So hat Navan das Reisemanagement bei PayFit optimiert

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Paris

Unternehmensgröße

Mittlere Unternehmen (800-2.500 Mitarbeitende)

Branche

Technologie, Finanzen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen

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Wenn es ein Unternehmen gibt, dass den europäischen Markt für Payroll-Software auf den Kopf stellt, dann ist das PayFit. Der Lohnbuchhaltungsspezialist hat es sich zum Ziel gesetzt, die Personalverwaltungsprozesse für kleine und mittelständische Unternehmen zu vereinfachen und sich nach seiner Gründung 2015 schnell als Marktführer etabliert.

Mit dem Aufbau von Standorten in Paris, London und Barcelona verstärkte sich beim französischen Tech-Unicorn das Reiseaufkommen – und damit auch die Probleme mit der vorherigen Geschäftsreiselösung. Der Entschluss, mit Navan zusammen zu arbeiten, fiel PayFit aufgrund der großen Übereinstimmungen bei Unternehmens- und Innovationskultur Anfang 2023 leicht.

Das Ergebnis: eine wertvolle Kooperation, durch die PayFit das Geschäftsreisemanagement vereinfachen, die Reisekosten senken und die Nutzererfahrung für die Mitarbeitenden verbessern konnte.

Vor Navan

Kleines Angebot, Buchungen außerhalb der Plattform und manuelle Prozesse 

Vor der Zusammenarbeit mit Navan verwendete PayFit eine Geschäftsreiselösung mit einem – vor allem in Frankreich – unzureichenden Reiseangebot und einer ungünstigen Nutzererfahrung.

Vor allem in Spanien und Großbritannien hatte dies viele Buchungen außerhalb der Plattform zur Folge, sodass den Admins bei PayFit keine vollständigen Buchungsdaten vorlagen. Sie hatten keine Möglichkeit, das Reisemanagement insgesamt zu optimieren. Eine realistische Budgetplanung und ein Überblick über den Aufenthaltsort der Reisenden waren ebenfalls nicht gegeben, was die Einhaltung der Sorgfaltspflicht gefährdete.

Das Buchungstool war nicht intuitiv und erforderte viel manuellen Arbeitsaufwand, sei es um Buchungen zu genehmigen, Reisedaten zu verarbeiten oder um korrekte, brauchbare Reportings zu erstellen. 

„

„Mit unserer vorherigen Plattform musste das Finanzteam unzählige Transaktionen bearbeiten. Jetzt erhalten wir eine Rechnung  am Monatsende und alles wird automatisch in unser ERP übertragen.”

Julien Lachowski

FP&A Director

Warum Navan?

Julien Lachowski, Financial Planning & Analysis (FP&A) Director bei PayFit, erinnert sich noch genau, weshalb die Wahl auf Navan als neue Geschäftsreiselösung fiel:

• Umfangreiche Reiseoptionen
• Nutzerfreundliche Plattform
• Maßgeschneiderte Reiserichtlinien
• Dynamische Richtlinien mit hohem Einsparpotenzial
• Umfassende Reportingmöglichkeiten und Echtzeit-Daten
• Optimiertes Spesenmanagement

Nach dem Launch von Navan war das Team bei PayFit schnell begeistert vom einfach zu bedienenden Tool, den intuitiven Dashboards und detaillierten Reportings.

Der Navan-Effekt

Verbesserte Nutzererfahrung für die Reisenden, weniger Zeitaufwand für die Verwaltung

Durch den Wechsel zu Navan haben die Reisenden bei PayFit nun Zugang zu einer viel größeren Auswahl an Reiseoptionen, welche die Kriterien der Mitarbeitenden in Frankreich, Spanien und Großbritannien erfüllen. Das PayFit-Team ist vom leicht zu bedienenden Tool und der Einfachheit, Reisen direkt in der App zu bearbeiten oder zu stornieren, überzeugt.

Die Nutzungsrate der Plattform ist erheblich gestiegen, Admins haben einen besseren Überblick, wo sich Reisende gerade aufhalten und können ihre Fürsorgepflicht erfüllen. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeitenden vom 24/7-Support.

