In nur zwei Monaten: Kiabi steuert Reiseausgaben transparent über Navan

Kiabi ist ein führender französischer Modehändler und verfügt mit mehr als 648 Filialen in 37 Ländern sowie einer Belegschaft von 10.000 Mitarbeitenden aus 80 verschiedenen Nationen über eine globale Präsenz. Dies macht die Anforderungen des Unternehmens im indirekten Einkauf gleichermaßen vielfältig wie umfangreich.

Von Marketing und IT bis hin zu Logistik und Filialbetrieb ist Denise Maurice, Group Indirect Procurement Director, dafür verantwortlich, dass das Unternehmen mit allem versorgt ist, was für den Betrieb und das Wachstum notwendig ist. Bis vor kurzem hing jedoch eine der wichtigsten Komponenten des Geschäftsbetriebs von Kiabi in der analogen Vergangenheit fest.

Vor Navan

Die Abwicklung des gesamten Reisemanagements über eine reine Offline-Agentur machte Kiabi zu einer Ausnahme in der Geschäftswelt. Für den modernen, schnelllebigen Einzelhändler entstand dadurch ein Engpass, der die Produktivität beeinträchtigte und die Mitarbeitenden frustrierte. „Wir mussten die Agentur anrufen oder per E-Mail kontaktieren, um unsere Reisen zu organisieren“, so Maurice. Dieser manuelle Prozess war mit einem hohen Aufwand an E-Mail-Korrespondenz verbunden. Dies war für die Mitarbeitenden von Kiabi nicht nur zeitraubend, sondern auch äußerst unbefriedigend, da sie immer auf Rückmeldung von der Agentur warten mussten.

Zudem führte der Prozess zu einer erheblichen Diskrepanz zwischen den Angeboten der Agentur und den Bedürfnissen der Reisenden. Wenn dies der Fall war, umgingen die Mitarbeitenden das offizielle Protokoll häufig vollständig. „Anstatt über unsere Agentur zu buchen, wurde oft auf Online-Plattformen zurückgegriffen – einfach, weil die Mitarbeitenden die verfügbaren Optionen nicht selbst einsehen konnten“, so Maurice. Diese nicht-konformen Buchungen stellten eine Herausforderung bei der Einhaltung der Fürsorgepflicht dar, da das Unternehmen im Notfall keine Möglichkeit hatte, den Aufenthaltsort der Reisenden nachzuvollziehen und sie zu unterstützen.

Darum hat sich Kiabi für Navan entschieden

Kiabi benötigte eine Lösung, die mit der Belegschaft skalieren und das bieten konnte, was Maurice als „geregelte Freiheiten“ bezeichnet. Das Ziel für das neue Setup war es, den Alltag der Mitarbeitenden zu erleichtern, damit diese sich auf ihre wertschöpfenden statt auf administrative Aufgaben konzentrieren können.

Navan überzeugte durch eine intuitive Nutzeroberfläche, dynamische Preisgestaltung und maßgeschneiderte Reiserichtlinien, die in den Buchungsprozess integriert sind. Das Ziel war es, den Reisenden so mehr Auswahl und Autonomie zu ermöglichen, ohne die Kontrolle des Unternehmens einzuschränken.

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Navan ist einfach zu bedienen und gibt unseren Reisenden die gewünschte Autonomie. Gleichzeitig behalten wir als Unternehmen die notwendige Kontrolle.

Denise Maurice

Indirect Procurement Director

Ergebnisse mit Navan

Das Change Management für ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden kann schnell zu einem Marathon werden, aber bei Kiabi gelang die digitale Transformation bemerkenswert schnell mit einem Live-Gang in nur 52 Tagen.

Maurice empfand den Onboarding-Prozess als reibungslos und betont: „Es war kein Problem, unsere Mitarbeitenden für Navan zu schulen, da die Plattform sehr intuitiv ist.“ Die Nutzerfreundlichkeit des Tools war der Treiber für den Erfolg der Umstellung, da die Mitarbeitenden das zeitaufwendige Hin und Her gegen eine digitale Lösung eintauschten, die sie gerne nutzen.

In den zwei Monaten seit dem Launch hat Navan die Reiseerfahrung und die Procurement-Übersicht grundlegend verändert. „Die Nutzungsrate ist stark gestiegen“, freut sich Maurice. Neben einem optimierten Buchungsprozess sorgt das integrierte Zahlungssystem für Transparenz und entlastet die Reisenden, da diese nicht mehr in Vorleistung gehen und auf die Rückerstattung warten müssen.

Außerdem hat sich die Sicherheit der Mitarbeitenden durch die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit des Supports deutlich verbessert. Die Kombination aus automatisierter Effizienz und persönlichem Service haben mehr Vertrauen im Unternehmen geschaffen. „Unsere Reisenden sind sehr zufrieden mit dem 24/7-Support, der ihnen eine große Sicherheit gibt“, so Maurice. „Sie haben nun die Freiheit, ihre Reisen selbstständig über die App anzupassen, und gleichzeitig die Gewissheit, dass ihnen Navans KI-Assistenz Ava bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht. Ob über den digitalen Chat oder im Telefonat mit dem Support-Team – der 24-Stunden-Service sorgt dafür, dass sich unsere Mitarbeitenden optimal betreut fühlen, egal, wo sie gerade unterwegs sind.“

Aus Beschaffungsperspektive hat die neu gewonnene Transparenz über die Reiseausgaben viel verändert. „Mit dem Wechsel zu Navan haben wir endlich die Echtzeit-Transparenz, die wir brauchen, um bessere Tarife auszuhandeln und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Die dynamischen Preise und die Prüfung aller globalen Distributionssysteme sowie Plattformen für die Preisgestaltung, machen für mich als Einkaufsverantwortliche einen großen Unterschied.“

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Unsere Reisenden sind sehr zufrieden mit dem 24/7-Support, der ihnen eine große Sicherheit gibt. Sie haben nun die Freiheit, ihre Reisen selbstständig über die App anzupassen, und gleichzeitig die Gewissheit, dass ihnen Navans KI-Assistenz bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht.

Denise Maurice

Indirect Procurement Director

Zukunft mit Navan

Kiabi hat den Schritt gewagt, eine analoge, manuell arbeitende Reiseagentur durch die automatisierte Plattform von Navan zu ersetzen. Dies gelang in weniger als zwei Monaten. Jetzt können die Mitarbeitenden ihre Reisen jetzt selbstständig und sicher digital verwalten.

Auch das Procurement Team hat sich neu aufgestellt und ist von der reaktiven Problemlösung zu einer proaktiven Strategie übergegangen. Dabei hält die Navan-Plattform mit dem kontinuierlichen Support und der vollständigen Ausgabentransparenz dem Einkauf den Rücken frei. „Navan ist einfach zu bedienen und gibt unseren Reisenden die gewünschte Autonomie. Gleichzeitig behalten wir als Unternehmen die notwendige Kontrolle“, fasst Maurice zusammen.