UCB : priorité à l’expérience collaborateur et au contrôle en temps réel avec Navan

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, NORAM : Amérique du Nord

Siège

Bruxelles, Belgique

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Pro

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UCB est un acteur majeur de l'industrie biopharmaceutique qui se consacre à améliorer le quotidien des patients atteints de maladies graves. Basée à Bruxelles, en Belgique, l'entreprise rayonne à l'international avec près de 10 000 collaborateurs répartis dans plusieurs centres opérationnels, notamment sur son site stratégique d'Atlanta.

La gestion des déplacements professionnels est rattachée au département des achats, qui l'aborde avec une philosophie bien précise : la satisfaction des voyageurs est le principal indicateur de réussite. Cette vision est portée par Ilja Strumane, responsable des achats de services généraux, et Nathalie Melloul, Business Service and T&E Lead. Pour UCB, les voyages d'affaires ont un impact direct sur le moral des équipes. Offrir une expérience utilisateur de premier ordre est donc tout aussi crucial que de respecter les budgets. Face à sa croissance internationale, l’entreprise a rapidement compris qu’elle avait besoin d’une solution moderne et 100 % digitale pour concrétiser cette ambition.

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Les déplacements peuvent être contraignants. Notre but était de proposer une expérience de voyage la plus fluide possible, dès l'étape de la réservation.

Ilja Strumane

Head of Corporate Services Procurement

Avant Navan

Avant de choisir Navan, UCB s'appuyait sur une agence de voyages d'affaires traditionnelle depuis plus de 14 ans. Mais avec l'évolution du secteur après la pandémie, les processus utilisés ont commencé à montrer leurs limites. Les équipes devaient jongler avec un écosystème fragmenté et des outils différents selon les régions, ce qui générait des lourdeurs administratives, un manque de visibilité et une vraie rigidité dans la gestion des politiques de voyage.

Autre problème majeur : la dispersion des offres. Avec BCD Travel, UCB n'avait pas accès à l'ensemble des tarifs mondiaux. Ce manque de transparence frustrait les collaborateurs et les poussait à chercher des prix plus bas en dehors du système officiel, entraînant un leakage  important et coûteux pour l'entreprise. La frustration était telle qu'en cas d'imprévu ou de perturbation sur un vol, les voyageurs rejetaient la faute sur l'agence, même quand celle-ci n'y était pour rien. Il devenait urgent de passer à une plateforme plus fiable et intuitive.

« Après plusieurs années avec la même agence, nous avons décidé de lancer un appel d'offres pour étudier les solutions du marché et trouver celle qui correspondait vraiment aux besoins d'UCB », explique Nathalie Melloul.

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Il est devenu évident que les agences traditionnelles n'offraient plus le niveau d'innovation et de digitalisation nécessaire pour s'adapter aux mutations rapides du marché.

Nathalie Melloul

Business Services and T&E Lead

Pourquoi Navan

UCB cherchait un partenaire centré sur le digital, capable d'offrir de la simplicité, des processus modernes et une harmonisation mondiale sur ses principaux axes de déplacement, en particulier entre son siège de Bruxelles, l'Amérique du Nord et le Japon. Pour l'équipe chargée des voyages d'affaires, il ne s'agissait pas d'un simple changement de prestataire, mais d'une véritable transformation structurelle.

Selon Ilja Strumane, trois piliers fondamentaux permettent à Navan de se démarquer :

• Accès à tous les tarifs disponibles pour éliminer le leakage
• Interface intuitive adaptée aux habitudes des utilisateurs
• Flexibilité maximale dans la gestion des politiques de voyage

« L'interface de Navan est très simple à utiliser, explique Nathalie Melloul. Et côté gestion, on a enfin accès aux données en temps réel, ce qui nous manquait avec notre ancienne solution. »

Au-delà de la simplicité de l'outil et de tarifs plus clairs, la plateforme a apporté à UCB la réactivité qui lui manquait. « Si on veut modifier notre politique de voyage, par exemple pour bloquer les déplacements vers une région spécifique, on peut le faire en un clic », explique Ilja Strumane. « Nous avons le contrôle sur nos politiques. »

Résultats avec Navan

Depuis que l'entreprise a opté pour Navan, sa gestion des déplacements a complètement changé. La plateforme a été déployée dans 26 pays sous un système unique. L'équipe achats a enfin atteint son but : concilier le suivi du budget et la satisfaction des salariés.

L'impact le plus immédiat a été une forte hausse des réservations en ligne, portées par un outil visuel et intuitif. Les voyageurs ont tout de suite adhéré, comme en témoigne un Net Promoter Score (NPS) de +49. Pour UCB,  la satisfaction des équipes reste le meilleur indicateur de réussite.

Nathalie Melloul a reçu de nombreux retours positifs en interne. « Les collaborateurs qui appelaient notre ancienne agence pour réserver leurs voyages le font maintenant eux-mêmes sur Navan », explique-t-elle. « Ils trouvent cela simple et rapide. »

Côté gestion, la transparence et la rapidité de Navan ont changé le quotidien. Pour Ilja Strumane, cette nouvelle solution lui simplifie grandement la vie dans son rôle de manager. « Ce que j'apprécie le plus, c'est la simplicité des rapports », confie-t-elle. « Quand l'équipe me pose une question, je peux lui donner une réponse en moins d'une minute. »

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Navan est une solution de voyage qui intègre pleinement l'IA et est prête pour les défis à venir.

Ilja Strumane

Head of Corporate Services Procurement

L'avenir avec Navan

Pour UCB, le partenariat avec Navan est avant tout une dynamique d’avenir. Plutôt que de se contenter d'un programme de voyage figé, l’équipe mise sur les nouvelles technologies pour améliorer constamment l’expérience des collaborateurs.

Le programme s'inscrit désormais dans une vision à long terme. « Pour moi, l’essentiel est d’avoir un coup d’avance », explique Nathalie Melloul. « C’est une question d’innovation, de digitalisation, et de voir comment l’IA peut être encore mieux intégrée pour aider nos voyageurs. »

Au final, le soutien de la direction d’UCB repose sur des résultats déjà bien concrets. « Si on me demandait si je recommande Navan, je répondrais : "Oui, sans hésitation !" », conclut Ilja Strumane.