Navan transforme le quotidien de l’équipe Finance de PayFit

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

Paris, France

Taille de l'entreprise

Entreprises de taille intermédiaire (800-2 500 employés)

Industrie

Tech, Finance

Produits

• Navan Voyages d'affaires

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Si une entreprise entend bousculer le marché des logiciel SaaS, c’est bien PayFit. Le spécialiste de la gestion de paie s’est donné pour mission de simplifier les processus RH des PME et a réussi à s’imposer sur son segment depuis sa création en 2015. Avec des bureaux à Paris, Londres et Barcelone, la 23ème licorne de la French Tech a rapidement vu ses besoins en gestion des voyages augmenter.

Début 2023, elle a délaissé une solution offrant trop peu de visibilité et un inventaire inadapté au profit de Navan. Un partenariat gagnant qui permet à l’entreprise de simplifier ses processus internes et de réaliser des économies conséquentes tout en offrant un outil à l’UX aboutie à ses collaborateurs.

Avant Navan

Inventaire limité, leakage et gestion back-office lourde

Avant le lancement de Navan en mars 2023, PayFit utilisait une solution de gestion des voyages d’affaires qui s’est rapidement révélée inadaptée à ses besoins, tant au niveau du catalogue, limité à l’étranger, que de l’expérience utilisateur.

Une grande partie des réservations étaient effectuées hors plateforme, notamment en Espagne et au Royaume-Uni, ce qui invisibilisait des données pourtant cruciales pour assurer une gestion efficace du programme, garantir la sécurité des voyageurs et optimiser le budget voyage de l’entreprise.

La plateforme de réservation était loin d’être intuitive, et les données de voyage (que l’équipe RH peinait à obtenir) peu fiables. La solution demandait un travail de gestion administrative quotidien, que ce soit pour valider les réservations des collaborateurs, traiter les données de voyage ou construire un reporting précis et exploitable.

«

« Nos collaborateurs apprécient la simplicité d’utilisation de la plateforme et la profondeur du catalogue : ils retrouvent les mêmes références que celles qu’ils réservent à titre personnel. »

Julien Lachowski

FP&A Director

Pourquoi Navan ?

PayFit a très vite été impressionné par la simplicité d’utilisation de la plateforme Navan et par la valeur ajouté de ses tableaux de bord intuitifs et de ses capacités de reporting avancées. 

Julien Lachowski, FP&A Director chez PayFit, explique que les points suivants ont été décisifs lors du choix de leur nouvelle solution de gestion des voyages d’affaires : 

• La profondeur de l’inventaire de voyage
• La simplicité d’utilisation de la plateforme
• La possibilité de personnaliser les politiques de voyage et la réduction des coûts liées aux politiques dynamiques
• Le reporting puissant et la visibilité en temps réel sur les données
• La rationalisation du processus de gestion des notes de frais

L’ « effet Navan »

Gain de temps et expérience voyageur améliorée

Depuis l’implémentation de Navan, PayFit a accès à un inventaire beaucoup plus large qui correspond aux besoins de ses employés basés en France, en Espagne et en Angleterre. Ces derniers ont été conquis par l’expérience utilisateur intuitive et la simplicité avec laquelle il est possible de modifier ou d’annuler un voyage directement sur l’application. Le statut de chaque voyage est connu des responsables, et l’assistance fournie par Navan est disponible à tout moment pour aider les voyageurs en cas de problème.

Et grâce aux tableaux de bord de Navan et à la visibilité sur les données en temps réel, les équipes comptables et RH sont beaucoup plus sereines et peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. 

Les politiques dynamiques, levier d’économies 

Selon Julien, « l’un des atouts majeur de Navan, c’est l’aspect personnalisable de la plateforme ». PayFit est en mesure de calquer les politiques paramétrées sur Navan sur ses politiques RH internes et de créer des règles adaptées aux besoins de différents types de population et aux exigences de divers types de voyages. Cela permet l’instauration d’un vrai climat de confiance au sein de l’entreprise : les managers n’ont plus à vérifier chaque réservation et les employés gagnent en autonomie, ce qui booste le taux d’adoption de la plateforme.

En plus d’être personnalisables, les politiques de dépenses de Navan sont dynamiques et s’ajustent en fonction de la période et du prix médian des destination. Le prix maximal autorisé aux voyageurs de PayFit est calculé selon le prix médian, ce qui représente des opportunités d’économies considérables, et l’un des avantages principaux de la solution pour l’équipe Finance.

Des fonctionnalités au service de la stratégie RSE de PayFit

La durabilité est un pilier central de la stratégie de PayFit, et Navan s’est rapidement positionné en tant que partenaire de confiance pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs et adopter de bonnes pratiques pour réduire l’impact de ses voyages.

Aujourd’hui, PayFit encourage ses employés à prendre le train plutôt que l’avion lorsqu’ils le peuvent, notamment grâce à une fonctionnalité qui propose un itinéraire alternatif en train sur des trajets courts. La société voit déjà son impact sur les réservations des collaborateurs : les réservations de voyages en avion ont nettement baissé par rapport à l’année précédente.

La plateforme Navan permet aussi de générer des rapports d’émissions carbone par voyage, par département ou pour la totalité de l’entreprise sur une période donnée. PayFit peut désormais calculer son bilan carbone beaucoup plus facilement en fin d’année et ainsi réduire l’impact environnemental de ses déplacements.

Les avantages pour PayFit

Au sein de la société, de nombreuses équipes récoltent les fruits de l’implémentation de la solution intégrée et transparente de Navan :

Voyageurs :

• Réservent leurs voyages en quelques clics 
• Accèdent à un vaste catalogue en Europe
• Profitent d’une assistance directement depuis l’application

Ressources humaines :

• A une visibilité en temps réel sur les déplacements des voyageurs
• Gagne un temps précieux grâce aux politiques et aux processus d’approbation automatisés

Équipe Finance :

• Accède aux dépenses en temps réel
• Peut se concentrer sur des tâches à plus fort impact
• Enregistre de réelles économies grâce aux politiques dynamiques
• Obtient des informations précises sur la performance du programme

Équipe responsable du développement durable :

• Utilise des données en temps réel pour suivre les émissions carbone et se rapprocher des objectifs internes de durabilité 
• Encourage les comportements plus éco-responsables grâce aux politiques de voyage personnalisables

Vers l’avenir

En travaillant main dans la main avec son Account Manager, PayFit utilise les données accessibles depuis la plateforme Navan pour continuer à optimiser son programme de voyage. Grâce aux capacités d’intégration et d’automatisation de la solution, l’entreprise simplifie ses processus internes et gagne en efficacité. Par ailleurs, les efforts constants de Navan pour proposer de nouvelles connexions NDC permettent à PayFit d’accéder à des tarifs aériens moins chers et de maximiser ses économies.