Avec Navan, Aircall simplifie ses processus comptables et gagne en productivité

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, NORAM : Amérique du Nord, APAC : Asie-Pacifique

Siège

Paris, France

Taille de l'entreprise

Petites et moyennes entreprises (1-800 employés)

Industrie

Tech

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Dépenses
• Navan Travel Payments

Intégrations

Netsuite, BambooHR

Obtenir la version PDF

Aircall propose un système de télécommunication conçu pour les équipes de vente et de support des TPE et PME et basé sur le cloud. Depuis sa création en 2014, la licorne a connu une croissance rapide et compte aujourd'hui plus de 700 employés en Europe, aux États-Unis et en Australie. Auparavant, Aircall gérait les voyages et les notes de frais sur trois outils différents - un processus chronophage et inefficace, notamment pour une entreprise en plein développement et aux besoins en constante évolution. Aircall a donc décidé de simplifier ses processus T&E en choisissant la solution tout-en-un de Navan. 

Avant Navan

Une gestion T&E inefficace sur trois outils

Avant Navan, Aircall utilisait trois outils distincts pour la gestion des cartes corporate, des voyages d’affaires et des notes de frais. Devoir jongler entre de multiples fournisseurs générait des inefficacités, en particulier pour équipes finance et comptabilité. 

Christelle Valdivia, Responsable Comptabilité fournisseurs, évoque un autre problème de taille : « le problème principal que nous rencontrions avec nos outils précédents était l’absence d’intégration directe à notre système comptable, NetSuite. ».

La réconciliation se faisait manuellement, et il était impossible d’obtenir des données en temps réel, ce qui compliquait la budgétisation et la réalisation du prévisionnel. En l’absence d’un flux de données automatisé, les managers et les admins perdaient un temps précieux à entrer des données manuellement sur des fichiers Excel.

«

« Le problème principal que nous rencontrions avec nos outils précédents était l’absence d’intégration directe à notre système comptable, NetSuite. »

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Une expérience voyageur peu intuitive

Pour réserver leurs déplacements, les voyageurs étaient obligés d’utiliser leur carte personnelle et d’attendre d’être de retour pour être remboursés, ce qui s’avérait frustrant.

L’inventaire d’hôtels et de vols n’étant pas toujours adapté à leurs besoins, ils finissaient souvent par réserver hors plateforme. Les équipes Finance peinaient à contrôler les dépenses et à s’assurer que les salariés respectent les politiques internes. Les utilisateurs passaient par trois plateformes différentes pour gérer leurs voyages d’affaires - une expérience complexe qui causait souvent des retards dans la soumission des notes de frais et limitait la visibilité de l’équipe de Christelle sur les dépenses d’entreprise.

Pourquoi Navan

Aircall a choisi Navan pour simplifier ses processus en consolidant trois solutions distinctes en une seule. L’intégration directe avec NetSuite, qui permet le transfert automatique de données en temps réel, a également été un critère décisif.

Pour améliorer l'expérience voyageur, Aircall recherchait également une solution de paiement intégrée qui éviterait aux employés d'utiliser leurs propres cartes lors de leurs déplacements. De plus, Navan dispose d’un vaste inventaire à l’international et garantit un taux d’adoption élevé de la plateforme.

L’effet Navan

Des intégrations directes

Aujourd'hui, toutes les transactions d'Aircall sont centralisées, les données sont automatiquement synchronisées grâce à l'intégration de Navan à NetSuite, et Aircall reçoit un seul relevé pour chacune de ses entités, le paiement étant effectué par un seul prélèvement automatique.

Navan se synchronise également avec BambooHR, l'outil RH d'Aircall, ce qui simplifie l’ajout de nouveaux employés en temps qu’utilisateurs et garantit que les données les concernant sont automatiquement mises à jour.

