Avec Navan, Yahoo simplifie la gestion des voyages et dépenses

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Yahoo

L’entreprise technologique Yahoo transforme en profondeur son fonctionnement en intégrant l’IA, l’automatisation et des interfaces plus intuitives, tant dans ses produits que dans ses opérations internes. 

Dans cette optique, l’entreprise a identifié une opportunité majeure : moderniser la gestion des voyages et notes de frais (T&E) pour ses collaborateurs à travers le monde. Entre les rendez-vous clients, les séminaires d’équipe, les formations et l'intégration des nouveaux arrivants, Yahoo recherchait une expérience capable de réduire les tâches manuelles, de faire gagner un temps précieux aux salariés et d'offrir une visibilité accrue aux équipes chargées du pilotage.

Yahoo souhaitait s’associer à un partenaire technologique capable d’innover en continu à ses côtés.

Avant Navan

Yahoo cherchait une plateforme moderne pour unifier voyages, notes de frais, audit et reporting au sein d’une expérience connectée. L’objectif était de simplifier le quotidien des salariés tout en maintenant le niveau de contrôle, de visibilité et de conformité exigé à l’échelle mondiale.

L’IA et l’automatisation figuraient au cœur des priorités. Yahoo souhaitait une technologie capable d'éliminer les tâches répétitives et d'offrir une expérience plus intuitive, tout en apportant aux équipes financières des données et des outils plus performants pour piloter le programme.

Côté dépenses, un outil d’audit distinct alourdissait les démarches, retardant les déclarations et générant parfois des pénalités de retard. De plus, les managers manquaient de visibilité sur les dépenses après leur approbation.

Yahoo souhaitait optimiser l’expérience utilisateur sans compromettre les contrôles et la conformité exigés par sa direction financière. Une plateforme connectant voyages et notes de frais, s'imposait pour relever ce défi.

Ces priorités ont conduit Yahoo vers Navan.

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Centraliser les voyages et les notes de frais sur une plateforme a rendu l'expérience plus fluide pour les collaborateurs, les deux volets étant parfaitement intégrés.

Beth Burke

Senior Director of Accounts Receivable

Pourquoi Yahoo a choisi Navan

Yahoo a choisi Navan pour sa capacité à regrouper voyages, notes de frais, audit et reporting au sein d'une seule plateforme, tout en s'appuyant sur l'IA et l'automatisation pour offrir une expérience collaborateur plus intuitive. Depuis son déploiement en février 2026, Navan est devenu la solution de référence de Yahoo pour réserver des déplacements professionnels, déclarer des notes de frais ou demander des remboursements. Les salariés bénéficient d'un processus plus fluide pour organiser leurs voyages et gérer leurs dépenses professionnelles.

« Réunir les voyages et les notes de frais sur une plateforme unique a rendu l'expérience globale bien plus simple pour les collaborateurs, car les deux volets fonctionnent en parfaite synergie », explique Beth Burke, directrice principale de la comptabilité clients (senior director of accounts receivable) chez Yahoo.

Les collaborateurs ont accueilli favorablement cette approche personnalisée. Fini la saisie manuelle de zéro : l’automatisation et l’IA de Navan ciblent les informations nécessaires et guident directement l’utilisateur.

« Nos voyageurs adorent cette interface intuitive », souligne Beth Burke. « Navan les guide précisément sur les éléments à fournir, sans devoir recréer un rapport complet. »

Le gain est spectaculaire sur l'hôtellerie : la ventilation détaillée d’un séjour prenait 5 à 10 minutes sur l'ancien outil. Avec Navan, cette étape disparaît et la démarche ne prend plus qu’une minute environ, selon Katherine Glasnapp, responsable globale des notes de frais et cartes d’entreprise chez Yahoo.

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Navan réduit la gestion d'une note d'hôtel de 5 à 10 minutes à une seule minute.

Katherine Glasnapp

Senior Manager, Global Expense Reporting and Corporate Cards

Un partenariat construit pour un lancement rapide

Yahoo a déployé Navan en seulement 3 mois. Face à ce calendrier ambitieux, les équipes de Yahoo et de Navan ont collaboré étroitement pour tenir les délais et garantir le succès du lancement.

Après le déploiement, les deux équipes ont poursuivi ce partenariat en partageant leurs retours, en testant de nouvelles fonctionnalités et en identifiant des axes d'amélioration, pour les utilisateurs et pour les administrateurs.

Depuis le lancement, Yahoo a participé à deux programmes bêta de Navan afin d'éprouver et d'affiner des fonctionnalités inédites, notamment basées sur l'IA :

Boîte de réception: évite les doubles remboursements en rappelant d'attendre la remontée de la transaction American Express avant de déclarer un reçu au comptant.

Réponses suggérées : accélère les échanges pour les auditeurs de Yahoo en leur suggérant des réponses types ciblées.

« Nous sommes ravis de ce partenariat », conclut Beth Burke. « Cette collaboration étroite avec Navan nous a permis d'éliminer plusieurs points de friction et blocages, aussi bien pour nos voyageurs que pour l'équipe en charge des notes de frais. »

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Pour une entreprise mondiale comme la nôtre le devoir de protection est une priorité.

Tom Mesquit

Global Travel Manager

Améliorer le contrôle et la visibilité

Navan a également transformé la gestion des approbations et le suivi des dépenses chez Yahoo. L’entreprise souhaitait offrir aux managers une visibilité continue sur les frais, au-delà de la simple étape de validation.

Grâce à Navan, les managers disposent désormais d’une visibilité permanente sur les dépenses actuelles et passées, sans avoir à approuver chaque transaction. Ils peuvent les coûts en temps réel et s’appuyer sur des données plus complètes pour assurer le pilotage financier.

Yahoo a également préservé ses contrôles de conformité grâce aux règles, alertes et politiques intégrées Navan. « Nous voulions simplifier l'expérience tout en conservant une parfaite maîtrise de nos processus, et Navan a relevé ce défi », précise Beth Burke.

La solution renforce également la coopération avec le service de sécurité interne : en cas d'incident géopolitique ou sanitaire, Yahoo localise immédiatement les collaborateurs concernés, transmet des alertes en temps réel et peut restreindre les réservations vers les zones à risque.

La capacité de Navan à restreindre les destinations et à adresser des messages ciblés aux voyageurs change véritablement la donne », souligne Mesquit. « En tant qu’entreprise internationale avec des déplacements aux quatre coins du monde, le devoir de protection est une priorité absolue. 

Poser les bases d’une transformation continue

La modernisation des voyages et frais professionnels chez Yahoo offre une expérience plus intuitive aux collaborateurs et une meilleure visibilité aux équipes de gestion. En regroupant voyages, notes de frais, audit et contrôle des politiques de dépenses sur une plateforme unique, Yahoo réduit les tâches manuelles tout en conservant le niveau d'exigence requis pour un programme international.

Cette démarche s'inscrit pleinement dans la transformation globale de l'entreprise, qui intègre l'IA et l'automatisation dans ses opérations afin de simplifier et fluidifier le quotidien.

L'équipe de Yahoo résume son expérience avec Navan en trois mots : intuitivité, avant-gardisme et partenariat.

Aux entreprises souhaitant moderniser leur gestion des voyages et notes de frais, Beth Burke conseille de prévoir un temps suffisant pour la planification et le déploiement, mais sa conclusion est sans appel : « Nous recommandons sans hésiter de passer à Navan. »