Was bedeutet die E-Rechnungspflicht in Deutschland für Ihr Travel Management?
Nadav Ravid
Das Wachstumschancengesetz verändert grundlegend, wie jede inländische gewerbliche Transaktion (B2B) in Rechnung gestellt wird. Davon sind Geschäftsreisen direkt betroffen. Die Pflicht sieht vor, dass alle deutschen B2B-Rechnungen bis 2028 in strukturierten elektronischen Formaten erstellt werden müssen. Damit werden die PDF- und Papierdokumente abgelöst, auf die sich Finanzabteilungen seit Jahrzehnten verlassen haben.
Für Unternehmen mit Reiseausgaben in Europa gehen die Auswirkungen über eine reine Formatänderung hinaus: Hotelrechnungen, die größte Quelle für abzugsfähige Vorsteuer auf Geschäftsreisen, unterliegen dieser Pflicht vollständig, während Flug- und Bahntickets davon ausgenommen sind.
Dieser Artikel erläutert die Anforderungen der deutschen E-Rechnungspflicht, wo Geschäftsreisen Ausnahmen von der Standard-Compliance bilden und was Finanzabteilungen vor Ablauf der Fristen unternehmen müssen.
Was schreibt die deutsche E-Rechnungspflicht vor?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland wurde in drei Phasen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt. Sowohl das Factsheet der Europäischen Kommission zu den Digital Building Blocks als auch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) sehen den selben Zeitplan vor. [1][2]
- 1. Januar 2025: Jedes deutsche Unternehmen muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Die Empfangsfähigkeit ist ausnahmslos verpflichtend.
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen für alle inländischen B2B-Transaktionen strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
- 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Die Übergangsfrist endet.
Was gilt in Deutschland als E-Rechnung?
Nur Rechnungen in einem strukturierten Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, sind zulässig. Das BMF erkennt zwei nationale Formate an. [2]
Ein standardmäßiges PDF, das von einem Lieferanten per E-Mail versendet wird, gilt nach deutschem Recht nicht als E-Rechnung. PDFs, Word-Dokumente und gescannte Bilder werden als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert und erfüllen die strukturellen Anforderungen der Pflicht nicht. [2]
Deutschlands Post-Audit-Modell
Der deutsche Ansatz zur Umsetzung der Pflicht unterscheidet sich von sogenannten „Clearance“-Ländern wie Italien, Polen und Rumänien, in denen Rechnungen eine staatliche Plattform durchlaufen müssen, bevor sie den Käufer erreichen. In Deutschland fließen E-Rechnungen direkt zwischen den Handelspartnern. Das Finanzamt prüft die Datensätze im Nachhinein. Es gibt kein zentrales staatliches Portal für B2B-Rechnungen. [1]
Diese Unterscheidung ist für das Geschäftsreisemanagement relevant. In Clearance-Ländern fungiert der Staat als Kontrollinstanz: Wenn die Rechnung nicht durch die Plattform läuft, existiert sie rechtlich nicht. In Deutschland ist die Rechnung ab dem Moment gültig, in dem sie im korrekten Format ausgestellt wird. Die Nichteinhaltung wird erst bei Prüfungen deutlich, die oft Monate später durchgeführt werden.
Warum ist die Standardverarbeitung von E-Rechnungen nicht auf Geschäftsreisen anwendbar?
Die meisten Anleitungen zur E-Rechnung gehen von eindeutigen Verhältnissen bei der Beschaffung aus: Ein Käufer bestellt bei einem Verkäufer, der Verkäufer stellt eine Rechnung an den Käufer aus, und beide Parteien haben eine bereits bestehende Beziehung zueinander, bei der die Preise bekannt sind. Geschäftsreisen widersprechen jeder dieser Annahmen.
