VEG : 13 % d’économies sur les vols et un déploiement en 60 jours

Région

NORAM : Amérique du Nord

Siège

White Plains, États-Unis

Taille de l'entreprise

Grandes entreprises (>2 500 employés)

Industrie

Santé et bien-être

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Dépenses

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La société Veterinary Emergency Group (VEG), spécialisée dans les soins vétérinaires pour animaux de compagnie, emploie quelques 4 000 salariés dans 65 villes aux États-Unis. Elle a testé plusieurs solutions de gestion des voyages et des notes de frais qui ne répondaient pas à ses besoins. La société projetant une expansion d’envergure, conserver un outil inadapté n'aurait fait qu'aggraver la situation.

Avant Navan : « le chaos »

C’est avec ces mots que Brett Holloway, SVP of Finance chez VEG, décrit la gestion des voyages et des notes de frais de l’entreprise avant Navan.

En ce qui concerne les notes de frais, VEG avait testé Concur et Expensify, mais d’après Brett, ces essais avaient été des désastres. Ces plateformes permettaient uniquement d’effectuer des tâches basiques, comme encoder des notes de frais. « Leur valeur ajoutée était minime ». Il était donc difficile de comprendre la réalité économique sur le terrain et dans les cliniques. De plus, VEG n’utilisait pas de plateforme de gestion des voyages. 

Pour parvenir à contrôler plus efficacement les dépenses et augmenter la conformité aux politiques de voyage, VEG avait besoin d’une nouvelle solution de gestion des voyages et des notes de frais intégrée, capable d’accompagner sa croissance.

L’effet Navan

Lorsque VEG s’est décidé pour Navan, Brett se souvient de processus de vente et d’implémentation simples. Si simple, en fait, que Navan a été déployé en 60 jours seulement.

Navan a simplifié la gestion des voyages et des notes de frais de la société, en lui permettant de centraliser ses opérations administratives. VEG peut désormais configurer ses politiques selon le profil des salariés et s'ils sont amenés à voyager ou non et s’assurer qu’ils dépensent le budget qui leur est assigné. Les tâches administratives sont prises en charge par un seul salarié, et VEG n’a plus besoin d’embaucher d’autres admins ou managers.

Coté notes frais, grâce aux politiques paramétrables de Navan qui s’ajustent de manière proactives, les responsables financiers savent que toutes les notes de frais sont correctement réconciliées et que la politique interne est appliquée. Le résultat ? Moins de va-et-vient entre les salariés, les admins et les managers, et un gain de productivité évident.

En améliorant la conformité, VEG profite aussi d’un meilleur contrôle sur les coûts. Brett a accès en temps réel aux réservations hors politique et peut agir rapidement. Navan offre à VEG une visibilité incomparable sur ses finances.

« Navan supprime tout bonnement les obstacles à notre croissance et nous permet de nous concentrer sur nos objectifs », déclare Brett.

Un choix qui porte ses fruits

Les salariés de VEG se déplacent beaucoup. Heureusement, « nous arrivons à maintenir nos dépenses de voyage a un minimum », explique Brett. « Avec Navan, nous avons économisé des centaines de milliers de dollars ». En effet, VEG économise 13 % rien que sur les vols. 

Cela s'explique en partie par le taux d'adoption de 88 %, l'un des plus élevés de toutes les plateformes utilisées par VEG. De plus, le leakage n'a jamais été aussi bas. « C'est la preuve que Navan fonctionne », souligne Brett. Par ailleurs, les employés utilisent Navan avec plaisir et lui attribue un score NPS de +59, véritable témoignage de la qualité de la plateforme selon Brett.

L’utilisation de Navan dans toute l’entreprise permet à VEG de voir où se trouvent ses salariés et de mieux contrôler ce qu’ils dépensent. « Nos employés voyagent en permanence, il est difficile de prévoir où ils doivent se rendre », explique Brett. Avec Navan, VEG n'a plus à se poser la question.

VEG est promis à un bel avenir : dans les trois à cinq prochaines années, l’entreprise envisage de devenir trois à cinq fois plus grande. « Nous étions découragés d’avance à l’idée de gérer les déplacements professionnels à une telle échelle avec notre solution précédente », confie Brett. « Mais Navan a considérablement réduit la charge administrative potentielle ».

Selon Brett, « Navan est la plateforme idéale. Je n’ai même pas à m’en soucier : tout fonctionne parfaitement. »