Geschäftsreisen: So gelingt das Change Management

Die Plattform für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement zu wechseln, klingt nach einem Projekt, das das ganze Unternehmen in Beschlag nimmt.

Systeme müssen angebunden, Richtlinien überarbeitet, unterschiedliche Interessen berücksichtigt und Tausende Mitarbeitende übertragen werden. Also warten viele Unternehmen ab. Sie bessern fehlerhafte Prozesse weiter aus, nehmen mangelnde Transparenz hin und verlangen mehr Leistung von ihrer Reiseabteilung. Und das mit Tools, die nicht auf die heutigen Anforderungen an Geschäftsreisen ausgelegt sind.

Doch was, wenn das größte Risiko gar nicht im Plattformwechsel liegt? Sondern darin, alles beim Alten zu lassen?

Der Status quo hat seinen Preis

Die Probleme eines veralteten Reisemanagements bleiben selten auf die Reiseabteilung beschränkt.

Sind Richtlinien zu starr, suchen Mitarbeitende nach Wegen, sie zu umgehen. Sind Buchungs- und Abrechnungssysteme nicht miteinander verbunden, können Finanzteams Stunden damit verbringen, Daten abzugleichen. Liegen Informationen zu Reisenden verstreut an verschiedenen Orten, fehlt Personal- und Sicherheitsteams der Überblick, wenn es besonders darauf ankommt. Hat der Einkauf keinen Einblick in das Gesamtbild, können Einsparmöglichkeiten verstreichen, bevor jemand handeln kann.

Solche Probleme führen vielleicht nicht zu einem einzigen gravierenden Ausfall. Sie können aber auf Dauer Zeit, Geld und Vertrauen kosten.

Irgendwann wird „So ist das bei Geschäftsreisen eben“ zur teuersten Aussage im Reisemanagement.

Effektives Change Management macht den Unterschied

Eine neue Plattform ist nur ein Teil der Veränderung. Der größere Schritt besteht darin, Menschen für eine neue Arbeitsweise zu gewinnen.

Dafür muss klar sein, wo die bestehenden Prozesse nicht funktionieren – unabhängig davon, was in der Richtlinie steht. Die neuen Abläufe müssen sich an tatsächlichen Buchungssituationen orientieren: am Zeitdruck bei Genehmigungen und an den Behelfslösungen, die Mitarbeitende längst gefunden haben.

Jedes Team braucht einen Grund, den Wechsel mitzutragen: von Reisenden, die Treuepunkte sammeln möchten, bis hin zu Finanzverantwortlichen, die sich eine bessere Datenqualität zum Monatsabschluss wünschen.

Die besten Change-Management-Strategien verbinden die menschliche mit der technischen Komponente des Wechsels. Sie schaffen Raum für sorgfältige Vorbereitung, ohne dass das Projekt in endloser Planung stecken bleibt.

Was gehört zu einem erfolgreichen Wechsel?

Es braucht mehr als die Ankündigung eines Termins für die Live-Schaltung der neuen Plattform. Am Anfang stehen ein ehrlicher Blick auf das bisherige Reisemanagement und eine klare Definition dessen, was sich ändern muss.

Anschließend gilt es, Verantwortlichkeiten festzulegen, die technische Umgebung vorzubereiten und sicherzustellen, dass die neuen Abläufe auch in entscheidenden Situationen funktionieren. Dazu zählen kurzfristige Reisen, komplexe Reiserouten, Ausnahmen im Genehmigungsprozess und die Spesenabrechnung.

Ebenso wichtig ist es, schon vor dem Start Vertrauen aufzubauen. Das erfordert Tests mit den Nutzergruppen, die die Plattform später nutzen, Schulungen für die unterschiedlichen Rollen und klare Informationen darüber, was sich ändert und was gleich bleibt. Auch nach dem Start benötigen Mitarbeitende weiterhin Unterstützung.

Unser neues Whitepaper beleuchtet diesen Prozess im Detail. Es zeigt unter anderem, wie Sie:

• Versteckte Prozesshürden und einschränkende Richtlinien erkennen, die Ihr Reisemanagement ausbremsen
• Mit Integrationen und Nutzertests die Grundlage dafür schaffen, dass Mitarbeitende die neue Plattform wirklich nutzen
• Pauschale Einschränkungen durch flexiblere Ansätze ersetzen, um das Buchungsverhalten von Reisenden zu steuern
• Schulungen und Kommunikation auf Reisende, Reisebuchende, Genehmigungsverantwortliche, Finanzteams und Admins abstimmen
• Die Dynamik auch nach dem Wechsel beibehalten

Ein neuer Blick auf die Implementierung

Eine System-Implementierung muss nicht monatelange Einschränkungen im Arbeitsalltag bedeuten, gefolgt von verspäteten Bemühungen, Mitarbeitende zur Nutzung der Plattform zu bewegen. Mit dem richtigen Ansatz bietet sie die Chance, strukturiert zu überdenken, wie Geschäftsreisen im gesamten Unternehmen organisiert werden.

Unser Leitfaden liefert einen praxisnahen Rahmen dafür. Er enthält außerdem Erfahrungen aus komplexen globalen Einführungsprozessen und gibt Einblicke, wie Navan Unternehmen durch diesen Prozess begleitet.

Wenn Sie einen Wechsel in Betracht ziehen oder sich fragen, ob das aktuelle Reisemanagement mehr kostet als nötig, ist dieser Guide genau richtig für Sie.

Laden Sie jetzt unseren Leitfaden zum Change Management bei Geschäftsreisen herunter.