Kiabi obtient une visibilité complète sur les dépenses en 2 mois avec Navan

Kiabi, leader français du prêt-à-porter, a une présence internationale importante avec plus de 648 magasins dans 37 pays. Le groupe s’appuie sur l'énergie de 10 000 collaborateurs, les fameux « Kiabers », issus de 80 nationalités différentes. Une diversité qui se reflète dans ses besoins en achats indirects extrêmement diversifiés.

Du marketing à l’informatique, de la logistique à l’exploitation des points de vente, Denise Maurice, Indirect Procurement Director du groupe, veille à ce que l'entreprise dispose de toutes les ressources nécessaires à son fonctionnement et à sa croissance. Pourtant, jusqu’à récemment, l’un des piliers stratégiques de son développement passait encore par une gestion traditionnelle, loin des standards du numérique.

Avant Navan

En confiant l’intégralité de sa gestion de voyages à une agence à 100 % hors ligne, Kiabi faisait office d'exception dans le secteur. Alors que l'entreprise est une enseigne moderne et agile, ce fonctionnement créait de véritables goulets d'étranglement, freinant la productivité et exaspérant les équipes. « Nous devions appeler l'agence ou envoyer un e-mail pour chaque déplacement », explique Denise Maurice. Ce processus manuel générait un flux incessant d'échanges de courriels et représentait une perte de temps considérable pour les collaborateurs.

Ce fonctionnement creusait également un fossé entre les propositions de l’agence et les besoins réels des voyageurs. Lorsque les itinéraires suggérés ne correspondaient pas à leur emploi du temps, les collaborateurs finissaient souvent par contourner totalement le protocole officiel. « Faute d’outils pour explorer eux-mêmes les options disponibles, les employés réservaient directement sur des sites grand public plutôt que de passer par l'agence », confie Denise. Cette explosion des réservations hors contrat compromettait la sécurité des voyageurs : en cas d'urgence, l'entreprise se trouvait dans l'incapacité de localiser ou d'assister efficacement ses voyageurs.

Pourquoi Navan

Kiabi avait besoin d’une solution capable de s’adapter à l’envergure de ses équipes tout en instaurant ce que Denise appelle une « liberté encadrée ». L'objectif de ce changement était avant tout de simplifier la vie des Kiabers, afin qu'ils puissent se concentrer sur des missions à valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives.

Navan s’est distingué par son interface intuitive, ses tarifs dynamiques et sa capacité à intégrer les politiques de voyage de Kiabi directement dans l'interface de réservation. La promesse était simple : offrir aux collaborateurs choix et autonomie, tout en garantissant un contrôle rigoureux à l'échelle de l'entreprise.

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« Les collaborateurs ont appris à utiliser Navan rapidement, car la plateforme est très intuitive. »

Denise Maurice

Indirect Procurement Director

Résultats avec Navan

Pour une entreprise de 10 000 collaborateurs, la gestion du changement est généralement un travail de longue haleine. Pourtant, Kiabi a réussi sa transformation digitale en un temps record : le déploiement n'a pris que 52 jours.

Denise décrit une phase d'intégration particulièrement fluide : « Les collaborateurs ont appris à utiliser Navan rapidement, car la plateforme est très intuitive. » Cette facilité de prise en main a été le véritable moteur du changement : les employés ont rapidement délaissé les échanges manuels fastidieux pour adopter une solution 100 % digitale, qu’ils ont plaisir à utiliser.

Deux mois seulement après son lancement, Navan a déjà un impact important tant sur l’expérience des voyageurs que sur le pilotage des achats. « Le taux d'adoption a grimpé en flèche », se réjouit Denise. En plus d’un parcours de réservation simplifié, le système de paiement intégré rend l’ensemble du processus transparent et fluide : les collaborateurs n'ont plus à avancer de frais ni à attendre leurs remboursements.

Par ailleurs, la sécurité des Kiabers a été considérablement renforcée par le dispositif d'assistance 24h/24 de Navan. Ce mélange d'agilité numérique et de présence humaine a instauré un nouveau climat de confiance au sein de l'entreprise. « Pour nos voyageurs, savoir que le support est disponible 24h/24 et 7j/7 est un véritable gage de sérénité », souligne Denise. « Ils ont désormais l’autonomie nécessaire pour modifier leurs trajets via l’application, avec l'assurance de pouvoir solliciter Ava, l'IA de Navan, pour la moindre question. Qu’ils passent par le chat ou par téléphone, cette assistance permanente leur permet de se sentir épaulés en toutes circonstances, partout dans le monde. »

Côté achats, cette visibilité sur les dépenses de voyage change radicalement la donne. « Navan nous offre la transparence en temps réel nécessaire pour négocier de meilleurs tarifs et maîtriser nos coûts », explique Denise Maurice. Elle ajoute : « En tant que responsable des achats, savoir que Navan compare instantanément les prix sur tous les GDS et les plateformes du marché pour nous proposer des tarifs dynamiques est extrêmement rassurant. »

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« Pour nos voyageurs, savoir que le support est disponible 24h/24 et 7j/7 est un véritable gage de sérénité. Ils peuvent désormais modifier leurs trajets via l’application, avec l'assurance de pouvoir solliciter Ava, l'IA de Navan, pour la moindre question. »

Denise Maurice

Indirect Procurement Director

Une transition réussie

En remplaçant une agence traditionnelle aux processus manuels par la plateforme automatisée de Navan en moins de deux mois, Kiabi a donné à ses collaborateurs les moyens de gérer leurs déplacements en toute confiance.

L’équipe Achats, quant à elle, est passée d’une gestion de crise quotidienne à une stratégie proactive, appuyée par un outil garantissant une assistance permanente et une transparence totale des coûts. « Navan est simple d'utilisation : l'outil offre à nos voyageurs l'autonomie qu'ils réclament, tout en assurant à l'entreprise le contrôle dont elle a besoin », conclut Denise.