Kilometerpauschale 2024: Alles, was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen

Wenn Sie täglich lange Strecken mit dem Auto, der Bahn oder dem Bus zu Ihrem Arbeitsplatz pendeln oder häufig auf Geschäftsreisen sind und zahlreiche Messen, Meetings und Kongresse besuchen, stellen Sie sich vermutlich spätestens am Ende des Jahres die Frage: „Wie kann ich meine Fahrtkosten steuerlich absetzen und auf welche Neuerungen muss ich achten?“

Erfahren Sie im Folgenden, worin sich die einzelnen Pauschalen unterscheiden, wie Sie Ihre Fahrtkosten korrekt berechnen und welche steuerlichen Vorteile sich für Sie daraus ergeben.

Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale: Wann gilt welche Regelung?

Bei der Abrechnung von Fahrtkosten gibt es in Deutschland zwei wichtige Pauschalen: die Kilometerpauschale und die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale. Beide dienen dazu, Aufwendungen für Fahrten steuerlich geltend zu machen und werden dementsprechend häufig verwechselt. Tatsächlich unterscheiden sie sich jedoch deutlich.

Die Kilometerpauschale (Wegstreckenentschädigung) beschreibt gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) in § 5 einen gesetzlich festgelegten Betrag von 0,30 €, den Arbeitnehmende und Selbständige für jeden im privaten PKW zurückgelegten Kilometer zwischen Wohnort und Dienststätte (Hin- und Rückweg) geltend machen können.

Für Fahrten mit anderen privaten motorbetriebenen Fahrzeugen gilt eine Pauschale von 0,20 € pro Kilometer. Dies gilt auch für E-Bikes und Pedelecs, solange sie über ein Kennzeichen verfügen und eine Geschwindigkeit von über 25 km/h erreichen. Die Höhe der Kilometerpauschale ergibt sich dabei aus den durchschnittlichen Kosten für Benzin, Wartung und Versicherung pro Kilometer.

Nicht anwendbar ist die Kilometerpauschale für:

• Tägliche Pendelfahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (hier greift die Pendlerpauschale).
• Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (hier wird der tatsächliche Ticketpreis erstattet).
• Fahrten mit Dienstwagen oder Dienstfahrrad (hier gilt der geldwerte Vorteil).

Die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale bezieht sich auf die täglichen Fahrten vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte und ermöglicht es Arbeitnehmer:innen, die Kosten für ihren Arbeitsweg als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend zu machen. Dies bedeutet, dass Sie, unabhängig davon, ob Sie mit dem Auto, Fahrrad, Bus, Bahn oder zu Fuß unterwegs sind, die einfache Wegstrecke Ihres Pendelwegs – also Hin- oder Rückfahrt – steuerlich absetzen können. 

Für die ersten 20 Kilometer beträgt die Pendlerpauschale 0,30 € pro Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sie sich auf 0,38 € pro Kilometer. Als Berechnungsgrundlage dient die kürzeste Wegstrecke, es sei denn, Sie können nachweisen, dass eine längere Strecke regelmäßig von Ihnen genutzt worden und verkehrsgünstiger ist.

Von der Pendlerpauschale ausgeschlossen sind:

• Tage ohne Arbeitsweg: Dazu zählen Krankheitstage, Urlaub oder das Arbeiten im Homeoffice.
• Geringverdienende unter dem Grundfreibetrag: Wenn Ihr zu versteuerndes Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags liegt, können Sie die Pendlerpauschale nicht in Anspruch nehmen. In diesem Fall greift die Mobilitätsprämie. 

Besonderheiten der Pendlerpauschale:

• Mehrere Arbeitsstätten: Wenn Sie an mehreren Orten arbeiten, legt Ihr:e Arbeitgeber:in fest, welcher Ort als Ihre erste Tätigkeitsstätte gilt.
• Zweitwohnsitz: Wenn Sie zwei oder mehr Wohnsitze haben, können dadurch unterschiedlich lange Pendelstrecken zu Ihrer Arbeitsstätte entstehen. Diese unterschiedlichen Strecken können Sie mit der Entfernungspauschale geltend machen, sofern Sie nachweisen können, dass Sie mindestens 10 % der zusätzlich gegenüber Ihrem Hauptwohnsitz entstehenden Kosten selbst tragen.
• Maximale Absetzbarkeit: Bei einer 5-Tage-Woche geht das Finanzamt von etwa 220 bis 230 Arbeitstagen pro Jahr aus, daher ist die Entfernungspauschale grundsätzlich auf maximal 4.500 € pro Jahr begrenzt. Um höhere Kosten absetzen zu können, müssen Sie entsprechende Belege einreichen.

Wer kann die Kilometerpauschale geltend machen?

Nicht jede steuerpflichtige Person ist berechtigt, die Kilometerpauschale in Anspruch zu nehmen. Mitarbeitende mit Firmenwagen oder Dienstfahrrad können die Pauschale nicht geltend machen, da die Kosten für das Fahrzeug bereits vom Arbeitgeber getragen werden. Auch bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln greift die Kilometerpauschale nicht. Stattdessen können Sie die tatsächlichen Ticketkosten als Werbungskosten angeben oder sich diese vom Arbeitgeber erstatten lassen.

Berechtigt zur Nutzung der Kilometerpauschale sind hingegen Angestellte und Selbständige, die dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug unternehmen. Wenn Sie also mit Ihrem eigenen PKW, Motorrad oder einem ähnlichen Verkehrsmittel im Auftrag Ihres Arbeitgebers unterwegs sind, steht Ihnen die Kilometerpauschale zu.

Wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, dann können Sie die Pauschale ebenfalls für betrieblich veranlasste Fahrten mit ihrem privaten Fahrzeug in Anspruch nehmen. Für Sie gelten dabei die gleichen Abrechnungssätze wie bei der Kilometerpauschale für Angestellte.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie die gesetzliche Kilometerpauschale auf Ihre Dienstreise anwenden können. Ihre Reisekosten würden in diesem Beispiel 354 € betragen und entsprechend unter dem Punkt „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N Ihrer Steuererklärung aufgeführt werden. Durch die Verwendung der Pauschale wird der Abrechnungsprozess vereinfacht und gewährleistet, dass alle Fahrtkosten angemessen berücksichtigt werden.

Beispielrechnung für eine Geschäftsreise

Ihre Fahrt beginnt an Ihrem Wohnsitz in München. Der erste Zielort Ihrer Reise ist ein Hotel in Berlin (ca. 585 km). Vom Hotel aus fahren Sie am nächsten Tag zum Konferenzzentrum am Alexanderplatz in Berlin, am Abend geht es wieder zurück ins Hotel (Hin- und Rückfahrt je ca. 5 km). Am nächsten Morgen fahren Sie auf direktem Weg vom Hotel wieder zurück an Ihren Heimatort in München (ca. 585 km).

Zur Dienstreise zählt jede dieser Teilstrecken (also Hin- und Rückfahrt), dementsprechend fahren Sie:

• Hinfahrt zum Hotel in Berlin: 585 km
• Fahrt zum Konferenzzentrum und zurück: 2 Fahrten × 5 km = 10 km
• Rückfahrt nach München: 585 km

Liegen der Berechnung 0,30 € als Kilometerpauschale zugrunde, ergeben sich somit:

Wird die Kilometerpauschale immer erstattet?

Obwohl § 670 BGB grundsätzlich vorsieht, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden Kosten für beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten erstatten, besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Auszahlung der Kilometerpauschale. Das Bundesreisekostengesetz bietet hier einen Referenzwert, jedoch können Unternehmen entscheiden, einen niedrigeren Betrag auszuzahlen oder auf die steuerfreie Erstattung zu verzichten. 

Wir empfehlen Ihnen, dass Sie vorab mit Ihrem Arbeitgeber klären, welche Reisekostenrichtlinie für Sie gilt. Sollten Ihre Fahrtkosten nicht erstattet werden, haben Sie die Möglichkeit, die angefallenen Fahrtkosten selbst steuerlich geltend zu machen. Dies erfolgt über die Einkommensteuererklärung, in der Sie die Auslagen als Werbungskosten von Ihrem zu versteuernden Einkommen absetzen.

Welche Alternativen gibt es zur Kilometerpauschale?

Ermittlung der realen Fahrtkosten

Als Alternative zur Kilometerpauschale haben Sie die Möglichkeit, die tatsächlichen Fahrtkosten geltend zu machen und Ihren individuellen Kilometersatz zu ermitteln. Dabei werden nicht nur die gefahrenen Kilometer berücksichtigt, sondern auch alle weiteren Kosten, die beim Unterhalt Ihres Fahrzeugs entstehen. 

Dazu gehören unter anderem Benzinkosten, Versicherungsbeiträge wie Haftpflicht- oder Kaskoversicherungen, Kfz-Steuern, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibungen aufgrund des Wertverlusts Ihres Fahrzeugs über die Zeit sowie sonstige Fahrzeugkosten wie TÜV-Gebühren. 

Um Ihren individuellen Kilometersatz zu ermitteln, berechnen Sie die Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs für das Jahr und dividieren diesen Betrag durch die insgesamt gefahrenen Kilometer. Der daraus resultierende Wert ist Ihr persönlicher Kilometersatz, den Sie für dienstliche Fahrten ansetzen können.

Wichtig zu beachten:

• Aufwendige Dokumentation: Sie müssen alle Fahrten und Ausgaben mit Quittungen und einem sorgfältig geführten Fahrtenbuch belegen können.
• Lohnenswert bei hohen Fahrzeugkosten: Insbesondere bei hochwertigen oder neuen Fahrzeugen empfiehlt sich diese Option, da die tatsächlichen Kosten die Pauschale übersteigen. 

Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein zusätzlicher, freiwilliger Betrag zum regulären Gehalt, den der Arbeitgeber auszahlen kann. Damit beteiligt sich das Unternehmen an den Fahrtkosten der Mitarbeitenden für den Weg von deren Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte.

Wichtig zu beachten:

• Der Zuschuss wird zusätzlich zum Gehalt gezahlt und ist für Angestellte steuerfrei.
• Der Arbeitgeber übernimmt eine pauschale Lohnsteuer von 15 % auf den gezahlten Zuschuss.
• Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende entfallen zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge.
• Der erhaltene Fahrtkostenzuschuss wird auf die Pendlerpauschale angerechnet und mindert ggf. den Umfang Ihres abzugsfähigen Betrags in Ihrer Steuererklärung.

Fazit

Angestellte und Selbstständige haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Indem Sie die Unterschiede zwischen Kilometerpauschale, Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss genau verstehen, stellen Sie sicher, dass Sie keine finanziellen Nachteile durch beruflich bedingte Fahrten erleiden und alle steuerlichen Vorteile effektiv ausschöpfen können. 

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