LGC : visibilité, reporting durabilité et économies record
Résultats
+31
Score NPS
28 %
économies sur les hôtels
4,5/5
Customer satisfaction rate
Région
EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, NORAM : Amérique du Nord, APAC : Asie-Pacifique
Siège
Guildford (Royaume-Uni)
Taille de l'entreprise
Grandes entreprises (>2 500 employés)
Industrie
Santé et bien-être
Produits
- Navan Voyages d'affaires
- Navan Travel Payments
- Navan Dépenses
LGC est un leader mondial des outils et solutions de sciences de la vie, de diagnostic et d'analyse, fort d'un héritage scientifique de plus de 180 ans. Guidée par sa mission « Science for a Safer World » (La science pour un monde plus sûr), l'entreprise contribue à relever des défis d'envergure internationale, qu'il s'agisse de faire progresser la médecine de précision, de garantir la sécurité alimentaire ou de protéger l'environnement.
Présente dans 14 pays, LGC était confrontée à des difficultés pour gérer ses déplacements de manière cohérente. La multiplicité des prestataires et le manque de supervision limitaient la visibilité sur les déplacements des employés, les dépenses et l'impact environnemental. Afin de soutenir son ambition d'atteindre la neutralité carbone d'ici 2050, LGC recherchait un partenaire offrant des fonctionnalités avancées en matière de reporting et de développement durable.
Avant Navan
Avant Navan, les voyageurs de la plupart des entités de LGC devaient réserver eux-mêmes leurs voyages en ligne, ce qui privait l'entreprise de visibilité sur ses dépenses et compliquait le respect des politiques.
Un petit nombre d'entités faisaient appel à un prestataire de services de voyage traditionnel dont les fonctionnalités en matière d'obligation de diligence étaient limitées. Danielle Sullivan, responsable mondiale des catégories chez LGC, explique : « Nous avions une visibilité minimale sur les lieux de destination et les habitudes de dépenses des voyageurs, ce qui rendait difficile la fourniture d'un soutien et d'une supervision complets. »
Les voyages étant réservés auprès de différentes sources, LGC avait du mal à suivre son impact carbone de manière exhaustive. Compte tenu de son engagement à atteindre la neutralité carbone d'ici 2050, l'accès à des informations plus claires sur les émissions est devenu une priorité, ce qui a poussé LGC à chercher un partenaire proposant des fonctionnalités robustes en matière de reporting des émissions.
Les nombreuses entités de LGC géraient toutes leurs notes de frais différemment, ce qui entraînait une perte de temps considérable. « Certains collaborateurs étant remboursés en tant que fournisseurs et d'autres étaient remboursés via leur paie. De nombreux employés passaient encore par des tableurs pour soumettre leurs notes de frais, ce qui prenait beaucoup de temps », explique Danielle. Il était évident qu'une solution de gestion des dépenses plus moderne et globale était nécessaire.
«
« Nous n'avions quasiment aucune visibilité sur l'emplacement des voyageurs et leurs dépenses. Dans ces conditions, il était difficile de proposer une assistance efficace. »
Danielle Sullivan
Global Category Manager
Pourquoi LGC a choisi Navan
Au cours de la phase d'évaluation, Danielle et l'équipe Achats ont été impressionnés par la carte permettant de localiser chaque voyageur et son itinéraire en temps réel. Toutes les dépenses liées aux voyages sont affichées en temps réel sur la plateforme, ce qui permet à LGC d'établir son budget et son prévisionnel en toute confiance, mais aussi d'identifier les tendances et les éventuels dépassements budgétaires.
Selon Danielle, les fonctionnalités de Navan en matière de développement durable répondaient aux besoins de LGC. La plateforme affiche les données d'émissions pour chaque option de trajet lors du processus de réservation, ce qui permet aux voyageurs de choisir des itinéraires moins polluants.
L'équipe Achats peut quant à elle mettre en œuvre des politiques de réduction des émissions sur la plateforme, par exemple en empêchant les voyageurs de voyager en classe affaires, sauf sur les vols d'une certaine durée.
La possibilité d'adopter la solution automatisée de gestion des notes de frais de Navan, qui permet une gestion centralisée des voyages d'affaires et des notes de frais sur une seule et même plateforme, a été un facteur décisif pour LGC.