Widerspruch Nr. 1: Der Reisende ist nicht der Käufer
Wenn eine Mitarbeiterin in einem Berliner Hotel eincheckt, sieht das Hotel den Namen der Reisenden. Das Unternehmen benötigt jedoch eine Rechnung, die auf die juristische Person mit der entsprechenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) im Käuferfeld ausgestellt ist. Wenn die Steuernummer des Unternehmens dem Hotel nicht vor oder beim Check-in vorliegt, stellt das Hotel die Rechnung entweder auf die falsche juristische Person aus oder sie wird standardmäßig als B2C-Beleg (Business-to-Consumer) behandelt. Mit der E-Rechnungspflicht bedeutet dies, dass das strukturierte Dokument Lieferant und Käufer nicht miteinander verknüpft und der Vorsteuerabzug verweigert werden kann. [4]
Widerspruch Nr. 2: Preise sind bei der Buchung nicht endgültig
Hotelpreise ändern sich häufig zwischen Buchung und Abreise. Minibar-Verzehr, Zimmerservice, Gebühren für späteren Check-out sowie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze (7 % für Unterkunft, 19 % für Zusatzleistungen wie Frühstück oder Parken) werden erst nach der ursprünglichen Reservierung hinzugefügt. Die endgültige Rechnung kann erst als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Gast abgereist ist und alle Kosten bekannt sind.
Widerspruch Nr. 3: Einer Reise werden mehrere Dokumente mit verschiedenen Regeln zugeordnet
Eine einzige Geschäftsreise in oder nach Deutschland kann ein Flugticket (von der E-Rechnungspflicht ausgenommen), eine Buchung der Deutschen Bahn (ebenfalls ausgenommen), ein Hotel (voll pflichtig), einen Taxibeleg (möglicherweise unter der 250-Euro-Grenze) und eine Restaurantrechnung (bei B2B pflichtig) umfassen. Jedes Dokument folgt anderen Regeln, Formaten und Compliance-Pfaden.
Was ist die Fahrausweise-Ausnahme und was deckt sie nicht ab?
Die deutsche E-Rechnungspflicht sieht einige dauerhafte Ausnahmen vor. Die für Geschäftsreisen relevanteste ist die Fahrausweise-Ausnahme. Fahrausweise, die die Anforderungen an eine vereinfachte Rechnung gemäß § 34 UStDV erfüllen, sind dauerhaft von den strukturellen Formatvorgaben der Pflicht ausgenommen. [5][6]
Was gilt als Fahrausweis?
Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) definiert Fahrausweise als Dokumente, die einen Anspruch auf Personenbeförderung gewähren. [7] Dazu gehören:
- Flugtickets
- Tickets der Deutschen Bahn und Regionalverkehrstickets
- Zuschlagskarten für Premium-Bahndienstleistungen (ICE-Zuschläge, Sitzplatzreservierungen, Tickets für Schlaf- oder Liegewagen)
- Bus- und Straßenbahntickets für den Linienverkehr
Taxibelege und Mietwagenrechnungen sind explizit von der Definition als Fahrausweis ausgeschlossen. Sie gelten nicht als Ausnahme und folgen den Standardregeln für die Rechnungsstellung.
Das ist für das Reisemanagement wichtig
Die Fahrausweise-Ausnahme deckt die Reisekategorien mit der geringsten Vorsteuerbelastung pro Transaktion ab. Inlandsflüge in Deutschland unterliegen 19 % Mehrwertsteuer, werden aber üblicherweise über Kanäle gebucht, die strukturierte Ticketdaten erzeugen. Für die Bahn gilt auf den meisten Strecken der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 %.
Hotelrechnungen hingegen sind keine Fahrausweise und bilden keine Ausnahme. Sie stellen im Reisemanagement europäischer Unternehmen meist den größten Vorsteuerabzug pro Transaktion dar, wobei der Übernachtungsanteil mit 7 % und andere Leistungen mit 19 % besteuert werden. Finanzabteilungen, die aufgrund der Fahrausweise-Ausnahme zu dem Schluss kommen, ihre Geschäftsreisen wären weitgehend nicht betroffen, übersehen die Kategorie, die für den Vorsteuerabzug am wichtigsten ist.
Wie beeinflusst das Geschäftsmodell Ihres TMCs die Einhaltung der E-Rechnungspflicht?