Dank der Echtzeit-Daten auf der Navan-Plattform können die Buchhaltung und Personalabteilung einfach Berichte erstellen, sodass mehr Zeit für die Aufgaben bleibt, die das Unternehmen voranbringen.

Maßgeschneiderte Richtlinien mit hohem Sparpotenzial 

„Einer der vielen Vorteile von Navan ist die Individualisierbarkeit der Plattform”, so Lachowski. PayFit hat verschiedene Richtlinien und Ausgabenlimits festgelegt, die von unterschiedlichen Faktoren wie dem Jobtitel, dem Ziel und der Zweck der Reise abhängen. 

Diese Richtlinien werden im Tool automatisch umgesetzt, was zu mehr Vertrauen und Transparenz im Unternehmen führt. Vorgesetzte müssen nicht mehr jede Buchung genehmigen, gleichzeitig genießen Mitarbeitende die neu gewonnene Autonomie.

Zudem sind die Richtlinien bei Navan dynamisch und passen sich an den Durchschnittspreis am Zielort an. So wird sichergestellt, dass die Obergrenzen die Marktgegebenheiten zum Zeitpunkt der Buchung widerspiegeln. Dies bietete PayFit ein hohes Einsparpotenzial.

Diese Funktionen unterstützen die Nachhaltigkeitsstrategie von PayFit

Nachhaltigkeit ist für PayFit von großer Bedeutung. Navan hat sich auch in diesem Bereich schnell als nützlich erwiesen und dazu beigetragen, die Geschäftsreisen bei PayFit umweltschonender zu gestalten.

Bei der Buchung einer Reise über die Navan-Plattform werden Reisende dazu animiert, Bahn- statt Flugreisen auszuwählen, wenn es sinnvoll ist. Mit der „Zug vor Flug“-Funktion werden also CO2-sparende Optionen priorisiert. Diese Maßnahme zeigt bereits Wirkung: Die Anzahl von Bahnreisen hat im Vergleich zum Vorjahr deutlich zugenommen, während weniger Flugreisen gebucht wurden.

PayFit profitiert außerdem vom präzisen Nachhaltigkeitsreporting auf der Plattform, mit dem Admins die Richtlinien im Detail analysieren können. Über das Dashboard können die CO2-Emissionen pro Reise, Abteilung oder für das ganze Unternehmen errechnet werden. Dadurch kann PayFit seine CO2-Bilanz akkurat und genau prüfen und Reduzierungsmaßnahmen identifizieren.

Die Vorteile für PayFit

Über das ganze Unternehmen hinweg profitieren viele Teams von der nutzerzentrierten Lösung von Navan: 

Finanzabteilung:

• Echtzeit-Überblick über alle Reisekosten
• Umfassende Datenlage
• Mehr Kapazitäten für wichtigere Aufgaben

Reisende:

• Selbstständiges Buchen mit wenigen Klicks 
• Umfangreiche Reiseoptionen
• Reisenden-Support direkt über die App
• Günstigere Buchungen durch dynamische Reiserichtlinien 

Personalabteilung:

• Überblick über alle Reisen von Mitarbeitenden
• Zeitersparnis durch automatisierte Umsetzung von Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse

Nachhaltigkeitsteam:

• Echtzeit-Daten zu CO2-Emissionen für den Abgleich mit den Unternehmenszielen
• Individualisierbare Reiserichtlinien, die das Buchen nachhaltigerer Optionen begünstigen

Ausblick

Seit Beginn der Nutzung von Navan konnten bereits exzellente Ergebnisse erzielt werden. Nun arbeiten die Reise-Admins von PayFit gemeinsam mit ihrem Account Manager daran, das Geschäftsreisemanagement weiter zu optimieren.  

Die Plattformintegrationen und automatisierten Prozesse unterstützen PayFit dabei, die internen Workflows zu verschlanken und allen Mitarbeitenden wertvolle Zeit zu sparen.

Langfristig werden die zahlreichen NDC-Verbindungen (New Distribution Capability) auf der Navan-Plattform zu noch höheren Einsparungen führen, da diese Zugang zu günstigeren Flugtarifen ermöglichen.