Österreich: Taggeld bei Auslandsdienstreisen präziser berechnen
Thomas Long
Für Unternehmen mit österreichischen Mitarbeitenden kann die korrekte Berechnung von Taggeldern bei grenzüberschreitenden Dienstreisen* eine Herausforderung sein. Um Finanzteams zu entlasten und die Abrechnung für Reisende transparenter zu machen, hat Navan die automatische Berechnung dieser Taggelder – in Österreich auch als Diäten bezeichnet – angepasst.
So werden Taggelder bei Auslandsdienstreisen berechnet
Bei internationalen Dienstreisen nach österreichischen Vorgaben müssen Unternehmen verschiedene Regelungen berücksichtigen:
- Offizielle Auslandssätze: Österreich veröffentlicht offizielle Sätze für Dienstreisen in nahezu jedes Land weltweit. Die Höhe der Tagesgebühr richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland.
- Abrechnung nach der Reisedauer: Für Teilreisetage wird nicht automatisch die volle Tagesgebühr angesetzt. Das Auslandstaggeld wird anteilig nach der tatsächlichen Stundenanzahl der Dienstreise berechnet.
- Berechnung über 24 Stunden: Je nach angewandter Berechnungsmethode kann sich die Abrechnung nach Kalendertagen oder nach einem rollierenden 24-Stunden-Zeitraum richten.
- Unterschiedliche Regelungen: Der gesetzliche Anspruch, die steuerliche Höchstgrenze und die kollektivvertraglich festgelegten Taggeldsätze stimmen nicht immer überein. Deshalb unterstützt Navan jetzt auch Kollektivverträge über die Konfiguration von Taggeldern nach Benutzergruppen. So können Unternehmen branchenspezifische Regelungen und Sätze genauer abbilden.
Präzisere Anwendung der österreichischen Mitternachtsregelung
Wenn Mitarbeitende an einem Tag mehrere europäische Länder bereisen, kann die Berechnung der korrekten Tagesgebühr schnell komplex werden. Nach der bisherigen Konfiguration für Österreich richtete sich der angewandte Taggeldsatz danach, in welchem Land sich die reisende Person um Mitternacht befand.
Diese Vorgehensweise war zwar mit den geltenden Vorgaben vereinbar, aber nicht immer vorteilhaft für die Reisenden. Verbrachte eine Mitarbeitende beispielsweise den größten Teil des Tages in einem Land mit höheren Taggeldsätzen und kehrte kurz vor Mitternacht nach Wien zurück, wurde für diesen Tag bislang unter Umständen nur der niedrigere österreichische Satz berücksichtigt.
Navan hat die Berechnungslogik deshalb angepasst und dabei die österreichischen steuerrechtlichen Vorgaben berücksichtigt. Reist eine österreichische Mitarbeitende an einem Kalendertag durch mehrere Länder, wendet Navan jetzt automatisch die höchste anwendbare Tagesgebühr aller an diesem Tag bereisten Länder an – statt ausschließlich das Land um Mitternacht zugrunde zu legen.
Das Beste daran: Nach der Konfiguration läuft die Berechnung automatisch ab.
Vorteile für Unternehmen und Reisende
Die Anpassung vereinfacht die Abrechnung von Dienstreisen durch mehrere Länder und sorgt für eine konsistente Anwendung der hinterlegten Regeln.
- Für Unternehmen und Finanzteams: Navan wendet die konfigurierte Berechnungsmethode bei berechtigten Auslandsdienstreisen durch mehrere Länder konsistent an. Das reduziert manuelle Berechnungen und unterstützt Finanzteams dabei, ihre österreichischen Anforderungen an die Abrechnung von Taggeldern einzuhalten.
- Für Reisende: Österreichische Mitarbeitende erhalten automatisch die höchste für ihre Reise anwendbare Tagesgebühr. Manuelle Berechnungen oder nachträgliche Anpassungen sind nicht erforderlich.
Navan baut seine Präsenz in Europa weiter aus
Mit der Unterstützung österreichischer Regelungen erweitert Navan seine Lösungen für das globale Ausgabenmanagement. Die automatische Berechnung von Taggeldern unterstützt bereits die spezifischen Regelungen in Deutschland, Frankreich, Polen, Großbritannien und den USA. Weitere Länder werden folgen.
Diese neue Funktion ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn sie mehr über die Vorteile von Navan für Ihr Unternehmen erfahren möchten, vereinbaren Sie eine Demo.
Diese Inhalte dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten von Navan wider und sollten nicht als Rechts-, Steuer-, Sozialleistungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige Beratung angesehen werden. Wenn Sie eine spezifische Beratung für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Fachkräfte des jeweiligen Gebiets, da sich die Regeln und Vorschriften häufig ändern.