Solina : une gestion harmonieuse des voyages d’affaires à l’international
Résultats
80 %
adoption de l'application mobile
4,4/5
Score CSAT
321k €
économies sur les 10 premiers mois
Région
EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, LATAM : Amérique latine, NORAM : Amérique du Nord, APAC : Asie-Pacifique
Siège
Paris
Industrie
Alimentation
Produits
- Navan Travel Payments
- Navan Voyages d'affaires
Depuis 1988, Solina élabore des solutions culinaires sur-mesure pour les fabricants d’aliments salés et sucrés du monde entier. Devenue aujourd’hui un partenaire majeur de l’agroalimentaire, l’entreprise est implantée dans 20 pays, répartis entre l’Europe, l’Amérique du Nord, l’Amérique du Sud, l’Asie ainsi que l’Afrique du Sud.
Cette croissance rapide, portée par des acquisitions et une couverture internationale, s’est accompagnée de nombreux enjeux, parmi lesquels la gestion des déplacements de ses collaborateurs. En 2023, le besoin urgent d’une solution unifiée conduit Solina à faire confiance à l’expertise de Navan pour accompagner son expansion.
Avant Navan
Pendant près de quinze ans, Solina s’est appuyé sur plusieurs outils pour gérer ses déplacements, en plus d’une agence de voyages d’affaires traditionnelle dont les limites se sont rapidement révélées face à l’essor du groupe. Gestion globale, réactivité du service client, prise en charge de différentes devises : autant de besoins devenus cruciaux et auxquels une gestion fragmentée ne parvenait pas à répondre.
La visibilité réduite sur les données liées aux voyages compliquait le suivi des budgets et freinait une prise de décisions éclairées en matière de gestion des déplacements. En cas de problème, les voyageurs ne pouvaient contacter l’assistance que sur des plages horaires réduites, alors même que l’entreprise opère sur plusieurs fuseaux.
Ces limitations appelaient un changement radical : Solina devait trouver une solution à la hauteur de ses ambitions internationales.
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« L’une des forces de Navan, c’est de pouvoir y intégrer notre propre politique voyage : l’outil s’intègre à notre culture et à nos équipes. »
Katja Vauken
Executive Assistant & Group Event Manager
L'effet Navan
Chez Solina, près de 1 000 collaborateurs voyagent régulièrement, que ce soit pour rencontrer des clients, coordonner des projets ou se rendre dans l’une de ses filiales implantées sur différents continents. Le défi était donc de trouver une solution multilingue et disponible 24/7 pour épauler les voyageurs sur le terrain, quelle que soit la situation.
Solina a opté pour une politique de voyage « soft » : si l’employé dépasse le plafond autorisé, son responsable est automatiquement alerté par mail. L’organisation du voyage peut ainsi se poursuivre sans blocage.
Cette approche favorise la flexibilité tout en garantissant une visibilité accrue sur les données de déplacement : chaque responsable reçoit tous les mois un rapport détaillant les statistiques de voyage de son équipe. Une transparence qui encourage la responsabilisation de chacun, sans que les employés se sentent surveillés.
De plus, ces derniers gagnent des Rewards à utiliser pour leurs voyages personnels lorsqu’ils optent pour des hôtels économiques. Ces récompenses sont entièrement financées par Navan, Solina ne profite que des économies réalisées.
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« Navan est très novateur : la solution évolue en même temps que nos besoins. »
Katja Vauken
Executive Assistant & Group Event Manager
L’implémentation de Navan ne s’est pas résumée à une simple mise en service. Solina a opté pour une démarche méthodique, basée sur un accompagnement sur mesure des
collaborateurs.
Le déploiement a débuté en décembre 2023 avec des sessions de formation élaborées à partir des réalités du terrain, dans un format immersif pour permettre aux collaborateurs de tester la solution et de se confronter en direct à différents cas de figure.
Un climat de confiance et un dialogue ouvert a ainsi pu être établi avec les équipes. « Solina adopte régulièrement de nouveaux outils. Il était important que les collaborateurs comprennent les raisons pour lesquelles nous avons choisi Navan, et nous y sommes parvenus », souligne Katja Vauken.
Résultat : une adoption fluide, porté par l’adhésion collective.
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« Les équipes en charge du projet étaient très engagées, tant du côté de Navan que de celui de Solina. »
Eric Filliat
Director of Human Resources
Le succès de la prise en main de Navan repose également sur une synchronisation sans couture aux systèmes informatiques et comptables de Solina. L’implication de la fonction IT dès le début du projet a été primordiale afin d’assurer la sécurité des données, de connecter Navan aux outils internes et de gérer les accès via SSO.
« Navan fait aujourd’hui partie des outils du groupe Solina. Pour les utilisateurs, l’organisation comme la gestion des voyages se fait depuis un seul et même endroit. », explique Katja Vauken.
Parallèlement, le système RH pré-existant a été soigneusement intégré. Un point essentiel dans un contexte de développement rapide à l’international, avec l’arrivée régulière de nouveaux collaborateurs et la création de nouvelles entités. Ici encore, Navan s’est adapté aux spécificités de Solina, permettant une gestion des contraintes locales, notamment en matière de paiement, afin d’assurer rigueur et conformité.
Cette coordination étroite entre les équipes IT, RH, et opérationnelles illustre la maturité du projet et l’attention particulière portée à la sécurité, à la conformité et à l’efficacité des processus.
Le groupe bénéficie désormais d’un écosystème numérique unifié, flexible et tourné vers l’avenir.
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« Navan est un partenaire qui partage nos valeurs, en particulier cette culture du client, de l’innovation et de la responsabilité. »
Eric Filliat
Director of Human Resources
Avec l’implication étroite de l’équipe RH, Navan a permis à Solina de responsabiliser ses voyageurs grâce à une plateforme en libre-service intuitive et une assistance réactive, qui permettent une grande autonomie aux utilisateurs.
Grâce à un travail d’écoute et une collaboration étroite entre Navan et Solina, la solution est entièrement adaptée aux spécificités locales et s’adapte aux besoins réels des utilisateurs, notamment grâce aux sessions de Q&A interactives organisées tous les six mois.
En intégrant les retours des utilisateurs pour déterminer les axes d’amélioration, Navan a su accompagner efficacement la transition du groupe Solina vers une gestion des voyages plus harmonieuse. Aujourd’hui, Solina profite de processus optimisés tout en conservant une culture d’entreprise authentique et proche de l’humain. C’est un pari réussi !