Vermittler, Wiederverkäufer, Bill-Back: Warum Ihr TMC-Modell über den EU-Vorsteuerabzug entscheidet

Rechnungsbeträge für Hotelbuchungen in Frankreich enthalten 10 %, Bahntickets in Deutschland enthalten 7 % oder 19 % und Konferenz-Locations in Belgien enthalten 21 % Vorsteuer. Für Unternehmen mit hohen Reisekosten in Europa kann die erstattungsfähige Vorsteuer jährlich im sechsstelligen Bereich liegen. Dennoch erhalten viele Finanzabteilungen dieses Geld nie zurück, da das Geschäftsmodell ihres TMCs (Travel Management Company) den Vorsteuerabzug verhindert.

Dieser Artikel erläutert die drei kommerziellen TMC-Modelle, ihre Auswirkungen auf die Vorsteuer und wie Sie Ihr aktuelles Setup bewerten können.

Inwiefern beeinflusst das Geschäftsmodell Ihres TMCs den Vorsteuerabzug?

Die Umsatzsteuer (USt) wird in Europa auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben, wobei die Sätze je nach Mitgliedstaat und Kategorie zwischen 7 % und 27 % liegen. [1] Wenn ein Unternehmen Reisedienstleistungen (Hotels, Bahn, Transport vor Ort) für geschäftliche Zwecke einkauft, ist diese Umsatzsteuer theoretisch als Vorsteuer abzugsfähig. 

Der Mechanismus ist einfach: Das Unternehmen erhält eine gültige Rechnung vom Anbieter mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Anbieters im Feld des Leistungserbringers und der USt-IdNr. des Unternehmens im Feld des Leistungsempfängers und macht die Vorsteuer dann über seine periodische Umsatzsteuervoranmeldung geltend.

Die entscheidende Frage lautet: Wer ist der rechtliche Leistungserbringer der Reisedienstleistung?

Wenn der Anbieter (Hotel, Fluggesellschaft, Bahnbetreiber) der rechtliche Leistungserbringer ist und die Rechnung direkt an das Unternehmen ausgestellt wird, funktioniert der Vorsteuerabzug. Wenn sich das TMC als rechtlicher Leistungserbringer zwischenschaltet, hat der Anbieter das Unternehmen nie „gesehen“, und die Rechnungslogik, die den Vorsteuerabzug ermöglicht, greift nicht. Dies ist kein Dokumentationsproblem. Es lässt sich nicht durch bessere Expense-Tools oder eine schnellere Belegsammlung lösen. Hierbei handelt es sich um eine strukturelle Frage, die durch das Vertragsmodell bestimmt wird, mit dem Ihr TMC agiert.

Die finanziellen Auswirkungen

Betrachten Sie ein Unternehmen, in dem jährlich Geschäftsreisekosten in Höhe von 5 Millionen EUR für Geschäftsreisen in Europa anfallen. Hotelaufenthalte in Frankreich (10 % USt), Deutschland (7–19 % USt) und Belgien (21 % USt) stellen die potentiell größten Umsatzsteuerposten dar. Abhängig vom Reisemix könnte die abzugsfähige Vorsteuer jährlich zwischen 400.000 und 750.000 EUR liegen. Ob dieses Geld an das Unternehmen zurückfließt oder nicht, hängt ausschließlich vom Geschäftsmodell des TMCs ab.

Welche drei TMC-Geschäftsmodelle gibt es?

Drei Geschäftsmodelle dominieren die TMC-Branche. Jedes Modell schafft eine grundlegend andere rechtliche Beziehung zwischen dem Unternehmen, dem TMC und dem Reisedienstleister.

Modell 1: Vermittlermodell 

Beim Vermittlermodell koordiniert das TMC die Buchung und kümmert sich um die Logistik, der Kunde bezahlt den Anbieter direkt (oft über eine auf den Namen des Kunden ausgestellte virtuelle Kreditkarte). Der Anbieter sieht den Kunden als Leistungsempfänger. Die daraus resultierende Rechnung ist an den Kunden adressiert, wobei die USt-IdNr. des Anbieters sowie die USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben sind.

