Navan, partenaire de confiance dans l'expansion de SumUp à l'international

La fintech britannique SumUp aide plus de quatre millions de petites entreprises à gérer leurs paiements et leurs finances partout dans le monde. Avec des bureaux sur 4 continents et une culture d’entreprise qui place l’humain au cœur de l’organisation, SumUp avait besoin d’un partenaire de gestion des voyages et des notes de frais qui permette à ses employés de participer régulièrement à des séminaires et des voyages en équipe.

Un choix évident

SumUp recherchait à la fois la meilleure solution du marché et un partenaire qui partage le même goût pour l’innovation technologique et les rencontres en présentiel. Le fit culturel avec Navan a été une évidence. 

La solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais a permis de rationaliser les processus de SumUp, auparavant complexes et rattachés à des solutions disparates, et de les rassembler sur une seule et même plateforme simple d’utilisation.

SumUp souhaitait aussi une solution qui permette aux employés de réserver leurs voyages et à l’entreprise d’obtenir facilement des données sur la performance du programme. L’outil en libre service et les tableaux de bord intuitifs de Navan répondaient à ces exigences.

«

« Nos solutions précédentes étaient complexes, disparates et peu intuitives. »

Victoria Tuong

Senior Talent Acquisition Partner

Avant Navan

De multiples outils et des processus complexes

Avant Navan, SumUp utilisait trois solutions différentes pour gérer ses voyages et ses notes de frais, ce qui rendait les processus longs et complexes. Les employés perdaient du temps à effectuer des tâches manuelles plutôt qu’à se concentrer sur des missions plus stratégiques. 

Les réservations de voyages prenaient du temps et un grand nombre d’entre elles se faisaient en dehors de la plateforme, et le processus de gestion des notes de frais était rébarbatif.

L’équipe Finance n’avait pas de visibilité sur les dépenses et recevait les notes de frais avec beaucoup de retard. Daniel Mitev, Accounting Supervisor, se souvient que c’était « un cauchemar ». L’équipe de Daniel manquait cruellement de données de qualité pour optimiser les performances du programme, et passait à côté de vraies économies.

L' « l’effet Navan »

En à peine plus de six mois, SumUp observe déjà de vrais progrès dans sa gestion des voyages et des notes de frais.

L’implémentation rapide et les trainings admins et utilisateurs ont permis à SumUp d’optimiser ses processus rapidement et d’observer des résultats rapides. Grâce à l’intégration de Navan avec Workday, le logiciel SIRH utilisé par SumUp, les données ont mises à jour automatiquement et en temps réel, évitant ainsi aux comptables d’avoir à entrer les données manuellement. 

Avant tout, avec une expérience utilisateur de qualité, les employés « ont plaisir à utiliser la plateforme, puisqu’elle améliore leur qualité de vie au travail », explique Victoria Tuong, Senior Talent Acquisition Partner. Cela se reflète sur le score NPS (47) et l’augmentation significative du taux d’adoption de la plateforme (de jusqu’à 23 %).

Les avantages de Navan

Au sein de la société, de nombreuses équipes récoltent les fruits de l’implémentation de la solution intégrée et transparente de Navan :

Les voyageurs :

• Réservent leurs voyages en quelques clics 
• Accèdent à un inventaire fourni
• Profitent du cadre clair de politiques facilement accessibles et adaptées à leur poste
• N’ont plus à remplir de rapports de notes de frais manuellement

L’équipe Finance :

• Accède aux dépenses en temps réel
• Peut analyser les données de façon granulaire
• Obtient des informations précises sur la performance du programme

Les travel managers :

• Peuvent suivre la performance du programme et ajuster les politiques de voyage en temps réel
• Observe un taux d’adoption de la plateforme plus élevé

L’équipe Comptabilité :

• Profite des avantages de processus automatisés de bout en bout : plus de rapports de notes de frais manuels, plus besoin de réclamer aux voyageurs les reçus ou les informations manquantes

Vers l’avenir

Après 6 mois d’utilisation et des bénéfices rapides, l’objectif de SumUp est désormais d’optimiser la totalité de leur programme de gestion des voyages et des notes de frais. Pour ce faire, l’entreprise compte :

• Utiliser les données issues des tableaux de bord pour optimiser les politiques de voyage et faire encore plus d’économies
• Implémenter Navan pour tous les employés de SumUp dans le monde entier (la solution est actuellement utilisée par les employés des zones EMEA et US).
• Continuer à booster l’adoption de la plateforme en promouvant le programme Navan Rewards auprès des employés.

Utiliser Ava, l’intelligence artificielle de Navan qui permet d’identifier facilement les opportunités d’économies.