Informa : une gestion globale et des voyages plus durables avec Navan

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, NORAM : Amérique du Nord, APAC : Asie-Pacifique

Siège

Londres

Taille de l'entreprise

Grandes entreprises (>2 500 employés)

Industrie

Services

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Travel Payments

Solutions précédentes

Egencia

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Informa est une entreprise spécialisée dans l’organisation d’événements à l’international, la recherche et les services numériques. Elle fait partie de l'indice FTSE 100 et compte quelques 10 000 salariés répartis sur une trentaine de pays. En matière de développement durable, Informa a atteint la neutralité carbone en 2020 et est reconnue comme une des entreprises les plus performantes dans ce domaine par les experts de l’industrie, et notamment le Dow Jones Sustainability Index.

Auparavant, Informa utilisait la solution d’un acteur traditionnel, qui offrait une expérience pour le moins inégale. Selon le marché, il fallait passer par différentes plateformes. L’équipe en charge des voyages devait donc gérer près de 30 plateformes et rassembler manuellement les données fournies par chaque outil.

Par ailleurs, confrontés à une expérience utilisateur peu intuitive et un inventaire de voyage incomplet, certains employés avaient tendance à réserver hors plateforme. Le résultat ? Des données manquantes et l’impossibilité de suivre les dépenses et les émissions de CO2 en temps réel. Informa avait besoin d’une solution unifiée à fort taux d'adoption et donnant accès à des données précises sur les dépenses et le développement durable. C’est ainsi qu’en 2021, l'entreprise s’est tournée vers Navan.

En quête d’un nouveau fournisseur

Lorsque Informa a commencé à chercher un nouveau fournisseur, l’entreprise a axé ses recherches sur une solution unique et centralisée lui permettant d’obtenir des données en temps réel et de qualité sur les dépenses et les émissions de CO2, et dotée de capacités de reporting avancées. 

« L’industrie étant en constante évolution, nous cherchions une plateforme capable de s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus », explique Melissa Watson, Group Travel & Corporate Events Director. Elle cite notamment l’importance grandissante de la NDC et les économies qu’elle génère. 

Le Duty of care a toujours été une composante essentielle de la stratégie voyages d’Informa, pour qui la possibilité de localiser les voyageurs et le taux d’adoption élevé de Navan ont été des critères décisifs. En effet, avant Navan, 35 % des réservations étaient effectuées hors plateforme. « Suite à la RFP que nous avons menée, il était clair que Navan était le bon choix », confie Melissa. 

Pourquoi Navan

1. Des capacités de reporting avancées

Les admins d’Informa accèdent très facilement aux rapports disponibles directement sur les tableaux de bord intuitifs de Navan. D’après Melissa, « désormais, nous avons accès à des données de voyage en temps réel. Nous n’avons plus à attendre 7 jours avant qu’elles ne s’actualisent. »

La plateforme Navan permet également à Informa « d’accéder à des données de voyage homogènes, cohérentes et compréhensible, et ce en temps voulu », selon Ben Wielgus, Head of Sustainability. 

Une expérience qui tranche avec la solution précédente, qui fournissait des données incomplètes. « Obtenir un rapport détaillé était un casse-tête », explique Nicolas Desolino, Group Manager of Sustainability & Reporting.

Les tableaux de bord de Navan ont également simplifié de manière significative la création de rapports sur le développement durable. Grâce aux méthodes de calcul et aux rapports fournis par Navan, Informa peut rendre compte de ses émissions avec précision et répondre aux exigences des auditeurs.

Avant, Ben et Nicolas devaient extraire eux-mêmes les données en utilisant de multiples méthodes de calcul avant de les compiler manuellement. Aujourd’hui, ils ont accès à toutes les données dont ils ont besoin sur la plateforme Navan, ce qui leur permet de gagner un temps considérable et améliore l'exactitude des rapports.

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« L’industrie étant en constante évolution, nous cherchions une plateforme capable de s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus. »

Melissa Watson

Group Travel & Corporate Events Director

2. Une plateforme simple d’utilisation

Avec Navan, le taux d’adoption a augmenté. Les employés aiment utiliser la plateforme, ce que prouve le score NPS de Navan de +30. 

 D’après Melissa, les employés d’Informa « utilisent la plateforme avec plaisir, car elle est simple d’utilisation, intuitive et fournit un inventaire très complet. »

Toutes les données de voyage sont donc centralisées sur une seule et même plateforme, et la politique interne en matière de réservations est appliquée de manière homogène. « Navan est une solution globale qui permet à tous nos bureaux d’utiliser la même plateforme », explique Ben.

