30 % weniger Verwaltungsaufwand für Ross Production Services mit Navan

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Wallingford, USA

Branche

Medien und Unterhaltung

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen

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Ross Production Services (RPS), ein Geschäftsbereich von Ross Video, bietet Personal, mobile Produktionssysteme und Sendetechnik für Sport- und Unterhaltungsproduktionen in den gesamten USA an.

Ein veraltetes Travel-Management-System mit begrenztem Reiseangebot, unzureichendem Kundenservice und umständlicher mobiler Bedienung führte RPS zu Navan. Heute bündelt Navan alle Reisebuchungen auf einer Plattform: mit einfachem mobilem Zugriff für reisende Freelancer:innen, automatisierten Datenfeeds für das Reporting und deutlichen Einsparungen bei Flügen und Unterkünften.

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan wurden Geschäftsreisen bei RPS über eine traditionelle Plattform verwaltet. Für den Einsatz bei Live-Übertragungen waren Mitarbeitende und Tausende externe Freelancer:innen regelmäßig überall in den USA unterwegs. Das alte System erschwerte die Organisation dabei erheblich.

Weil die Reiseplattform veraltet war und keine modernen API-Anbindungen bot, wurden Reisen oft außerhalb des Systems gebucht. Reise-Koordinatorin Jamie Manley musste deshalb jede Woche 5 bis 8 Stunden lang Hoteladressen, Kontaktdaten und Reisedetails manuell in Tabellen eintragen.

Zudem fehlte den Freelancer:innen unterwegs eine intuitive App, um Reisepläne an hektischen Veranstaltungstagen schnell anzupassen. Bei Stornierungen von Flügen oder der Nutzung von Flugguthaben landeten sie in langen Warteschleifen am Telefon oder im Support-Chat. Das begrenzte Reiseangebot erschwerte die Einhaltung der Produktionsbudgets zusätzlich.

„Beim Reiseangebot und Kundenservice hatten wir viele Probleme. Vor allem fehlte uns eine benutzerfreundliche mobile App – die ist unverzichtbar, weil unsere Nutzer:innen hauptsächlich Externe sind“, sagt Manley. „Auch den Support zu erreichen, war schwierig. Egal, ob wir ein Flugguthaben nutzen oder nur ein einfaches Problem lösen wollten.“

Warum Navan

Bei der Suche nach einer neuen Reiselösung definierte RPS vier Ziele: transparente Preise mit niedrigeren Buchungsgebühren, ein größeres Reiseangebot mit günstigeren Raten, eine moderne, verlässliche Plattform für alle Geräte und einfache Tools für Flugänderungen und ungenutzte Flugguthaben.

Navan erfüllte alle Anforderungen auf einer intuitiven Plattform und war damit die klare Wahl. Manley und das Führungsteam erkannten, dass Reisende durch den Mobile-First-Ansatz von Navan ihre Trips unterwegs selbst verwalten können. Zugleich geben Tools wie die automatische Erfassung von Flugguthaben und die zentrale Abrechnung RPS volle operative Kontrolle und finanzielle Transparenz.

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Navan ist modern, KI-gestützt und zuverlässig.

Jamie Manley

Travel Coordinator

Ergebnisse mit Navan

RPS modernisierte sein Reisemanagement und machte Navan zur zentralen, verbindlichen Buchungsplattform für alle Mitarbeitenden und Freelancer:innen. Die Umstellung verbesserte sofort die Effizienz, die Zufriedenheit der Reisenden und die Budgetkontrolle.

Zeitersparnis durch Automatisierung

Automatisierte Datenflüsse und die Pflicht, über Navan zu buchen, reduzierten den Verwaltungsaufwand um 30 %. Das spart jede Woche 5 bis 8 Stunden, die zuvor für manuelle Tabelleneinträge anfielen. „Ich muss nicht mehr jede Reisebuchung unserer Mitarbeitenden von Hand in unser Reporting-System eintragen“, sagt Manley. „Das vereinfachte Reporting und die direkt in unserem System und in Navan verfügbaren Daten sind für uns sehr wertvoll.“

Hohe Nutzung und zufriedene Reisende

Sowohl die externen als auch die internen Mitarbeitenden loben die schnelle App und die kurzen Reaktionszeiten des Live-Supports. Navan-Prämien bietet zusätzliche Motivation. Wer Unterkünfte unter der Richtlinienobergrenze bucht, erhält Vorteile für private Reisen. „Die meisten sagen, dass Navan die beste Reiseplattform ist, die RPS je hatte“, sagt Manley. „Die Belegschaft nutzt sie sehr gern. Alle sagen immer, wie benutzerfreundlich die App ist, wie schnell man Reisen bucht und wie einfach der Chat mit dem Support ist.“

Flugguthaben konsequent nutzen

Die Zeitpläne bei Live-Übertragungen sind oft unvorhersehbar und ändern sich laufend. Navan erfasst ungenutzte Flugtickets automatisch, sodass RPS bei fast 90 % der stornierten Flüge Guthaben zurückerhalten und erneut nutzen kann. „In der TV-Branche können sich die Gegebenheiten und Reisepläne sehr schnell ändern“, sagt Manley. „Gefühlt erhalten wir bei neun von zehn stornierten Flügen ein Flugguthaben über Navan – das macht einen großen Unterschied.“

Einfache Gruppenplanung und Budgetkontrolle

Mit dem Admin-Analyse-Dashboard von Navan und Navan Events verwaltet RPS große Zimmerkontingente für Veranstaltungen in den gesamten USA. Vorverhandelte Raten helfen dabei, die Kostenvorgaben einzuhalten. „Navan Events ist für uns sehr hilfreich“, sagt Manley. „Es nimmt mir Arbeit ab und die vorverhandelten Raten sind gut für das Budget. Auch das Reporting hilft uns sehr. Ich kann in weniger als 30 Sekunden einen Bericht mit allen benötigten Daten herunterladen.“

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Eine Komplettlösung für Buchung und Reisemanagement mit intuitiver Bedienung – da wissen Sie, dass Sie richtig liegen. Für uns war das Navan.

Jamie Manley

Travel Coordinator

Blick in die Zukunft

Mit Navan hat Ross Production Services komplexe, manuelle Reiseabläufe in ein modernes, effizientes Reisemanagement verwandelt. Die intuitive App, die automatische Erfassung von Flugguthaben und einfache Gruppenbuchungen sparen wertvolle Verwaltungszeit, senken die Reisekosten und ermöglichen den reisenden Freelancer:innen Unterstützung unterwegs.

Aktuell baut RPS seine nationalen Live-Produktionen weiter aus. Navan liefert dafür die skalierbare, verlässliche technologische Basis, damit die Teams gut von Einsatz zu Einsatz kommen und die Budgets eingehalten werden.

„Wenn Sie eine neue Reiseplattform suchen, die zu Ihrem Unternehmen passt und Buchungen vereinfacht, setzen Sie auf KI und wagen Sie den Wechsel“, sagt Manley. „Eine Komplettlösung für Buchung und Reisemanagement, die sich einfach bedienen lässt; damit haben Sie die richtige Wahl getroffen. Für uns war das Navan.“