Navan : une gestion T&E harmonieuse pour SoundCloud
Résultats
15 %
économies sur les hôtels
18 %
économies sur les vols
4,6/5
score CSAT
Région
EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique
Siège
Berlin
Taille de l'entreprise
Entreprises de taille intermédiaire (800-2 500 employés)
Industrie
Médias et divertissement
Produits
- Navan Voyages d'affaires
- Navan Cartes corporate
- Navan Dépenses
- Navan Travel Payments
SoundCloud est une plateforme de streaming de musique qui permet aux artistes de partager et de distribuer leur musique directement auprès des auditeurs. Fondée en 2007, avec un siège à Berlin et des bureaux à New York, Los Angeles et Londres, SoundCloud connecte des millions d’utilisateurs actifs à des artistes émergents et établis dans le monde entier.
Désireuse d’optimiser ses processus, l’entreprise a choisi Navan pour unifier sa gestion des voyages et des notes de frais, offrant ainsi une expérience sans couture à ses voyageurs comme à son équipe Finance.
Avant Navan
Avant Navan, la gestion T&E de SoundCloud se reposait sur un ensemble de plateformes et de processus disparates. Chaque région avait sa propre approche et utilisait des outils de réservation et des systèmes de gestion des notes de frais différents, ce qui devenait de plus en plus complexe à mesure de l’expansion de l’entreprise.
Petit à petit, cette fragmentation a généré des inefficacités et complexifié le reporting. Les processus internes s’en voyaient ralentis, effet renforcé par la croissance à l’international soutenue de SoundCloud. « Face à cette croissance, nous recherchions un moyen d’unifier nos outils et nos processus à l’international », explique Zeno de Cock, Director of Accounting chez SoundCloud.
«
« Nous cherchions une solution tout-en-un, capable de répondre aux besoins en déplacement et en gestion des dépenses de collaborateurs répartis dans le monde entier, d’offrir une vue d’ensemble sur les dépenses et de s’adapter au rythme de notre croissance. »
Zeno de Cock
Director of Accounting
Pourquoi SoundCloud a choisi Navan
En optant pour Navan, l’objectif de SoundCloud était d’optimiser et de simplifier tous les processus liés à la gestion des voyages et des notes de frais, pour les équipes comptables comme pour les voyageurs fréquents.
Pour le département comptabilité, les tâches manuelles comme la vérification des reçus, le traitement des notes de frais et la correction des écarts devenait de plus en plus chronophages, d’autant plus que l’effectif de SoundCloud était en constante augmentation.
Navan est apparu comme la solution adéquate : en centralisant toutes les informations sur un seul système, elle élimine les tâches répétitives, permet un processus d’approbation plus efficace, et réduit le risque d’erreurs humaines et la charge administrative. « Il devenait urgent d’alléger les processus pour mon équipe comme pour les collaborateurs qui se déplacent souvent pour le travail », confie Zeno.
L’interface simple de Navan et la centralisation des offres de voyage a joué un rôle important lors du processus de sélection de la plateforme. SoundCloud voulait permettre aux employés de réserver leurs vols, hôtels, trains et voitures de location sur un seul outil. L’entreprise souhaitait aussi simplifier le traitement des notes de frais en profitant des fonctionnalités de gestion des notes de frais de Navan comme la capture automatique des reçus et la visibilité en temps réel sur les dépenses. Avec Navan, SoundCloud était certain de faire gagner du temps à ses employés et de simplifier la gestion des notes de frais. La plateforme leur permet désormais de se concentrer pleinement sur leurs missions sans devoir jongler avec des tâches logistiques.
Enfin, SoundCloud recherchait une solution tout-en-un afin d’augmenter la conformité à ses politiques internes et d’accéder à données claires et cohérentes, qui soit accessible dans le monde entier et capable d’optimiser les processus de gestion des voyages et notes de frais pour toutes les parties prenantes.
«
« Avec Navan, l’équipe comptabilité accède à toutes les données dont elle a besoin directement depuis la plateforme. »
Zeno de Cock
Director of Accounting
L’effet Navan
Navan a permis d’améliorer l’ensemble de l’expérience voyageur. Désormais, les employés de SoundCloud peuvent réserver leurs déplacements en quelques clics seulement et accéder à un vaste inventaire d’hôtels, de vols, de trains et de voitures de location, qui correspond vraiment à leurs besoins et à leur emploi du temps.
Grâce aux politiques intégrées, ils identifient facilement les options qu’ils peuvent réserver, ce qui réduit la charge de travail liée à l’approbation des réservations.
« C’est un outil très facile à utiliser pour les voyageurs », explique Zeno. « Il suffit d’ouvrir l’application, d’entrer ses dates et sa destination. Les filtres et les outils de recherche sont très faciles à prendre en main ». Les cartes corporate de Navan sont aussi un véritable avantage : elles permettent aux employés de régler leurs dépenses sur place sans avoir à avancer les frais. Zeno est conquis : « les cartes fonctionnent toujours. Avec d’autres fournisseurs, ce n’était pas toujours le cas ».
L’un des plus gros avantages dont profite SoundCloud depuis l’implémentation de Navan, c’est la réduction considérable du nombre de tâches administratives grâce aux automatisations de la plateforme. « 75 % des transactions sont pré-approuvées. Pour mon équipe, cela fait une énorme différence », explique Zeno. Navan réduit le nombre d’approbations manuelles nécessaires et simplifie le processus global.
« Les politiques proactives changent tout. Mon équipe a confiance dans le système et n’a plus à vérifier chaque transaction. Nous gagnons un temps précieux que nous pouvons consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
La plateforme catégorise aussi automatiquement les notes de frais, ce qui augmente l’exactitude des données. « Quand vous réglez la note au restaurant, la carte reconnaît la catégorie de commerçant et attribue automatiquement le budget correspondant à la transaction », ajoute-t-il. Ces innovations accélèrent considérablement le processus de gestion des notes de frais de SoundCloud.
L’approche unifiée de Navan simplifie la soumission des notes de frais et centralise les données de dépense sur une seule plateforme simple d’utilisation.
Grâce à l’automatisation de ces étapes clés et la centralisation des approbations, l’équipe comptabilité de SoundCloud peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
«
« Nous n’avons plus à vérifier les notes de frais une par une, au fur et à mesure qu’elles arrivent. Nous faisons deux ou trois vérifications par mois, tout au plus. »
Zeno de Cock
Director of Accounting
Vers l’avenir
En continuant d’optimiser les processus administratifs dont il est responsable, Zeno espère permettre à tous les collaborateurs de se concentrer sur des missions plus impactantes pour l’entreprise.
Grâce à une collaboration étroite avec l’équipe de Navan, SoundCloud entend optimiser encore davantage sa gestion T&E. « Si Navan continue à se développer sur ce modèle, comptez-moi parmi vos fans ! », dit Zeno. Selon lui, l’innovation constante et les optimisations produit sont essentielles au maintien d’un taux d’adoption élevé parmi les utilisateurs.
Avec Navan, SoundCloud a posé les bases d’une gestion intégrée et évolutive des voyages et des notes de frais, harmonisée entre toutes les régions et qui évolue en même temps que ses besoins.