So bringt DoubleVerify Geschäftsreisen und Ausgaben mit Navan zusammen

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

New York

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

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DoubleVerify (DV) mit Hauptsitz in New York ist ein führender Software-Anbieter für die Messung und Analyse digitaler Medien. Als zentrale Plattform für mehr Medieneffizienz kombiniert DoubleVerify verlässliche Messdaten mit dynamischer, KI-gestützter Optimierung. So hilft das Unternehmen den weltweit größten Werbetreibenden, Marken und Publishern, die Wirkung ihrer Kampagnen zu maximieren und messbare Ergebnisse zu erzielen.

Als schnell wachsendes, global tätiges Unternehmen mit hohem Reisevolumen stieß DV mit seinem bisherigen traditionellen Expense-System zunehmend an Grenzen. Es fehlte an Echtzeit-Transparenz, einer automatisierten Durchsetzung der Reiserichtlinien und speziellen Funktionen für das Reisemanagement. Durch die Zusammenarbeit mit Navan konnte DoubleVerify seine Reiseprozesse weltweit deutlich vereinfachen, die Einhaltung der Richtlinien automatisieren und sowohl den reisenden Mitarbeitenden als auch dem Finanzteam unzählige Arbeitsstunden sparen.

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan wurden beim damals noch privat geführten Unternehmen die Reise- und Ausgabenprozesse über ein etabliertes Altystem abgewickelt. Die Kostenerstattung erfolgte manuell und die Mitarbeitenden buchten ihre Geschäftsreisen mit privaten Kreditkarten.

Da der bisherige Anbieter ausschließlich für das Ausgabenmanagement genutzt wurde und keine integrierte Plattform für Reisebuchungen bot, war der monatliche Abgleich für das Finanzteam mit erheblichem Aufwand verbunden.

Marina Gerovich, Senior Director und Assistant Controller bei DoubleVerify, erinnert sich an die umständlichen Abläufe: „Spesen einzureichen und sie erstatten zu lassen, war enorm zeitaufwendig. Außerdem konnten wir praktisch nicht nachvollziehen oder überprüfen, ob sich die Mitarbeitenden an die Richtlinien hielten.“

Zu den größten Herausforderungen gehörten:

• Fehlende Echtzeit-Transparenz: Das Finanzteam konnte erst Wochen später nachvollziehen, was die Mitarbeitenden gebucht hatten, wohin gereist wurde und wie sich die Reiseausgaben entwickelten.
• Unzureichende Richtlinienkontrolle: Da automatisierte Mechanismen fehlten, musste viel Zeit darauf verwendet werden, Einzelbelege manuell zu prüfen und die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen.
• Schlechte Nutzerfreundlichkeit: Die bisherige Lösung war für die Mitarbeitenden umständlich zu bedienen. Gleichzeitig fehlten dem Finanzteam moderne, leistungsstarke Reporting-Funktionen für eine verlässliche Budgetplanung und präzise Prognosen.

Darum hat sich DoubleVerify für Navan entschieden

DoubleVerify war auf der Suche nach einer skalierbaren Lösung mit mehr Kontrolle. Dabei fiel die Wahl auf Navan, um das Reise- und Ausgabenmanagement auf einer zentralen Plattform zu bündeln. Ausschlaggebend war, dass Navan die bestehenden Herausforderungen bei Transparenz und Richtlinieneinhaltung lösen und dem Team gleichzeitig eine deutlich bessere Nutzererfahrung bieten konnte.

Im Gegensatz zum bisherigen System ermöglichte Navan es DoubleVerify, Reiserichtlinien zu erstellen und flexibel an unterschiedliche Hierarchieebenen und Abteilungen anzupassen. Diese gezielte Konfiguration verschaffte dem Finanzteam die bislang fehlende Kontrolle. Zudem waren Reisebuchungen nun in Echtzeit einsehbar – und lieferten damit die verlässlichen Daten, die für eine akkurate Budgetplanung und aussagekräftige Prognosen erforderlich sind.