Der Zusammenhang zwischen Travel Management Company (TMC) und E-Rechnungspflicht ist nicht sofort offensichtlich. Das Geschäftsmodell Ihres TMCs bestimmt jedoch, ob die Rechnungen den Lieferanten mit dem Käufer verbinden. Dabei können folgende drei Szenarien Anwendung finden.
Modell 1: Dienstleistung als Vermittler
Beim Vermittlermodell arrangiert das TMC die Buchung im Namen des Unternehmens. Das Hotel stellt die Rechnung direkt an das Unternehmen aus: mit der USt-IdNr. des Hotels im Verkäuferfeld und der USt-IdNr. des Unternehmens im Käuferfeld. Das TMC erscheint nicht als Vertragspartei auf der Rechnung. Mit der E-Rechnungspflicht bedeutet dies, dass die strukturierte E-Rechnung vom Lieferanten an den Kunden übermittelt wird und der Vorsteuerabzugsanspruch erhalten bleibt.
Navan agiert ausschließlich als Vermittler. Bei von Navan vermittelten Transaktionen ist das Unternehmen stets aus rechtlicher Sicht der Käufer.
Modell 2: Wiederverkäufer (Margenbesteuerung für Reiseleistungen)
Beim Wiederverkäufermodell kauft das TMC das Inventar vom Lieferanten und verkauft es an das Unternehmen weiter. Das TMC ist aus rechtlicher Sicht der Verkäufer, und das Margenbesteuerungsverfahren für Reiseleistungen der EU findet Anwendung. Gemäß diesem Verfahren unterliegt nur die Marge des TMCs der Umsatzsteuer, und das Unternehmen kann für die zugrunde liegenden Lieferantenleistungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Im Rahmen der E-Rechnungspflicht erzeugt dieses Modell eine strukturierte E-Rechnung vom TMC an das Unternehmen, jedoch als Rechnung gemäß dem Margenbesteuerungsverfahren. Die Umsatzsteuer des Lieferanten ist in der Marge enthalten. Die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug für das Unternehmen entfällt dauerhaft.
Modell 3: Bill-Back-Modell
Beim Bill-Back-Modell bezahlt das TMC den Lieferanten direkt und stellt dem Unternehmen die Kosten später in Rechnung. Die Originalrechnung des Lieferanten ist an das TMC adressiert, nicht an das Unternehmen. Die E-Rechnungslogik zwischen Lieferanten und Endkäufer ist unterbrochen. Ein Vorsteuerabzug für die zugrunde liegende Leistung ist in der Regel nicht möglich.
Wie wickelt Navan die E-Rechnung für Geschäftsreisen in Deutschland ab?
Unser Ansatz für die E-Rechnung bei Geschäftsreisen basiert auf zwei strukturellen Entscheidungen: Navan agiert immer als Vermittler und übermittelt bei der Buchung stets die steuerlichen Daten des Kunden an den Lieferanten.
Übermitteln der USt-IdNr. vor der Ankunft
Wenn Reisende ein Hotel über Navan buchen, übermittelt die Plattform die USt-IdNr. und die Daten des Unternehmens als Teil des Buchungsablaufs an den Lieferanten. Das Hotel erhält die Steuerdaten des Unternehmens vor oder beim Check-in, nicht als nachträgliche Korrektur. Das bedeutet, dass das Hotel die E-Rechnung von Anfang an an die korrekte juristische Person ausstellen kann.
Autorisierte Lieferanten: Navan stellt die E-Rechnung direkt aus
Für Lieferanten, die Navan autorisiert haben, Rechnungen in ihrem Namen auszustellen, erstellt Navan die E-Rechnung im vorgeschriebenen Format und übermittelt sie über Eezi, Navans zertifizierten Zugangspunkt, via Peppol-Netzwerk oder direkter Integration an das ERP-System des Kunden. Zu den autorisierten Lieferanten zählen Airlines der Lufthansa Group und die Deutsche Bahn.
Der Ablauf: Navan → Eezi (Schnittstelle) → E-Rechnungsnetzwerk → Schnittstelle des Kunden → ERP des Kunden.