Grâce au taux d’adoption élevé de la plateforme, Informa obtient désormais des données de voyage bien plus complètes et peut mieux comprendre ses émissions de carbone. Ce que Melissa préfère chez Navan en tant que Travel Manager ? « Le fait que les voyageurs soient satisfaits ! »

3. Des données de durabilité granulaires

Informa a notamment sélectionné Navan pour ses données de durabilité détaillées disponibles en temps réel et ses fonctionnalités de mesure et de suivi des émissions. 

L’entreprise se sert du tableau de bord CO2 pour obtenir une visibilité en temps réel sur ses émissions et suivre leur évolution dans le temps. Ce dernier fournit des données granulaires qui permettent à Informa d’identifier les équipes et départements qui voyagent le plus et les itinéraires les plus empruntés, mais aussi d’obtenir des informations détaillées comme les classes de cabine que réservent les voyageurs.

Grâce à ces données, Informa prend des décisions plus éclairées pour atteindre ses objectifs de durabilité et peut facilement ajuster sa politique de voyage et s’assurer que les déplacements effectués sont durables et essentiels à ses activités.

4. Encourager les choix plus durables

L’offre complète de Navan en matière de développement durable, qui permet notamment aux voyageurs d’agir de manière plus responsable lorsqu’ils réservent un voyage, a aussi été un argument de taille dans le choix de la solution.

Lorsqu’ils recherchent un vol entre deux villes qui disposent d’une connexion en train viable, une fenêtre s’affiche et Navan leur propose une alternative en train. Les voyageurs peuvent alors consulter les offres disponibles en train et revenir à la recherche de vols s’ils le souhaitent.

Cette fonctionnalité s’inscrit dans la mission de Navan d’encourager les salariés à voyager de manière plus responsable et prendre des décisions éclairées. Ce n’est pas la seule : lorsqu’ils effectuent une réservation, ils peuvent consulter l'empreinte carbone de chaque vol en fonction de l’itinéraire, du type d’avion et de la classe de cabine. De plus, la plateforme contextualise l’impact de ces émissions en utilisant des exemples parlants issus de la vie quotidienne.

Ben apprécie cette approche qui consiste à encourager plutôt qu’à forcer la main. « La plateforme fournit des informations claires sur l’empreinte carbone, ce qui est un vrai plus. Les voyageurs peuvent prendre des décisions éclairées en prenant en compte le prix, l’horaire, la compagnie aérienne et l’empreinte carbone de chaque vol. », déclare-t-il.

5. Voyager de manière plus responsable 

Comme Navan, Informa est convaincu du bienfait des rencontres en présentiel. Mais selon Ben, il est également crucial que « lorsque les employés prennent l’avion, ce soit pour une bonne raison. »

Navan permet à Informa de voyager de manière plus durable, en prenant en compte l’empreinte carbone de ses déplacements professionnels. 

Parmi les principaux avantages de la solution, la visibilité complète sur les émissions, les fonctionnalités permettant aux voyageurs de prendre des décisions plus durables, la simplicité d’utilisation de la plateforme et le vaste inventaire garantissent un taux d’adoption maximal.

En ce qui concerne les coûts, Informa a économisé 22 % sur les hôtels et 14 % sur les vols depuis l’implémentation de Navan. 

Des économies qui ne s’arrêtent pas là, notamment grâce au 15 connexions NDC de Navan avec des compagnies aériennes majeures comme Air France, British Airways et American Airlines. D’après les données du premier trimestre 2024, Informa devrait réaliser près de 190 000 euros d’économies grâce à la NDC. 

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« Grâce à la solution globale de Navan, tous nos bureaux à l’international peuvent utiliser la même plateforme. C’est un partenaire de choix pour l’avenir. »

Ben Wielgus

Head of Sustainability

Un partenaire voyage à la hauteur

Avec Navan, Informa a le partenaire idéal pour atteindre ses objectifs en matière de développement durable.

Désormais, l’équipe de Melissa gère tous les déplacements de l’entreprise sur une seule et même plateforme simple d’utilisation et accède à un reporting détaillé, du contenu NDC exclusif et des fonctionnalités permettant de localiser les voyageurs. 

Ben et Nicolas ont accès à des données de durabilité qui leur permettent de mettre en œuvre leur programme de développement durable. La facilité d’accès à des données de qualité sur les émissions, les dépenses et l’emplacement des voyageurs font de Navan « un partenaire de choix pour l’avenir », comme le souligne Ben.