L'effet Navan
Avec Navan, l'équipe de Danielle bénéficie désormais d'une « bien meilleure visibilité, et les tableaux de bord en temps réel sont d'une précision incroyable », explique-t-elle. Les responsables hiérarchiques peuvent voir à tout moment où se trouvent leurs équipes, et connaître leurs frais de voyage au centime près.
Grâce aux outils de reporting détaillés de Navan, LGC peut identifier les itinéraires et les départements qui génèrent le plus d'émissions et adapter ses politiques de voyage en conséquence. Cela permet à l'entreprise de prendre des décisions fondées sur des données factuelles qui contribuent à réduire les émissions tout en continuant à répondre à ses besoins.
« Les fonctionnalités de reporting durabilité de Navan sont exceptionnelles. Nous sommes passés d'une absence totale de données sur les émissions à des analyses en temps réel à l'échelle globale, dont des données granulaires sur chaque département et chaque itinéraire. Nous sommes désormais en mesure de prendre des décisions basées sur des données », déclare Jim Ormond, Group Environmental and Social Governance Manager.
LGC a désormais déployé Navan Expense dans toutes ses entités à l'international. Le programme combine plusieurs options de paiement pour répondre à différents besoins, notamment Navan Connect (qui permet de connecter des cartes d'entreprise Visa, Amex ou Mastercard à la plateforme), les cartes Navan et la possibilité pour les employés d'utiliser leurs propres cartes et de soumettre leurs notes de frais après coup. Cette flexibilité permet à LGC de bénéficier du contrôle en temps réel, de la visibilité et des processus rationalisés de Navan sans limiter le choix, garantissant ainsi une expérience fluide tant pour les voyageurs que pour les équipes Finance.
Bien que les économies n'aient pas été la principale motivation de LGC lors du changement de prestataire, elles sont aujourd'hui un avantage très apprécié : « Les économies mensuelles réalisées ont largement dépassé nos attentes. Cela représente un énorme avantage pour nous. L'année dernière, nos économies ont été considérables », confie Danielle.
LGC économise aujourd'hui 29 % sur les hôtels et 14 % sur les vols, ce qui se chiffre en plusieurs centaines de milliers d'euros.
LGC étant une entreprise internationale implantée sur plusieurs continents, Danielle s'attendait à ce que l'ajout de nouvelles succursales à la plateforme soit une tâche complexe.
Mais c'est tout le contraire qui s'est produit : « Du point de vue de l'évolutivité, l'ajout d'une entité juridique et de nouveaux utilisateurs à la plateforme est extrêmement simple. C'est un vrai plus pour les administrateurs, mais aussi pour les voyageurs, qui peuvent facilement s'inscrire sur la plateforme et réserver leurs déplacements. Les retours ont été très positifs. »
Les employés de LGC ont rapidement été convaincus par les avantages de Navan, comme le suggère le score NPS de +31. « Navan est facile à utiliser, j'y trouve toutes les options de voyage dont j'ai besoin et peux réserver mes déplacements de A à Z en quelques minutes », explique Jack Martin, Head of Group Procurement.
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« Les économies mensuelles réalisées dépassent largement nos attentes. Cela représente un avantage énorme. L'année dernière, elles ont été considérables. »
Danielle Sullivan
Global Category Manager
Les avantages de LGC avec Navan
- Garantissent le devoir de diligence grâce à la localisation des voyageurs en direct et à une assistance améliorée, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
- Utilisent des outils de reporting durabilité avancés pour suivre les émissions et optimiser leurs politiques
- Accèdent à toutes les dépenses de voyage de l'entreprise en temps réel sur un tableau de bord centralisé
- Réservent des voyages à partir d'un vaste inventaire sur une plateforme intuitive
- Obtiennent de l'aide dès qu'ils en ont besoin directement sur l'application ou par téléphone
- Ont la possibilité de choisir des options de voyage à faibles émissions
Vers l'avenir
Maintenant que Navan est déployé dans toutes les entités de LGC, l'équipe de Danielle se concentre sur l'optimisation du programme pour maximiser l'adoption. L'aspect centralisé de la solution apporte déjà plus de visibilité et d'efficacité, et l'entreprise cherche à s'appuyer sur ces bases pour dégager encore plus de valeur. « Nous sommes impatients de voir comment nous pouvons affiner et améliorer notre utilisation de Navan afin de continuer à réaliser des économies et d'offrir une meilleure expérience à nos voyageurs », déclare Danielle.