Umsatzsteuerliche Behandlung: Es gilt der reguläre Vorsteuerabzug. Das Unternehmen reicht die Rechnung mit seiner Umsatzsteuervoranmeldung ein und macht die Vorsteuer über den standardmäßigen Mechanismus geltend [2] Das TMC erzielt Einnahmen durch eine separate Servicegebühr, die dem Kunden als Standard-B2B-Transaktion in Rechnung gestellt wird. Diese Gebühr ist ebenfalls eine geschäftliche Dienstleistung und ermöglicht den Vorsteuerabzug.

Modell 2: Bill-Back-Modell

Beim Bill-Back-Modell bezahlt das TMC den Anbieter mit eigenen Mitteln und belastet den Kunden später weiter. Der Anbieter ist nur mit dem TMC in Kontakt. Die Rechnung ist in der Regel auf das TMC ausgestellt (nicht auf den Kunden). Die USt-IdNr. des Kunden erscheint in der Regel nicht auf den Unterlagen des Anbieters.

Umsatzsteuerliche Behandlung: Die Standard-Rechnungslogik greift nicht. Der Anbieter stellt dem TMC die Rechnung aus, wodurch eine Leistungserbringung vom Anbieter an das TMC erfolgt. Das TMC erbringt dann eine separate Leistung vom TMC an den Kunden. Für die zugrunde liegende ausländische Umsatzsteuer erfordert die Rückerstattung eine Rechnung, die das Unternehmen als Leistungsempfänger im Land des Anbieters ausweist, welche nicht existiert. [3]

Modell 3: Wiederverkauf (Margenbesteuerung für Reiseleistungen)

Beim Wiederverkäufermodell („Reseller“) kauft das TMC Reiseinventar von Anbietern ein und verkauft es an den Kunden weiter. Das TMC ist der rechtliche Leistungserbringer und das Margenbesteuerungsverfahren für Reiseleistungen der EU findet Anwendung – geregelt durch die Artikel 306–310 der EU-Umsatzsteuerrichtlinie (2006/112/EG). [4]

Umsatzsteuerliche Behandlung: Gemäß dem Margenbesteuerungsverfahren unterliegt nur die Marge des TMCs der Umsatzsteuer. Der Leistungsempfänger kann keinen Vorsteuerabzug auf das durch das TMC in Rechnung gestellte Reiseinventar geltend machen, da das Verfahren dies explizit verhindert. Die zugrunde liegende Umsatzsteuer des Anbieters wird innerhalb des Margenverfahrens abgegolten. 

Die Association of British Travel Agents (ABTA) erklärt: „Verkauft ein TMC Reiseleistungen im eigenen Namen an ihre Kunden, kann die Margenbesteuerung zur Anwendung kommen. Auf der Rechnung muss dann auf diese Sonderregelung hingewiesen werden. Die Umsatzsteuer darf jedoch nicht gesondert ausgewiesen werden. Geschäftskunden können deshalb aus dieser Rechnung keine Vorsteuer abziehen.“ [5]

Vergleich: Die drei TMC-Modelle auf einen Blick

Was ist das Margenbesteuerungsverfahren für Reiseleistungen? Wie beeinflusst es Geschäftsreisen?

Die Margenbesteuerung für Reiseleistungen ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung, die ursprünglich eingeführt wurde, um die umsatzsteuerliche Behandlung grenzüberschreitender Pauschalreisen zu vereinfachen. Ohne diese Regelung müsste sich ein Reiseveranstalter, der ein Reisepaket aus Flügen, Hotelübernachtungen und Transfers anbietet, grundsätzlich in mehreren Mitgliedstaaten umsatzsteuerlich registrieren lassen. [6]

Die Sonderregelung vereinfacht dies, indem die Umsatzsteuer ausschließlich auf die Marge des Reiseveranstalters erhoben wird. Die Marge entspricht der Differenz zwischen dem vom Reisenden gezahlten Gesamtpreis und den Aufwendungen des Reiseveranstalters für die von anderen Leistungsträgern bezogenen Reiseleistungen. Der Haken: Der Vorsteuerabzug auf die Reisevorleistungen ist ausgeschlossen.

Warum ist diese Regelung für Geschäftsreisen relevant?