Ein weiterer wichtiger Faktor war für DoubleVerify, dass Navan als Technologiepartner mit dem Unternehmen mitwachsen konnte. „Es war beeindruckend, wie sich die Plattform an unser Wachstum angepasst hat“, so Gerovich.

Navan in der Praxis: Globale Teams miteinander verbinden

DoubleVerify ist ein international aufgestelltes Unternehmen, in dem Zusammenarbeit und der persönliche Austausch einen hohen Stellenwert haben. Geschäftsreisen sind deshalb auf allen Ebenen fest in der Unternehmenskultur verankert – von internen Fachabteilungen bis hin zur Geschäftsleitung. Die Entwicklungsteams reisen regelmäßig zum Engineering-Standort in Israel, während die Vertriebsteams viel unterwegs sind, um bestehende und potenzielle Kunden zu treffen. „Von allen Unternehmen, für die ich bisher gearbeitet habe, gehört DoubleVerify definitiv zu den reiseintensivsten“, so Gerovich. „Fast alle Mitarbeitenden reisen bei uns, denn die gemeinsame Zeit ist uns wirklich wichtig.“ 

Angesichts der weltweiten Präsenz von DV war die Umstellung auf eine neue Plattform ein umfangreiches Projekt. Das Navan-Team unterstützte während des gesamten Prozesses kontinuierlich und praxisnah. Um alle Mitarbeitenden optimal auf den Wechsel vorzubereiten, erhielten sie umfassende Schulungen und Informationsangebote.

Durch die Kombination aus effizienter Implementierung und einer leistungsstarken Plattform konnte DoubleVerify den Verwaltungs- aufwand im Reisemanagement deutlich reduzieren, die Kostenkontrolle verbessern und Mitarbeitenden wie Führungskräften wertvolle Arbeitszeit sparen.

Der Erfolg zeigt sich sowohl in messbaren Ergebnissen als auch im Feedback von der Belegschaft:

• 76 % mobile Nutzungsrate: Dank der Nutzerfreundlichkeit von Navan bucht die große Mehrheit der Mitarbeitenden ihre Reisen bevorzugt von unterwegs. In der intuitiven App lassen sich die Treueprogramme von Fluggesellschaften sowie Hotels hinterlegen und Reisen können schnell gebucht und unkompliziert geändert werden.
• 4,6/5 CSAT-Score (Kundenzufriedenheit): Die hohe Nutzungsrate spiegelt sich in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden wider. Auch Gerovich selbst schätzt den Kundenservice von Navan sowie Ava, den zuverlässigen und jederzeit verfügbaren Support-Chatbot: „Navan bietet uns einen erstklassigen Kundenservice.“
• 23 % Ersparnis bei Hotelbuchungen: Das umfangreiche weltweite Reiseangebot und die ausgehandelten Sonderkonditionen von Navan sorgen für messbare finanzielle Vorteile. Die Einsparungen zeigen: DoubleVerify kann dem wichtigen persönlichen Austausch rund um den Globus weiterhin einen hohen Stellenwert einräumen und seine Geschäftsreisen zugleich so kosteneffizient wie möglich gestalten.

Blick in die Zukunft

DoubleVerify und Navan wollen ihre Zusammenarbeit künftig noch weiter ausbauen. Derzeit erweitert das Unternehmen den Einsatz der Plattform, implementiert Bonusprogramme von Airlines und führt den exklusiven White-Glove-Service von Navan für VIP-Reisende ein.

„Mit Navan haben wir einen echten Partner an unserer Seite“, so Gerovich. „Wir freuen uns darauf, unsere Zusammenarbeit weiter auszubauen und gemeinsam neue Möglichkeiten zu erschließen.“

Mit Navan hat DoubleVerify sein globales Reisemanagement von einer logistischen Herausforderung in einen strategischen Erfolgsfaktor verwandelt, der das Unternehmen bei seinem weiteren internationalen Wachstum unterstützt.