Asana : des résultats probants avec la solution complète de Navan

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, NORAM : Amérique du Nord

Siège

San Francisco, États-Unis

Taille de l'entreprise

Grandes entreprises (>2 500 employés)

Industrie

Tech

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Dépenses
• Navan Travel Payments

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Avec plus de 1 800 salariés et plus d’un million d’utilisateurs dans le monde entier, Asana aide les entreprises à organiser et gérer efficacement leur travail et leurs projets. Mais jusqu’à il y a peu, la solution logicielle cotée en bourse utilisait encore plusieurs outils pour gérer ses voyages d’affaires et ses notes de frais, ce qui s’est vite révélé problématique dans le cadre de son expansion globale.

Navan, que la société utilise pour la gestion de ses déplacements professionnels depuis 2018, lui avait déjà permis de réaliser 13 % d’économies sur les hôtels. En mars 2023, Navan Expense, la solution de gestion des notes de frais de Navan, a été implémentée à son tour et Asana a pu profiter de tout le potentiel d’une solution tout-en-un.

Avant Navan

Réservations hors plateforme et données fragmentées

Asana utilisait Navan pour la gestion des voyages d’affaires partout dans le monde entier. Cependant, la société n’avait pas de vue d’ensemble des dépenses et des notes de frais, ayant confié la gestion des dépenses et des cartes corporate à de multiples fournisseurs basés aux États-Unis et à plusieurs banques dans le monde.

« Il y avait souvent des problèmes avec les cartes corporate en EMEA et dans la région Asie-Pacifique », explique Vern Carandang, Program Manager for Travel and Expense chez Asana. « Par exemple, de nombreux paiements étaient refusés. Les transactions étaient parfois rejetées sans raison apparente, ce qui générait de la frustration auprès des employés. »

L’utilisation de multiples systèmes n’était pas sans conséquences. Pour construire ses rapports, Vern était obligé de convertir manuellement des devises en dollars, ce qui représentait des heures de travail et engendrait des erreurs humaines.

«

« Depuis que nous utilisons Navan Expense, nous recevons des retours très positifs de la part des collaborateurs. »

Vern Carandang

Programme Manager for Travel and Expense

« Nous avons 13 sites dans le monde entier. Je devais télécharger chaque rapport, convertir chaque somme et tout consigner dans une synthèse », raconte Carandang. « Avec Navan, je peux tout convertir directement en dollars US. Je trouve le reporting particulièrement réussi - il me permet de gagner beaucoup de temps. »

Pourquoi Asana a choisi Navan

D’après Carandang, la scalabilité est la raison principale pour laquelle Asana s’est mis en quête d’une nouvelle solution de gestion des dépenses et des notes de frais. Suite à un appel d’offre de grande ampleur, c’est vers Navan que le choix d’Asana s’est porté, afin de profiter de tous les avantages d’une solution tout-en-un de gestion des voyages, des dépenses et des notes de frais.

L'effet Navan

Deux fois plus d’avantages avec Navan Expense

Après le déploiement de Navan Expense, Asana a pu rapidement obtenir des résultats positifs liés au fait d’utiliser une solution complète.

« Le fait de pouvoir gérer les voyages d’affaires et les notes de frais sur un seul système nous simplifie la vie. Cela n’a rien à voir avec la multitude de fournisseurs que nous devions gérer avant », déclare Carandang.

Aujourd’hui, 98 % des transactions effectuées avec les cartes virtuelles de Navan sont automatiquement approuvées. L’implémentation de Navan Expense permet également de rembourser plus rapidement les salariés basés dans le monde entier. Lorsque Asana utilisait encore plusieurs solutions disparates, les collaborateurs devaient souvent attendre longtemps avant d’être remboursés. Avec Navan, cela ne prend plus que quelques jours. 

« Navan a apporté des solutions globales à nos problèmes », se réjouit Carandang. « Depuis que nous utilisons Navan Expense, nous recevons des retours très positifs de la part des collaborateurs. »

Des économies sur les coûts de voyage grâce aux Navan Rewards

Quant aux avantages de la solution de gestion des voyages de Navan, ils sont nombreux : la simplicité d’utilisation de la plateforme pour les voyageurs et les admins et l’impact positif de la solution sur les finances de l’entreprise parlent d’eux-mêmes.

« Grâce aux politiques dynamiques, nous réalisons des économies importantes », explique Carandang. En effet, Navan permet à Asana de paramétrer des politiques personnalisables et des limites de prix qui s’adaptent en fonction des dates et de la destination.  « Sur la plateforme Navan, nos collaborateurs reçoivent une indication visuelle les invitant à garder un œil sur les prix via les politiques dynamiques. »

Le programme de Rewards de Navan, qui encourage et récompense la réservation d’hôtels moins chers, permet à Asana de réaliser des économies conséquentes. Les chiffres les plus récents indiquent que la nuit d’hôtel est 23 % moins chère lorsque les salariés réservent des tarifs avec Rewards.

Réunions et événements

Asana a déjà organisé des événements importants, comme le Sales Kickoff annuel (SKO) et le President’s Club, en utilisant les fonctionnalités d’organisation de réunions et d’événements de Navan. Celles-ci permettent à la société de gérer ses événements sur une seule plateforme et de profiter de processus d’approbation automatiques. D’après Carandang, « l’équipe en charge des événements a été très satisfaite. Les participants effectuent leurs réservations en quelques clics et toutes les informations sont facilement accessibles, ce qui fait gagner un temps précieux à toutes les parties impliquées. Nous sommes vraiment impressionnés. »

« La solution tout-en-un de Navan simplifie tout, et tout le monde en est satisfait », résume-t-il.