Technologie. Masset betont, dass Navan kontinuierlich in die Plattform und das eigene Team investiert. Auch nach der Implementierung werden Kunden weiterhin persönlich unterstützt.

Die Ergebnisse: Kostenersparnis, Transparenz und Zufriedenheit

Seit dem Wechsel zu Navan verfügt Toluna über einen zentralen Überblick über alle Aktivitäten rund um Travel & Expense. Dadurch lassen sich Ausgaben leichter nachvollziehen und Richtlinien an sich ändernde Anforderungen anpassen. Diese Transparenz schlägt sich in 41 % Kostenersparnis bei Flügen und 34 % bei Hotels nieder.

Zudem hebt Masset die dynamischen Hotelempfehlungen und Prämien von Navan als effektive Möglichkeit hervor, das Kostenbewusstsein der Reisenden zu fördern. „Ich bin wirklich überzeugt, dass Navan-Prämien der beste Weg sind, das Buchungsverhalten der Mitarbeitenden zu beeinflussen. Sie helfen dabei, die Kosten zu senken“, meint Masset.

Auch die Mitarbeitererfahrung hat sich verbessert. Anfangs stieß die Umstellung auf ein neues Tool bei Tolunas Belegschaft auf gewissen Widerstand. Mit der Zeit nahm die Akzeptanz jedoch zu, da die Mitarbeitenden die Plattform kennenlernten und von einfacheren Abläufen sowie schnelleren Erstattungen profitieren. Heute erreicht Toluna eine Weiterempfehlungsrate (NPS) von +41.

Privat vorgestreckte Ausgaben, deren Erstattung früher mehr als einen Monat dauern konnte, werden heute je nach Genehmigungsdauer durch die Führungskraft in der Regel innerhalb von etwa einer Woche zurückgezahlt. Mitarbeitende können Ausgaben direkt über ihr Smartphone einreichen, während Toluna den aktuellen Stand jeder Transaktion im Genehmigungs- und Erstattungsprozess nachvollziehen kann.

Darüber hinaus ist es mit Navan für Toluna  einfacher, das Reisemanagement an neue Gegebenheiten anzupassen. Als vor Kurzem striktere Kontrollen für Geschäftsreisen benötigt wurden, konnte Michaël Masset die Richtlinien gemeinsam mit dem Navan-Team innerhalb von etwa einer Stunde aktualisieren.

Diese Flexibilität ist für ein global agierendes Unternehmen besonders wertvoll. Mit der Expansion von Toluna können neue Länder eingerichtet und unterschiedliche Anforderungen für Rückerstattungen abgebildet werden – beispielsweise Direkterstattungen oder Rückzahlungen über die Gehaltsabrechnung –, ohne das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von Grund auf neu aufzusetzen.

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Navan ist ein Vorreiter in der Geschäftsreise- und Ausgabenbranche – gestützt auf KI-Technologie und eine überzeugende Vision.

Michaël Masset

Chief People Officer

Blick in die Zukunft

Navan hat den Bereich Geschäftsreisen und Ausgaben bei Toluna von einer fragmentierten Anbieterlandschaft und manuellen Prozessen in ein einheitliches globales Setup überführt.

Das Unternehmen verfügt heute über mehr Transparenz über die Ausgaben, schnellere Erstattungen für die Mitarbeitenden, mehr Kontrolle über die Reiserichtlinien und messbare Kosteneinsparungen bei Flügen und Hotels.

Für Masset ist es die Kombination aus Technologie, Flexibilität und Kundenservice, die den Unterschied macht. „Navan ist wirklich ein Vorreiter in der Geschäftsreise- und Ausgabenbranche – gestützt auf KI-Technologie und eine überzeugende Vision“, fasst er zusammen.

Während Toluna sein globales Geschäft weiter ausbaut, bietet Navan dem Unternehmen eine Grundlage für Geschäftsreisen und Ausgaben, die mitwachsen kann – ohne Abstriche bei Benutzerfreundlichkeit oder Service.