Die Margenbesteuerung für Reiseleistungen gilt nicht nur für touristische Pauschalreisen. Das Beratungsunternehmen Ryan erläutert: „Die Margenbesteuerung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung für Unternehmen, die Reiseleistungen einkaufen und als Bestandteil eines Reisepakets weiterverkaufen.“ In der Praxis kann die Regelung daher auch auf Geschäftsreisen, Incentive-Reisen und Konferenzen angewendet werden – insbesondere dann, wenn ein TMC im eigenen Namen auftritt und die Leistungen selbst an den Kunden erbringt, anstatt lediglich als Vermittler zu agieren. [7]

Martin Pooley, Experte für die Margenbesteuerung von Reiseleistungen, weist auf die Folgen hin: „Geschäftsreisen, Incentive-Reisen und Konferenzen fallen häufig unter die Margenbesteuerung. Dies kann erhebliche Nachteile mit sich bringen: Der Anbieter kann die Vorsteuer aus den Reisevorleistungen nicht abziehen. Zudem darf er die auf die Marge entfallende Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen, sodass auch der Kunde daraus keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann.“ [8]

Die „Sammelrechnungsfalle“

Stellt ein TMC für sämtliche Reisebuchungen nur eine monatliche Sammelrechnung aus, deutet dies darauf hin, dass es die Reiseleistungen im eigenen Namen weiterverkauft. Die bequeme Abwicklung über eine einzige Rechnung kann also steuerliche Nachteile haben: Alle darin enthaltenen Buchungen werden nach der Margenbesteuerung abgerechnet. Die Umsatzsteuer auf die einzelnen Reiseleistungen kann daher nicht als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

• Eine übersichtliche Rechnung pro Monat erleichtert die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung.
• Für Buchungen, die der Margenbesteuerung unterliegen, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
• Auf Hotels, Veranstaltungsstätten und Transport vor Ort können EU-Standard-Umsatzsteuersätze von 7 bis 25 Prozent anfallen.

Während des Bewertungs- und Einkaufsprozesses von TMCs wird dieser Konflikt zwischen einer einfachen Rechnungsabwicklung und dem Verlust des Vorsteuerabzugs nur selten ausdrücklich angesprochen.

Warum wächst die Bedeutung des TMC-Modells durch die E-Rechnungspflicht?

Die EU-Mitgliedstaaten führen schrittweise eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ein (strukturiertes XML, das über regulierte Kanäle übertragen wird, kein PDF). Sobald die E-Rechnungspflicht gilt, darf nur der rechtliche Leistungserbringer eine rechtskonforme E-Rechnung ausstellen. [9]

Dies schafft eine direkte Verbindung zwischen dem Geschäftsmodell Ihres TMC und der Einhaltung der E-Rechnungspflicht:

• Option 1: Das TMC handelt als Vermittler. Der jeweilige Anbieter ist der rechtliche Leistungserbringer. Er sendet die E-Rechnung über den vorgeschriebenen Übermittlungsweg direkt an Ihr Unternehmen, das auf der Rechnung als Leistungsempfänger ausgewiesen ist. Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten.
• Option 2: Das TMC verkauft die Reiseleistung im eigenen Namen. In diesem Fall ist das TMC der rechtliche Leistungserbringer und stellt die E-Rechnung an Ihr Unternehmen aus. Unterliegt die Leistung der Margenbesteuerung, wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen. Ein Vorsteuerabzug ist daher nicht möglich.

Länder mit geltender oder bevorstehender E-Rechnungspflicht

Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht wird das Geschäftsmodell des TMCs von einer abstrakten Steuerfrage zu einem konkreten Problem in der Rechnungsabwicklung. Verkauft ein TMC in Frankreich Reiseleistungen im eigenen Namen, kann der Kunde grundsätzlich keine E-Rechnung erhalten, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Daran ändern auch leistungsfähige Systeme für das Reise- und Ausgabenmanagement nichts.

So bewerten Sie das kommerzielle Modell Ihres TMCs für den Vorsteuerabzug

Finance- und Procurement-Teams können ihr TMC-Modell mit fünf Fragen überprüfen:

• „In welchen Ländern agieren Sie als Vermittler?“ Ein TMC kann in verschiedenen Märkten unterschiedliche Modelle anwenden. Verlangen Sie länderspezifische Informationen.
• „Ist unser Unternehmen auf den Rechnungen der Anbieter als Leistungsempfänger ausgewiesen?“ Ist die Rechnung stattdessen auf das TMC ausgestellt, wird in der Praxis nicht direkt zwischen dem Anbieter und Ihrem Unternehmen abgerechnet – unabhängig davon, was im Vertrag steht.
• „Stellen Sie Sammelrechnungen aus, die auch die Kosten der einzelnen Reiseleistungen enthalten?“ Eine Sammelrechnung über Hotelübernachtungen, Flüge und Bahnreisen kann darauf hindeuten, dass das TMC diese Leistungen im eigenen Namen weiterverkauft.
• „Wie behandeln Sie unsere Buchungen in [bestimmten EU-Mitgliedstaaten] umsatzsteuerlich?“ Fragen Sie insbesondere nach den Ländern, in denen in Ihrem Unternehmen die höchsten Reiseausgaben entstehen.
• „Können Sie uns schriftlich bestätigen, dass die von Ihnen für uns erbrachten Leistungen nicht der Margenbesteuerung für Reiseleistungen unterliegen?“ Mit dieser Frage lässt sich klären, welche Rolle das TMC tatsächlich übernimmt und wie die Vertragsbeziehungen ausgestaltet sind.

Was beim Abrechnungsmodell problematisch sein könnte

• Das TMC stellt eine monatliche Sammelrechnung für sämtliche Reiseleistungen aus.
• Ihre Finanzabteilung erhält keine Rechnungen der einzelnen Anbieter, auf denen Ihr Unternehmen als Leistungsempfänger ausgewiesen ist.
• Die Rechnungen des TMCs enthalten Hinweise auf die Margenbesteuerung.
• Trotz hoher Reiseausgaben in der EU kann Ihr Unternehmen keine ausländische Umsatzsteuer zurückfordern.
• Das TMC ist nicht bereit, sein Abrechnungs- und Umsatzsteuermodell für die einzelnen Länder offenzulegen.

Navan tritt in allen Märkten als Vermittler auf und reicht die Leistungen der Reiseanbieter direkt an den Kunden weiter. Der jeweilige Anbieter stellt seine Rechnung unmittelbar an das Kundenunternehmen aus. Dadurch bleiben die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug grundsätzlich erhalten: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden erscheint auf den Rechnungen der Anbieter, und die Vorsteuer kann nach dem regulären Verfahren geltend gemacht werden.

Ist Navan berechtigt, eine Rechnung im Namen eines Anbieters auszustellen, wird das Kundenunternehmen auch auf dieser E-Rechnung als Leistungsempfänger ausgewiesen.

EU-Vorsteuerabzug mit dem richtigen Reisemanagement-Anbieter sichern

Das Geschäftsmodell des TMCs ist ein Grundpfeiler für Ihr Reisemanagement. Es entscheidet darüber, ob Ihr Unternehmen die in der EU anfallende Umsatzsteuer zurückfordern kann oder ob sie dauerhaft als Kostenfaktor bestehen bleibt. Anders als Preisverhandlungen, Reiserichtlinien oder Maßnahmen zur stärkeren Nutzung des Buchungssystems geht es hier nicht nur um eine schrittweise Effizienzsteigerung. Die gewählte Abrechnungsstruktur kann sich auf 7 bis 25 % Ihrer europäischen Reiseausgaben auswirken.

Nehmen Sie die fünf oben genannten Fragen daher in Ihren Kriterienkatalog auf, bevor Sie den Vertrag mit Ihrem TMC verlängern oder eine neue Ausschreibung starten. Die Antworten geben häufig mehr Aufschluss über Ihre Möglichkeiten zum Vorsteuerabzug als die in einer Präsentation versprochenen Einsparquoten.

Quellen

• Europäische Kommission, „VAT Rates Applied in the Member States of the European Union,“ 2026
• Europäische Kommission, „VAT Deductions (Input Tax),“ 2026
• ABTA, „VAT, TOMS and Agents,“ 2024
• Europäischer Rat, „EU VAT Directive 2006/112/EC, Articles 306-310,“ 2006
• ABTA, „VAT, TOMS and Agents,“ 2024
• Ryan, „FAQs: Tour Operators Margin Scheme (TOMS) and VAT,“ 2025
• Ryan, „FAQs: Tour Operators Margin Scheme (TOMS) and VAT,“ 2025
• Martin Pooley, „TOMS VAT - Tour Operator Margin Scheme Guide,“ 2025
• VATit, „Disclosed vs Undisclosed VAT Agents: What’s the Difference?,“ 2025