Andere Lieferanten: Das Hotel sendet die E-Rechnung direkt
Bei den meisten Hotels und anderen Lieferanten, für die Navan nicht zur Ausstellung autorisiert ist, stellt der Lieferant selbst die E-Rechnung aus und sendet sie über den regulierten Kanal. Die Rolle von Navan ist in diesem Fall vorgelagert: die Übermittlung der Steuerdaten und Routing-Informationen des Unternehmens, damit die E-Rechnung des Lieferanten die richtige Stelle erreicht.
Der Umweg: Beleg mit XML
Wenn ein Lieferant keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen kann, stellt Navan einen „Beleg mit XML“ im ZUGFeRD-Format aus. Dieses strukturierte Dokument sichert die Anrechenbarkeit der Betriebsausgaben im Rahmen der Körperschaftssteuer (KSt) und bietet einen sauberen Prüfungspfad. Es unterstützt keinen Vorsteuerabzug (dafür ist die E-Rechnung des Lieferanten erforderlich), stellt aber sicher, dass keine Buchung undokumentiert bleibt. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft der „Big 4“ hat diesen Ansatz in einem formellen Memorandum geprüft und bestätigt.
So bereiten Sie Ihr Reisemanagement auf die E-Rechnungspflicht in Deutschland vor
Durch den in mehrere Phasen unterteilten Zeitplan greifen die vollständigen Ausstellungspflichten erst ab Januar 2028. Doch die eigentliche Vorbereitung gilt nicht der Frist, sondern der Frage, ob Ihr Dienstleister-Setup strukturell in der Lage ist, die geforderten Dokumente zu erstellen. Dafür sind diese drei Maßnahmen essenziell:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr TMC als Vermittler agiert. Wenn Ihr TMC ein Wiederverkäufer- oder Bill-Back-Modell nutzt, ist die E-Rechnungslogik zwischen Lieferant und Ihrem Unternehmen unterbrochen. Dies ist keine Compliance-Lücke, die Sie mit Software beheben können; es ist eine Frage des Geschäftsmodells, die darüber entscheidet, ob der Vorsteuerabzug überhaupt möglich ist.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre USt-IdNr. allen Hotel-Lieferanten bei der Buchung übermittelt wird. Ohne diese wird das Hotel die Buchung standardmäßig als B2C-Beleg behandeln. Bei Navan erfolgt dies automatisch während des Buchungsprozesses. Wenn Ihr aktuelles TMC dies nicht leistet, sind die Reisenden oder Ihre Finanzabteilung dafür verantwortlich, jede Hotelrechnung nachträglich zu korrigieren.
- Prüfen Sie, ob Ihr ERP ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien empfangen kann. Ihr System muss mindestens XML-Anhänge von E-Rechnungen verarbeiten können. Das BMF hat bestätigt, dass ein einfaches E-Mail-Postfach für den Empfang ausreicht, aber die Verarbeitung und Archivierung erfordern EN 16931-konforme Workflows. Navan kann direkt in führende ERP-Systeme wie NetSuite und Xero integriert werden und speist verifizierte Rechnungsdaten automatisch in Abstimmungsworkflows ein.
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Quellen
- Europäische Kommission, „2025 Germany eInvoicing Country Sheet“, 2025
- Invoice-Portal, „Deutschland: Vorbereitung auf die B2B-E-Rechnungspflicht“, 2026
- SAP Community, „SAP DRC B2B e-Invoicing in Germany – Everything You Need to Know“, 2025
- VATupdate, „Comprehensive VAT Guide – Germany (2026)“, 2026
- SoftCo, „Germany E-Invoicing Mandate: Timeline and 2026 Guide,“ 2026
- ClearTax, „E-Rechnungspflicht ab 2027: Formate, Fristen, Ausnahmen & Archivierung“, 2026
- Bundesfinanzministerium, „UStH 2023 — 14.7. Fahrausweise als Rechnungen“, 2023
Diese Inhalte dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten von Navan wider und sollten nicht als Rechts-, Steuer-, Sozialleistungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige Beratung angesehen werden. Wenn Sie eine spezifische Beratung für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Fachkräfte des jeweiligen Gebiets, da sich die Regeln und Vorschriften häufig ändern.