Adyen erzielt 92 % Zufriedenheit bei Reisenden und lückenlose Compliance dank Navan

Region

APAC: Asien-Pazifik, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, LATAM: Lateinamerika, NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Amsterdam

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen

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Adyen ist ein weltweit führendes Finanztechnologieunternehmen. Mit Hauptsitz in Amsterdam und 29 Standorten weltweit unterstützt die Finanzplattform für Großkunden führende globale Unternehmen bei der Optimierung von Zahlungen, Bankinfrastruktur und Datendiensten.

Für ein multinationales Unternehmen mit mehr als 4.500 Mitarbeitenden ist eine reibungslose interne Organisation ebenso wichtig wie die Effizienz seiner digitalen Plattform. Um zu verstehen, wie Adyen seine globale Präsenz mit dem Tagesgeschäft vereinbart, haben wir mit Brett Parker, Senior Workplace Project and Program Manager, und Gary Yang, SVP, Global Head of Account Management and Partnerships, gesprochen.

Ein wesentlicher Faktor ist der Fokus auf die internationale Unternehmenskultur und den kooperativen Austausch. „Adyen unterscheidet sich durch unseren ganzheitlichen Ansatz einer Finanzplattform, die die verschiedenen Geschäftsbereiche weltweit abdeckt“, so Parker. „Und ich denke auch, dass unsere Mitarbeitenden den Unterschied machen. Als multinationales Unternehmen arbeite ich täglich mit Kolleginnen und Kollegen aus der ganzen Welt zusammen.“

Bei dieser globalen Aufstellung sind Geschäftsreisen essenziell, um die interne Zusammenarbeit über nationale Grenzen hinweg zu stärken. Das spiegelt sich auch in der Unternehmensphilosophie von Adyen wider, in der persönlicher Austausch als zentraler Wert verankert ist.

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Wir wünschen uns einen reibungslosen Ablauf im Travel-Bereich für unser Team. Ziel ist es, den administrativen Aufwand für unsere Mitarbeitenden zu minimieren und ihnen Zeit zu sparen, damit sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Das ist nur mit einer einfachen, modernen Plattform möglich.

Brett Parker

Senior Workplace Project and Program Manager

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan war das Geschäftsreise-Setup von Adyen fragmentiert und sehr manuell. Es wurden verschiedenen Plattformen und regionale Workflows genutzt, was sowohl für die Reisenden als auch für die Admins zu Herausforderungen führte. Reisen weltweit zu koordinieren, war mit einem enormen Verwaltungsaufwand verbunden, sodass sich die Belegschaft selbst bei einfachen Änderungen oder Anfragen häufig an das Account Management der vorherigen traditionellen Anbieter wenden musste. Es fehlte eine einheitliche Struktur, was die tägliche Abstimmung für die Workplace-Teams äußerst schwierig gestaltete.

„Bei Adyen legen wir großen Wert auf persönlichen Austausch“, so Parker. „Wir bevorzugen Treffen mit unseren Händlern und innerhalb unseres Teams, die vor Ort stattfinden. Vor Navan war das jedoch recht schwierig. Unterschiedliche Plattformen und Arbeitsweisen machten alles extrem unübersichtlich. Navan hat Klarheit gebracht, die Prozesse vereinfacht und die Reiseerfahrung insgesamt verbessert.“

Diese fragmentierte Struktur führte zu einem mangelnden Überblick über Geschäftsreisen und zahlreichen Buchungen außerhalb der vorgegebenen Plattform. Da die Nutzeroberfläche des vorherigen Tools wenig intuitiv war und nicht ausreichend passende Auswahlmöglichkeiten bot, buchten die Mitarbeitenden häufig komplett am System vorbei. Dies erschwerte letztlich die Datenerfassung, die das Unternehmen zur Gewährleistung der Fürsorgepflicht für seine Mitarbeitenden benötigte.

