Einfacher Mitarbeiterstart bei Okta mit Navan Travel Payments

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

San Francisco, USA

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Geschäftsreisen

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Bei Okta stehen Sicherheit und Identität im Mittelpunkt, auch wenn es um das Onboarding neuer Mitarbeitender geht. Bevor sie Zugriff auf die Systeme, einen Laptop oder andere Arbeitsmittel erhalten, muss das Unternehmen für Identitäts- und Zugriffsmanagement ihre Identität persönlich an einem seiner internationalen Standorte überprüfen.

Für diesen globalen Prozess bringt Okta neue Mitarbeitende aus mehr als 25 Ländern an regionalen Drehkreuzen an sechs wichtigen Standorten zusammen: in den USA, Kanada, Irland, Indien, Japan und Australien.

Vor Navan

Durch das Onboarding vor Ort kann Okta die Identität neuer Mitarbeitender überprüfen und sie mit der Unternehmenskultur vertraut machen. Allerdings stellt dieser Prozess das Unternehmen in Bezug auf Reisen und damit verbundene Zahlungen auch vor Herausforderungen.

Viele Teilnehmende haben gerade ihr Studium abgeschlossen oder stehen am Anfang ihrer Karriere. Zuvor wurden die Flugkosten über eine Firmenkreditkarte abgedeckt. Die Unterkunft und weiteren Ausgaben mussten jedoch zunächst selbst übernommen werden. Nach ihrem Eintritt ins Unternehmen konnten die Angestellten eine Spesenabrechnung einreichen, um sich die Kosten erstatten zu lassen. Je nach Land dauerte dies mehrere Wochen und in manchen Fällen sogar bis zu einem Monat.

Dadurch mussten neue Mitarbeitende, die vor ihrem ersten Gehalt in teure Städte zu reisen hatten, teilweise mehrere Tausend Dollar für die Teilnahme am Onboarding auslegen.

„Viele unserer Angestellten wohnen nicht in der Nähe eines Büros und wir haben dort nicht immer die Kapazitäten, alle Neustartenden zu empfangen“, sagt Michelle Fontaine, Director of Global Travel, Meetings & Events bei Okta. 

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Wir brauchten einen Weg, neue Mitarbeitende zusammenzubringen, ohne sie finanziell zu belasten.

Michelle Fontaine

Director of global travel, meetings, and events

Ein nahtloser Zahlungsprozess weltweit

Als der bisherige Firmenkartenanbieter von Okta die benötigte virtuelle Zahlungslösung nicht zur Verfügung stellen konnte, wandte sich Fontaine an Navan, um zu prüfen, ob dies mit Navan Travel Payments möglich wäre.

Jetzt erhalten neue Mitarbeitende, sobald sie ihr Angebot angenommen und die Sicherheitsprüfungen von Okta bestanden haben, über Navan eine Gasteinladung vom Personalverwaltungsteam. Ihre Flüge und Hotels werden dann mit einer virtuellen Zahlung über Navan beglichen. So kann Okta die Reisekosten direkt übernehmen, ohne dass die neuen Mitarbeitende in Vorleistung gehen müssen.

Der Ablauf ist in allen teilnehmenden Regionen gleich. Okta erfasst wichtige Angaben wie Kostenstelle, Gesellschaft und Region der Mitarbeitenden im Gastbuchungsprozess. Derselbe virtuelle Zahlungsprozess ist für Reisen in allen sechs Ländern verfügbar.

„Wenn der Prozess einmal eingerichtet ist, kann er problemlos ausgerollt werden“, sagt Fontaine. „Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Land oder welcher Region sich die Angestellten befinden. Der Ablauf ist überall gleich einfach.“

Die Einführung erforderte nur wenige operative Anpassungen. Bei Okta wurde in Navan eine weitere Zahlungsmethode hinzugefügt und ein Prozess zwischen den Teams für Recruiting, Personalverwaltung und Geschäftsreisen abgestimmt. Nun können sie die Reisen neuer Mitarbeitender auf einer Plattform verwalten, statt mehrere Systeme zu verknüpfen.

