Avec Navan, Shop Pharmacie structure et optimise sa gestion des voyages d’affaires

Tout a commencé en 2001, lorsqu’une pharmacie traditionnelle de Cologne a décidé d’ouvrir sa boutique en ligne pour continuer à proposer ses produits et services à sa clientèle en dehors des horaires d’ouverture. L’entreprise, dont le siège est basé à Sevenum aux Pays-Bas, est aujourd’hui devenu la plus grande pharmacie en ligne d’Europe. Suite à un rebranding en 2023, elle est désormais connue sous le nom de Redcare Pharmacy.

Du fait de sa croissance rapide et de l’ouverture de nouveaux bureaux en Allemagne, en Autriche, en France, en Belgique, en Pologne, en Italie, aux Pays-Bas et en Suisse, les besoins en voyages de la société ont beaucoup augmenté. Carmen Herkenrath, Executive Management Manager en charge de la gestion des voyages d’affaires chez Redcare Pharmacy, cherchait la solution idéale pour accompagner ce développement. L’objectif ? Obtenir une transparence et un contrôle maximal sur les coûts et les déplacements des collaborateurs.

Avant Navan

Avant le lancement de Navan, les employés réservaient leurs voyages d’affaires sur différentes plateformes en fonction de leurs préférences personnelles, sans forcément prendre en compte les politiques internes. Les frais engagés n’étaient remboursés qu’après la soumission de rapports de notes de frais. Ce processus manuel et fastidieux générait une perte de temps conséquente et un manque de visibilité sur toutes les dépenses de voyage.

Désireuse d’optimiser la gestion des voyages d'affaires en optant pour une plateforme innovante, la société a toutefois été confrontée à un tout nouveau défi : trouver un logiciel de gestion des voyages qui réponde à ses besoins numériques tout en conservant l'agilité nécessaire pour une entreprise de cette taille, en particulier chez les fournisseurs traditionnels.

Pourquoi Navan

Un bouche à oreille qui tient ses promesses

C’est grâce à une recommandation que Carmen Herkenrath a découvert Navan. Dès les premiers échanges, les avantages de la solution ont séduit l’entreprise : elle pouvait non seulement répondre à ses besoins existants, mais aussi grandement simplifier les processus de réservation et de gestion. 

Carmen a été convaincue par la simplicité d’utilisation de la plateforme, ses capacités de reporting et d’analyse des données et la visibilité en temps en réel qu’elle permet. La décision était prise, et il n’était plus nécessaire d’étudier d’autres partenaires potentiels.

Les craintes liées au fait que Navan soit une entreprise américaine ont rapidement été balayées. Pour les collaborateurs des équipes Achats et IT, qui voyagent en grande majorité en Allemagne ou en Europe, l’offre ferroviaire disponible sur Navan était parfaitement adaptée.

Navan a su faire la différence grâce à ses connaissances du marché local, mais aussi grâce à son orientation stratégique en Allemagne, où l’entreprise possède l’un de ses sièges sociaux.

Pour Shop Pharmacie, le fait d’avoir une interlocutrice désignée fait également la différence. Miriam, avec qui l’entreprise collabore étroitement et a développé une véritable relation de confiance, fait en sorte d’adapter les paramètres de la plateforme aux besoins individuels de son client et propose de manière proactive des mesures visant à optimiser la gestion des voyages lors d’appel en visioconférence réguliers. 

L’ « effet Navan »

Structurer et optimiser la gestion des voyages d’affaires

En l’espace de neuf mois, Shop Apotheke a non seulement simplifié sa gestion des voyages d’affaires, mais aussi obtenu des résultats mesurables. Pour pouvoir repenser les processus liés à la gestion des déplacements professionnels, il était crucial d’obtenir des données précises sur les coûts de voyage et lesdits déplacements. 

Avec le lancement de Navan, Shop Apotheke a rendu obligatoire la réservation de tous les voyages sur la plateforme. Les frais engagés pour des réservations effectuées hors plateforme ne sont plus remboursés, sauf exception.

La direction a entièrement soutenu Carmen Herkenrath lors de la mise en œuvre de cette mesure visant à augmenter la conformité. Le résultat ? Le nouveau système a été  immédiatement accepté, avec un taux d’inscription de 83 % auprès des employés. Les retours des voyageurs sur Navan sont extrêmement positifs, ce qui se traduit par un taux d’adoption de 71 % pour l’application mobile. 

Auparavant, la documentation des coûts de voyage se faisait manuellement et était souvent incomplète, car elle se basait sur le rapprochement de données de transaction individuelles. Aujourd’hui, grâce à la centralisation des données de voyage et des transactions sur la plateforme Navan, ces données sont disponibles en temps réel en un seul et même endroit. De plus, les tableaux de bord de Navan permettent à l’entreprise d’identifier d’éventuelles opportunités d’économies et de mettre des mesures effectives en place. En neuf mois, Shop Pharmacie a ainsi réalisé 20 % d’économies sur les vols et 13 % sur les hôtels*.

Depuis que les collaborateurs utilisent Navan, Carmen économise en moyenne une heure de travail par jour. Elle n’a plus à effectuer elle-même les réservations au nom d’autres voyageurs (qui ne voulaient plus avancer de frais) et peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Vers l’avenir

Des voyages plus durables 

Shop Pharmacie accorde de plus en plus d’importance à la durabilité des voyages d’affaires, et essaie notamment d’éliminer au maximum les réservations de vols intérieurs. Sur des distances courtes, les employés sont tenus d’opter pour des trajets en train plutôt que des vols.

Les fonctionnalités produit de Navan soutiennent cette démarche, puisque la plateforme propose de manière proactive des alternatives plus durables directement sur l’écran de recherche, et permet aux administrateurs d’ajuster et de personnaliser les politiques de voyage internes pour favoriser les comportements plus éco-responsables.