Duolingo : miser sur l’efficacité opérationnelle avec Navan

Région

NORAM : Amérique du Nord

Taille de l'entreprise

Entreprises de taille intermédiaire (800-2 500 employés)

Industrie

Tech

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Dépenses
• Navan Cartes corporate
• Navan Travel Payments

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Duolingo, la plateforme d’apprentissage des langues leader du marché, possède des bureaux partout dans le monde. L’entreprise s’est rapidement imposée dans le secteur de la tech et de l’éducation grâce à son application innovante qui permet aux utilisateurs d’apprendre une langue gratuitement. En raison de la forte croissance de la société, la gestion des voyages et des notes de frais de Duolingo s’est rapidement heurtée à des obstacles de taille. 

À la recherche d’une solution globale et intégrée, elle s’est tournée vers Navan pour simplifier sa gestion des voyages et obtenir plus de contrôle sur les dépenses. Depuis, elle a observé une amélioration significative de ses processus et de la satisfaction de ses collaborateurs.

Avant Navan

Avant le déploiement de Navan, la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais des employés de Duolingo était loin d’être fluide.

Les processus en place dépendaient d’outils fragmentés, inefficaces et compliqués à utiliser. Le traitement des notes de frais était particulièrement chronophage, et empêchait les employés de se concentrer sur les tâches vraiment importantes.

De plus, l’entreprise avait des difficultés à faire appliquer systématiquement les politiques de voyage et de dépense au sein de toutes ses entités, et manquait donc de visibilité sur la conformité des transactions. Face à ces problèmes, Duolingo a rapidement réalisé qu’il était essentiel de trouver une solution unifiée et simple d'utilisation, capable de simplifier ses processus internes.

Pourquoi Navan

En choisissant Navan, l’objectif premier de Duolingo était d’optimiser sa gestion des voyages d’affaires. La simplicité d’utilisation de la plateforme a rapidement séduit les employés qui l’ont immédiatement adoptée.

Avant Navan, Duolingo n’avait pas d’outil dédié et devait gérer les réservations de manière individuelle, souvent par le biais de plusieurs plateformes différentes. 

« Avant Navan, tout était disparate. En l’absence d’outil dédié, les collaborateurs perdaient du temps à réserver leurs déplacements et le traitement des notes de frais était très chronophage pour mon équipe », confie McLain Vincent, Accounting Program Manager chez Duolingo. « Grâce à Navan, la gestion des déplacements professionnels n’est plus une corvée. »

Fort de cette expérience réussie, Duolingo a décidé d’opter également pour Navan Expense, la solution de gestion des notes de frais de Navan. Les résultats ont été tout aussi concluants. La réconciliation automatique des notes de frais a significativement réduit le temps consacré au reporting par les responsables financiers, tandis que l’intégration complète des volets voyages et notes de frais a supprimé les inefficacités liées à leur gestion séparée.

De plus, l’interface intuitive de Navan a permis une prise en main rapide de la solution par tous les collaborateurs, avec un taux d’adoption de 99 % de l’application mobile et une satisfaction maximale du côté des voyageurs.

Des politiques intelligentes pour plus de contrôle

L’une des fonctionnalités de Navan les plus appréciées chez Duolingo, c’est l’application automatique des politiques. La plateforme a aussi permis à Duolingo de créer des politiques personnalisées, 100 % alignées avec ses lignes directrices budgétaires et de conformité. 

Des tableaux de bord en temps réel permettent aux équipes comptables d’accéder instantanément aux données de dépense et de prendre des décisions éclairées plus facilement.

Depuis, ce niveau de contrôle et de transparence est devenu l’un des piliers de la stratégie T&E de Duolingo. 

Résultats avec Navan

Navan a permis à Duolingo d’obtenir rapidement des résultats significatifs et a profondément transformé ses processus de gestion des voyages et des notes de frais. L’automatisation des rapports de notes de frais permet aux voyageurs comme aux administrateurs d’économiser de précieuses heures de travail et de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

L’intégration des solutions de gestion des voyages et des notes de frais a un impact inestimable sur la productivité des équipes, et les données en temps réel offrent une meilleure visibilité sur les finances.

La solution précédente de Duolingo nécessitait deux niveaux d'approbation pour les notes de frais, ce qui générait des retards souvent importants dans leur traitement. L’approche simplifiée de Navan a considérablement réduit le temps consacré à ces tâches administratives à faible valeur ajoutée.

« Lorsque nous avons décidé d’opter pour Navan, nous avons calculé que la solution nous ferait gagner près de 2 000 heures par an ! » explique Taylor Proie, Staff Accountant chez Duolingo. Ces améliorations ont non seulement permis d'accroître la productivité opérationnelle, mais aussi de dégager des ressources précieuses pour se concentrer sur des initiatives stratégiques. 

Une optimisation constante grâce aux données

Aujourd’hui, Duolingo considère Navan comme un partenaire essentiel de sa croissance. L'entreprise souhaite approfondir son utilisation des données granulaires fournies par la plateforme pour obtenir des informations exploitables sur les habitudes de dépenses et identifier de nouvelles opportunités.

Avec le soutien de Navan, Duolingo est convaincu de sa capacité à maintenir son efficacité opérationnelle, à améliorer la conformité de ses réservations et à offrir une grande autonomie à ses collaborateurs… tout en continuant de se développer.