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Navan Travel Payments hat uns die Sorge genommen, wie neue Mitarbeitende ihre Reisekosten bezahlen.

Michelle Fontaine

Director of global travel, meetings, and events

Ein reibungsloserer Start 

Wenn neue Mitarbeitende ihre Reisekosten nicht mehr vorstrecken müssen, können sie sich ganz auf das Onboarding konzentrieren: das Kennenlernen von Kolleg:innen, der Unternehmenskultur und des Büros sowie die Durchführung der Identitätsprüfung.

„Navan Travel Payments hat uns die Sorge genommen, klären zu müssen, wie neue Mitarbeitende ihre Reisekosten bezahlen“, sagt Fontaine. „Mit Navan können sie ganz auf ihre Aufgaben und auf das Onboarding fokussieren.“

Das unterstreicht außerdem, wie wichtig die Mitarbeitererfahrung für Okta ist – und das bereits vor dem ersten Arbeitstag. 

„Ich denke, unsere Zusammenarbeit mit Navan hat gezeigt, wie viel Verständnis und Respekt wir bei Okta unserer Belegschaft entgegen bringen, indem wir ihnen diese finanzielle Belastung nicht aufbürden“, sagt Fontaine.

Über die Navan-App erhalten neue Mitarbeitende 24 Stunden vor der Abreise Zugriff auf ihre virtuelle Karte. So sehen sie ihre Zahlungsdetails, bevor sie im Hotel einchecken. Okta hat dazu viel positives Feedback von den Reisenden erhalten, auch von denen, die Navan zum ersten Mal nutzen.

Einfachere Zahlungsabstimmung für interne Teams

Das neue Setup hat auch den administrativen Aufwand für die Reisen neuer Mitarbeitender verringert. Da Transaktionen und Reisedetails in Navan erfasst werden, müssen die Abteilungen bei Okta nicht mehr darauf warten, dass die Angestellten Belege sammeln und Rückerstattungen beantragen.

Alle relevanten Informationen sind auf der Plattform verfügbar. So lassen sich Zahlungen leichter abstimmen, Berichte erstellen und Onboarding-Reisen nachverfolgen. Die beteiligten Teams sehen außerdem, wer bereits gebucht hat, wessen Buchungen fehlen und wie die jeweilige Reise verläuft.

Die Ergebnisse spiegeln die insgesamt positiven Erfahrungen mit Navan wider: Das Reise- und Ausgabenmangement bei Okta erreicht eine Kundenzufriedenheit (CSAT) von 98 % und eine mobile Nutzungsrate von 76 %. Dadurch können Mitarbeitende ihre Reisen mühelos verwalten und jederzeit sowie unterwegs auf Zahlungsinformationen zugreifen.

Für Fontaine war die teamübergreifende Zusammenarbeit der wichtigste Faktor bei der Einführung. „Die Zusammenarbeit zwischen Recruiting, Personalverwaltung, dem Travel-Team und Navan hat den Prozess so leicht gemacht“, sagt sie.

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Navan Travel Payments hat es Okta ermöglicht, eine wichtige globale Sicherheitsvorgabe umzusetzen, ohne unsere neuen Talente finanziell zu belasten.

Michelle Fontaine

Director of global travel, meetings, and events

Sicherheit ohne unnötige Hürden 

Der Onboarding-Prozess bei Okta zeigt, dass strenge Sicherheitsanforderungen und ein guter Start für neue Mitarbeitende miteinander vereinbar sind. 

Mit Navan Travel Payments können bei Okta die vorgeschriebenen persönlichen Sicherheitsüberprüfungen umgesetzt und neuen Mitarbeitenden zugleich eine unkomplizierte Reise ohne finanziellen Stress ermöglicht werden.

„Navan Travel Payments hat es Okta ermöglicht, eine wichtige globale Sicherheitsvorgabe umzusetzen, ohne unsere neuen Talente finanziell zu belasten“, resümiert Fontaine.