ContourGlobal unifie sa gestion des voyages et des notes de frais avec Navan

Région

NORAM : Amérique du Nord, EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

Milan, Italie

Taille de l'entreprise

Entreprises de taille intermédiaire (800-2 500 employés)

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Travel Payments
• Navan Dépenses

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ContourGlobal est un producteur d'électricité indépendant spécialisé dans le développement, l'acquisition et l'exploitation d'actifs de production et de stockage d'électricité dans 17 pays. Jusqu’en 2022, l’entreprise était cotée à Londres avant d’être reprise par le fonds KKR, qui soutient sa stratégie de croissance, orientée vers les énergies renouvelables.

Avec un budget voyage annuel de plusieurs millions de dollars et plus de 400 voyageurs réguliers, ContourGlobal a fait face à la nécessité d'optimiser ses processus de gestion des voyages et des notes de frais. L’entreprise recherchait une solution capable de simplifier sa gestion T&E globale et d’améliorer l’expérience utilisateur, tout en renforçant le contrôle des coûts.

Avant Navan

Avant la mise en place de Navan, la gestion des voyages chez ContourGlobal était fragmentée. Sur une vingtaine de pays, cinq utilisaient la même solution de gestion des voyages d'affaires, et les autres se reposaient sur des agences locales plus ou moins digitalisées. 

Pour les notes de frais, l’ensemble des entités utilisait une solution traditionnelle, ce qui présentait de nombreuses limites telles qu'un accès limité aux données, des interfaces peu intuitives et un risque d'erreurs élevé, particulièrement lors de l'ajout d'utilisateurs et de transférer des transactions sur l'ERP. 

Enfin, l’inventaire de vols et d'hôtels disponibles sur la plateforme était limité, ce qui obligeait les voyageurs à rechercher des alternatives sur internet.

Pourquoi Navan

Pour faire face à ces défis, ContourGlobal a réalisé un benchmark des solutions existantes et a choisi Navan pour deux raisons principales.

D’abord, les volets Travel et Expense étaient réunis sur une seule plateforme, offrant une interface centralisée et intuitive, un inventaire compétitif et une expérience utilisateur fluide.

Ensuite, l’accompagnement de l'équipe de Navan a été constant tout au long du projet, ce qui a renforcé la confiance dans la solution choisie.

L'effet Navan

Après six mois d’utilisation dans 20 pays, le retour d’expérience est très positif. Côté implémentation, le déploiement a été fluide et rapide, avec un accompagnement décisif et fiable des équipes Navan. Les utilisateurs ont immédiatement adopté l'application, et sont aujourd'hui capables de réserver leurs propres voyages en quelques minutes. Le support client est réactif, performant et très disponible, et les retours des voyageurs sont très positifs. Le remboursement des notes de frais se fait désormais directement en quelques jours, sans passer par la paie dans la plupart des pays, ce qui est très apprécié des collaborateurs.

Côté administration, la synchronisation des utilisateurs avec l’outil RH et le traitement des notes de frais en dehors de la paie ont réduit les manipulations humaines et le risque d’erreurs. Pour la Finance, la richesse et la compétitivité de l’inventaire ont permis de réaliser des économies significatives, tandis que le suivi de la conformité voyage et le reporting en temps réel pour toutes les entités apportent un confort considérable aux équipes.

Vers l'avenir

ContourGlobal prévoit de poursuivre le déploiement de Navan et d’exploiter pleinement toutes ses capacités. L’entreprise souhaite standardiser les pratiques voyage dans tous les pays et continuer à améliorer l’expérience collaborateur et la satisfaction des équipes.