Un seul outil et plus de dépenses inutiles

Désormais, les voyageurs d'Aircall réservent leurs voyages et soumettent leurs notes de frais sur une seule plateforme, en choisissant parmi le vaste inventaire de Navan.

Grâce à Navan Travel Payments, ils n’ont plus besoin d’avancer les frais et d’attendre d’être remboursés : c’est Navan qui avance le prix des vols, et Aircall reçoit une seule facture chaque mois. Les voyageurs utilisent leur carte Navan pour régler les achats effectués lors de leurs déplacements.

Grâce aux cartes Navan, la gestion des notes de frais est bien plus simple : les transactions sont automatiquement capturées et réconciliées sur la plateforme, ce qui remplace un processus manuel et frustrant.

De plus, la plateforme a conquis les utilisateurs par sa simplicité d’utilisation : « Navan est très adaptable, flexible et très facile à utiliser par rapport à d’autres outils », confie Christelle.

«

« Lorsque j’importe un reçu, je sais tout de suite si la transaction est conforme à la politique ou non. C’est ce que je préfère dans la partie Expense. »

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Des politiques granulaires et ajustables

Avec Navan, Aircall peut très facilement mettre à jour ses politiques et les assigner avec une très grande granularité à une entité, un département ou un individu. Il est possible de les ajuster à tout moment dans la partie Admin de la plateforme pour augmenter ou diminuer le budget alloué en fonction des situations et ainsi permettre un niveau de personnalisation élevé. 

D’ailleurs, l’Account Manager qui accompagne la société a été d’une aide précieuse pour identifier des pistes d’optimisation et les économies potentielles. D’après Christelle, « c’est un véritable partenaire. Il nous a alerté sur les points à améliorer dans nos politiques pour profiter d’un meilleur contrôle des coûts ».

Des fonctionnalités Expense axées efficacité

Les solutions de gestion des notes de frais et de paiements de Navan ont transformé le quotidien du service comptable d’Aircall.

Puisque les voyageurs n’ont plus à avancer de frais, l’équipe de Christelle obtient une visibilité en temps réel sur les coûts de voyage, et si les employés utilisent leur carte par erreur ou pour des achats non autorisés, les transactions concernées sont automatiquement refusées. 

Pour les admins, l’approbation des notes de frais se fait très facilement : les transactions conformes sont automatiquement approuvées, celles qui sont hors politiques sont ensuite vérifiées par un responsable. Les remboursements peuvent être refusés ou accordés de manière partielle ou complète.

«

« Tous nos voyageurs possèdent une carte qui s’active automatiquement quand ils voyagent avec Navan. Grâce à ces cartes, ils n’ont plus à avancer les frais une fois arrivés à destination. »

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Les avantages pour les employés d’Aircall

Équipes comptables :

• Accèdent à un reporting précis et peuvent consulter les dépenses de voyage de toute l’entreprise en temps réel sur une plateforme centralisée
• Configurent des politiques de dépenses granulaires et ajustables
• Prennent des décisions éclairées grâce aux données accessibles sur Navan
• Reçoivent une seule facture consolidée en fin de mois

Voyageurs :

• Choisissent parmi un large inventaire de voyage et réservent en quelques clics
• Peuvent contacter l’assistance 24/7
• N’utilisent plus qu’un seul outil pour réserver leurs voyages et soumettre leurs notes de frais
• Peuvent réserver leurs voyages personnels sur la plateforme en profitant des avantages entreprise

Des optimisations à venir

À l’avenir, Christelle espère continuer à optimiser la gestion des voyages et des notes de frais chez Aircall en tirant parti des politiques flexibles et des nouveautés produit proposées régulièrement par Navan.

L'une des nouveautés qui profitent déjà à Aircall est l'ajout du catalogue OUIGO sur la plateforme, qui porte à 30 le nombre de compagnies ferroviaires disponibles sur Navan rien qu'en Europe et permet à l’entreprise de profiter de tarifs particulièrement intéressants.