Kostenersparnisse und Prozessoptimierung bei der Veterinary Emergency Group mit Navan

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

White Plains, USA

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Gesundheit und Wohlbefinden

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben

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Vor Navan: „Absolutes Chaos”

So beschreibt Brett Holloway, SVP Finance der VEG, das Geschäftsreise- und Spesenmanagement der Gruppe vor Navan.

Für das Ausgabenmanagement wurden zuvor Concur und Expensify eingeführt, was Holloway zufolge in einem Desaster endete. Beide Plattformen hätten lediglich einfache Prozesse wie die Codierung von Ausgaben abbilden können. „Es wurde einfach nicht weitergedacht“, sagt er. Dadurch war es schwierig, die wirtschaftliche Realität vor Ort und in den Kliniken nachzuvollziehen. Hinzu kam, dass bei der VEG keine Reisemanagement-Plattform genutzt wurde.

Um das Ausgaben-Tracking effizienter zu gestalten und die Richtlinieneinhaltung zu fördern, musste eine End-to-End-Lösung für das Reisen und Spesen her. Hier kam Navan ins Spiel.

Nicht die Katze im Sack gekauft

Beim Wechsel der VEG zu Navan empfand Holloway den Sales- und Implementierungsprozess als angenehm einfach. So einfach, dass die Freischaltung der Plattform in nur 60 Tagen erfolgen konnte.

Das Geschäftsreise- und Spesenmanagement der gesamten Gruppe wurde durch die Konsolidierung administrativer Abläufe mithilfe von Navan optimiert. Individuelle Richtlinienkonfiguration sowie die Verbindung zur Reiseplattform stellen sicher, dass Mitarbeitende Ausgaben verantwortungsbewusst tätigen. Eine Vollzeitkraft kann die ganze Verwaltung händeln, sodass die VEG auch bei weiterem Wachstum keine zusätzlichen Admins einstellen muss. 

Durch die anpassbaren, proaktiven Ausgabenrichtlinien stellt die Finanzabteilung sicher, dass alle Aufwendungen korrekt ins System übertragen und die Richtlinien angewendet wurden. Das Ergebnis: Weniger Hin und Her zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Admins, sodass Letztere sich auf die Ausnahmen konzentrieren können.

Die VEG ist jetzt außerdem in der Lage, die Kosten durch eine höhere Richtlinieneinhaltung besser zu kontrollieren. Holloway kann einsehen, ob Mitarbeitende sich an ihre Vorgaben halten oder nicht. Außerdem verfügt die VEG dank Navan nun über einen klaren Finanzüberblick in Echtzeit.

„Navan macht den Weg frei für unser Wachstum”, so Holloway. „Wir können uns jetzt ganz auf die Skalierung fokussieren.”

Navan – das beste Pferd im Stall

Die Mitarbeitenden von der VEG reisen viel. Laut Holloway wird dabei aber darauf geachtet, so wenig dafür auszugeben wie möglich. „Seit wir Navan nutzen, gehen unsere Ersparnisse in den sechsstelligen Bereich.” Allein bei Flügen macht das 13 % aus.

Ein Grund ist die Nutzungsrate von 88 %, was Navan zu den am meisten genutzten Tools bei der VEG macht. Dadurch gibt es weniger Buchungen außerhalb der Plattform als je zuvor. „Die Zahlen zeigen, dass Navan funktioniert“, freut sich Holloway. Dass die Mitarbeitenden mit der Lösung zufrieden sind, spiegele sich auch im NPS-Score von über 59 wider – „ein weiterer Indikator für die Qualität der Plattform“. 

Durch die hohe Nutzungsrate von Navan in der gesamten Gruppe kann das Unternehmen jetzt nachvollziehen, wo sich die Reisenden aufhalten und was die einzelnen Mitarbeitenden ausgeben.

„Bei uns wird an alle möglichen Orte gereist und man weiß nie, was das nächste Reiseziel sein wird“, so Holloway. Navan verschafft hier Klarheit.

Die Zukunft für die VEG sieht rosig aus: In den nächsten drei bis fünf Jahren ist ein drei- bis fünffaches Wachstum geplant. „Diese Skalierung mit unserer alten Geschäftsreiselösung umzu- setzen, wäre ein Albtraum. Mit Navan ist der administrative Aufwand drastisch gesunken.“

„Navan ist ein ideales Tool”, sagt Holloway. „Ich muss über nichts nachdenken – es funktioniert einfach.”