Flowdesk : un gain d’efficacité grâce au tout-en-un avec Navan

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

Paris

Taille de l'entreprise

Petites et moyennes entreprises (1-800 employés)

Industrie

Finance, Tech

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Dépenses
• Navan Travel Payments

Flowdesk est une fintech spécialisée dans les liquidités numériques, fournissant des outils technologiques pour aider ses clients à gérer leurs liquidités sur les marchés financiers. En pleine expansion internationale, avec des bureaux à Paris, Singapour et aux États-Unis, l’entreprise multiplie les déplacements professionnels. Dans ce contexte, la gestion des voyages d’affaires est rapidement devenue stratégique : pour reprendre le contrôle sur ses coûts, assurer une logistique efficace et disposer d’une visibilité complète sur chaque déplacement, l’entreprise s’est tournée vers une solution T&E tout‑en‑un.

Avant Navan

Avant Navan, Flowdesk disposait d’un outil côté Travel, mais chaque entité gérait ses notes de frais avec son propre système : un cauchemar pour la visibilité sur les budgets et l’accès aux données. Les outils en place étaient loin de fournir un service efficace, et l’entreprise n’avait pas le sentiment de faire de réelles économies.

Flowdesk cherchait un outil capable d’offrir une expérience supérieure aux voyageurs tout en optimisant les coûts. Le premier moteur du changement est venu d’outre-Atlantique : la filiale américaine voyait son contrat avec sa solution de remboursement des notes de frais arriver à expiration. La société a donc décidé de se mettre en quête d’un système unique pour toutes ses entités pour unifier sa gestion financière. 

Parallèlement, les plaintes sur l’outil Travel précédent se multipliant, il a été demandé à l’équipe Finance de trouver un outil tout-en-un pour gérer les voyages d’affaires et les notes de frais. 

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« Tout au long de cette transition, l’équipe de Navan a été extrêmement disponible et a fait un travail remarquable. »

Géraldine Adjadj

Group Financial Controller

Pourquoi Navan

Pour optimiser la gestion de ses voyages d’affaires, la société recherchait avant tout une plateforme simple d’utilisation pour maximiser son adoption et limiter au maximum le leakage. L’UX de Navan a été testée en profondeur en amont, et des voyageurs fréquents ont été impliqué dès le début : « ils ont été satisfaits par l’outil, et convaincus par l’application intuitive et simple d’utilisation ».

La qualité du support client a aussi été un critère déterminant, Flowdesk ayant beaucoup de retours négatifs à ce sujet. « Le support client de Navan a vraiment fait la différence. Les voyageurs se sentent accompagnés. Les agents ne nous lâchent pas tant que le problème n’est pas résolu, et comprennent le stress lié aux voyages », explique Géraldine. 

Navan a accompagné l’entreprise à chaque étape de cette prise de décision, et a élaboré des cas d’usage personnalisés à 100 % à ses besoins (vols long-courrier, voyages multi-destinations). Les capacités du support client ont été évaluées : « l’équipe de Navan a été extrêmement disponible et a fait un travail remarquable », confie Géraldine. La précision du reporting et l’amélioration de l’accès aux données ont également été décisifs, l’équipe Finance ayant jusque-là souffert d’un manque de visibilité lié à l’utilisation de plusieurs outils.

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« Navan se distingue par l’excellence de son service client. Leurs équipes dédiées ont une parfaite maîtrise de la solution et nous apportent un soutien de grande qualité. »

Géraldine Adjadj

Group Financial Controller

L’effet Navan

Workflows automatisés et prise en main rapide

Grâce au système d’approbation intégré, Navan réduit considérablement le flux de validation par la Finance et soulage les équipes, auparavant forcées de passer en revue 100 % des réservations. Ufuoma Ogagarue, FP&A Manager chez Flowdesk, note un réel gain d’efficacité : « les réservations conformes sont automatiquement validées. Nous gagnons un temps précieux et pouvons nous concentrer sur celles qui requièrent vraiment notre attention », explique-t-elle. De même, les politiques dynamiques offrent une flexibilité sans précédent. Elles permettent aux collaborateurs de réserver leurs voyages en toute autonomie, où qu’ils soient dans le monde. Ces derniers mois, l’entreprise a pu observer une nette amélioration de la conformité, preuve que l’autonomie responsabilise les voyageurs plutôt que d’encourager les comportements abusifs.

La plateforme a été rapidement adoptée par les voyageurs fréquents, ce qui a considérablement amélioré la qualité et la précision des données de voyage. Ils apprécient l’aspect intuitif de l’outil, facile à prendre en main même sans accompagnement. 

Grâce aux fonctionnalités d’organisation d’événements de Navan, Flowdesk est capable d’anticiper les coûts d’un événement et de réagir immédiatement en cas de dépassement budgétaire. L’équipe Finance a la main sur tous les paramétrages et peut modifier elle-même les politiques, ce qui lui permet de gagner en flexibilité et réactivité. 

Une visibilité totale, du paiement à la comptabilité

Côté Expense, les voyageurs soumettent leurs notes de frais au fur et à mesure, ce qui réduit les délais de traitement des notes de frais et améliore la visibilité : « on sait combien le voyage nous a coûté et on connaît son ROI avant même que le voyageur soit rentré ». Par ailleurs, Navan rembourse automatiquement les salariés et le nombre de tâches manuelles a beaucoup diminué. 

Géraldine a aussi été bluffée par le système de soumission des notes de frais : grâce à la reconnaissance optique, les informations capturées sont correctes et le processus de soumission est beaucoup plus rapide.

Navan facilite également la gestion de toutes les écritures comptables et améliore la qualité des reportings. Avant, Géraldine et son équipe devaient créer des imports sur Excel et transférer manuellement les données. Aujourd’hui, Navan est intégré directement à l’ERP de Flowdesk et toutes les écritures comptables sont synchronisées automatiquement. L’accès centralisé aux données est aussi un avantage indéniable. Selon Ufuoma, « les rapports que nous proposons grâce aux données en temps réel disponibles sur Navan sont beaucoup plus qualitatifs. Ils nous aident à effectuer le prévisionnel et établir notre budget, car nous sommes en mesure de détecter les tendances ».

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« Avant Navan, trier et nettoyer les données nous prenait 2 à 3 jours. Grâce aux tableaux de bord de Navan, nous les obtenons en quelques secondes. »

Ufuoma Ogagarue

FP&A Manager

Flowdesk a implémenté les cartes d’achat de Navan, offrant désormais une solution de paiement aux bureaux des États-Unis qui n’en disposaient pas auparavant. La société propose aussi des cartes physiques à certains salariés qui voyagent beaucoup afin de fluidifier encore davantage le processus. Ces voyageurs génèrent leurs propres cartes directement sur Navan - un autre facteur d’autonomie et de flexibilité.

L’avenir avec Navan

Flowdesk poursuivant son expansion internationale, son budget voyage augmente de manière constante. Il est donc crucial pour l’entreprise de disposer d’informations précises et de savoir exactement combien coûte chaque déplacement. Pour cela, elle continuera de s’appuyer sur Navan, et souhaite d’ailleurs étendre l’accès à l’outil à davantage d’utilisateurs pour maximiser son adoption.

Navan s’est imposé comme un outil du quotidien, à la fois simple et agréable à utiliser, comme en témoignent un score NPS de +65 et un fort taux d’adoption par les voyageurs. « À la Finance, nous en sommes très satisfaits. Si c’était à refaire, nous ferions exactement pareil », affirme Géraldine.