„Eine unserer größten Herausforderungen vor Navan waren Buchungen außerhalb des Systems“, so Parker. „Die Mitarbeitenden buchten nicht über die Plattform, weil sie anderswo günstigere Tarife fanden. Dadurch hatte das Team keine Übersicht darüber, wo sich unsere Reisenden gerade aufhielten. Seit dem Wechsel zu Navan werden nun deutlich mehr Reisen erfasst und wir erhalten ein viel vollständigeres Bild unserer Reiseaktivitäten.“

Warum Navan

Bei der Suche nach einem neuen Partner für das Geschäftsreisemanagement legte die Führungsebene von Adyen Wert auf ein System, das die hohen Effizienzstandards des Unternehmens erfüllen konnte. Sie wollten eine Plattform, die schnell, reaktionsstark und so intuitiv ist, dass kein Verwaltungsaufwand mehr anfällt. Navan überzeugte durch seine effektive, zentrale Lösung, die alle 29 Niederlassungen von Adyen weltweit abdecken kann.

Ein Hauptkriterium während des Auswahlprozesses war eine Lösung, die Zeit für die Mitarbeitenden spart. „Ich möchte nicht, dass zu viel Zeit in die Reisebuchung investiert wird“, so Yang. „Der Prozess sollte einfach und nahtlos ablaufen, damit sich die Teams ganz auf das Business konzentrieren können.“

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Kurz gesagt: Navan ist modern, schnell und praktisch.

Gary Yang

SVP, Global Head of Account Management and Partnerships

Ergebnisse mit Navan

Einfache Implementierung und reibungsloses Change Management

Die Umstellung von Tausenden Mitarbeitenden auf ein neues System kann ein komplexes, risikoreiches Unterfangen sein, das intern oft auf Widerstand stößt. Um zu vermeiden, dass ein abrupter Wechsel das Tagesgeschäft beeinträchtigt, arbeitete das Navan-Team eng mit Adyen zusammen. Gemeinsam wurde eine Launch-Strategie entwickelt, die auf die Arbeitskultur abgestimmt war. Dabei waren das Bewusstsein für die Herausforderungen im Change Management und die gezielte Risikominimierung entscheidend.

„Bei der Einführung eines neuen Systems kann einiges schief gehen“, meint Parker. „Aber beim Launch von Navan haben wir sehr eng mit dem Account-Management-Team am Plan gearbeitet. Wir wollten mit einer kleinen Gruppe starten und die Plattform dann schrittweise weiter ausrollen. Navan hat sich dabei ganz nach unserem Tempo gerichtet und keinen starren Ablauf vorgesetzt.“

Globales Inventar und Compliance

Durch die Einführung eines intuitiven Tools konnte Adyen die üblichen Herausforderungen einer Implementierung vermeiden. Das Unternehmen verzeichnete eine sofortige Akzeptanz der Plattform und konnte sein Problem mit Buchungen außerhalb des Systems erfolgreich lösen. Dies lag sowohl am umfassenden globalen Inventar von Navan als auch an den attraktiven Preisen, die direkt über die Plattform verfügbar sind.

Dieser Trend setzt sich fort. Die Mitarbeitenden sehen keine Notwendigkeit mehr, günstigere Tarife extern zu suchen, da Navan über ein breites weltweites Angebot an Flügen und Unterkünften verfügt. Sie können ihre Trips nun flexibel planen – zum Beispiel erst nur einen Flug buchen und das Hotel später hinzufügen – und dabei die vorverhandelten Hotelrabatte des Unternehmens nutzen. So konnte Adyen die Zahl der Buchungen außerhalb der Plattform erheblich reduzieren.

Support und KI-gestützte Autonomie

Der zweistufige Support-Ansatz von Navan kombiniert KI-Chatfunktionen mit persönlichem Service rund um die Uhr, um Reisende jederzeit optimal zu begleiten. Bei Routineaufgaben wie dem Abrufen von Dokumenten oder älteren Rechnungen löst Navans KI-Assistenz Anfragen sofort und ohne menschliches Eingreifen. Diese smarte Automatisierung spart dem Finanzteam wertvolle Zeit bei der Reisekostenabstimmung.

„Ich habe neulich den Chat-Support genutzt, um eine Rechnung für die Ausgabenverwaltung einer vergangenen Reise abzurufen“, so Parker. „Die KI hat das sofort und völlig selbstständig erledigt. Ich musste nicht einmal mit dem Support sprechen.“

Bei komplexeren Anfragen, die persönliche Unterstützung erfordern, profitieren Reisende von einer internen Antwortzeit von unter 90 Sekunden. Diese Kombination aus Schnelligkeit und Automatisierung hat unter den Mitarbeitenden von Adyen zu einer bemerkenswert hohen Kundenzufriedenheit (CSAT-Score) von 92 % geführt.

Connect Week: Logistik für Großveranstaltungen

Der Härtetest für das Reise-Setup von Adyen ist die jährliche Connect Week. Zu diesem Anlass reist die gesamte Belegschaft weltweit nach Amsterdam, um die Strategie abzustimmen, abteilungsübergreifende Beziehungen aufzubauen und die Unternehmenskultur zu stärken. Die gleichzeitige Reisekoordination für Tausende Teammitglieder bedeutete früher eine hohe operative Belastung.

Mit Navan hat sich die Event-Logistik jedoch in einen optimierten, automatisierten Prozess verwandelt. Die Plattform leitet die Mitarbeitenden zu den vom Unternehmen bevorzugten Flügen und ausgewählten Hotels weiter, für die Adyen im Vorfeld Firmenrabatte vereinbart hat.

Das leistungsstarke Backend von Navan ist mittlerweile entscheidend, um diesen wichtigen Meilenstein für das Unternehmen zu einem logistischen Erfolg zu machen. „Navan trägt maßgeblich zum Erfolg der Connect Week bei“, so Yang. „Wenn Tausende von Mitarbeitenden weltweit gleichzeitig reisen, ist es eine immense Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle zuverlässige Flugbuchungen, koordinierte Reisepläne und Zugang zu den Firmenraten haben. Navan hilft uns dabei, zu steuern, dass unser gesamtes Team unsere bevorzugten Unterkünfte und Flüge bucht. Das erhöht nicht nur die Einhaltung der Reiserichtlinien, sondern sorgt gleichzeitig für ein erstklassiges Reiseerlebnis.“

Darüber hinaus stellt diese zentrale Steuerung sicher, dass sich die großen Investitionen des Unternehmens in einer Event-Erfahrung widerspiegeln, die die globale Belegschaft miteinander verbindet.

Zukunft mit Navan

Durch den Wechsel von einer fragmentierten, fehleranfälligen traditionellen Lösung zur End-to- End-Plattform von Navan hat Adyen sein Reisemanagement mit seiner modernen operativen Philosophie in Einklang gebracht. Die sorgfältig geplante, phasenweise Change-Management-Strategie stellte sicher, dass die Umstellung ohne Einschränkungen verlief und die Produktivität der Mitarbeitenden vom ersten Tag an gesichert blieb. Der administrative Aufwand, der zuvor Reisende und Koordinator:innen gleichermaßen belastete, entfällt vollständig. Dadurch kann sich die Belegschaft des Unternehmens nun ganz auf den Ausbau des Geschäfts und die Unterstützung der Kunden konzentrieren.

Bei der weiteren globalen Expansion, die unter anderem den Ausbau der Präsenz in Schlüsselregionen wie Indien umfasst, bildet Navan eine fundamentale Säule. Die Plattform stellt sicher, dass die Reisen der Mitarbeitenden jederzeit reibungslos, sicher und effizient verlaufen – egal, ob sie zu einem Kundentermin oder dem gesamten Team zur Connect Week reisen.