Adient offre une expérience de voyage sans coutures à ses employés en Europe

C’est le propre d’une multinationale : les employés des bureaux européens d’Adient voyagent fréquemment dans tout le continent, mais surtout au Royaume-Uni, en Allemagne, en Serbie et en Roumanie. L’entreprise compte deux types de voyageurs : les employés administratifs, qui voyagent entre les différents bureaux, et les opérateurs de production qui se rendent dans les usines situées dans des endroits plus reculés. Adient recherche donc une solution de gestion des voyages dotée d’un large inventaire et d’une assistance voyageur capable de réagir rapidement en cas d’imprévus.

Pourquoi Navan ?

Avant Navan, Adient passait par une agence de gestion des voyages traditionnelle (TMC) et une plateforme de réservation en ligne (OBT) pour couvrir ses besoins en termes de voyage.

L’inventaire d’hôtels et de vols disponibles en Europe était limité, et modifier une réservation ou obtenir de l’aide prenait du temps.

Après avoir pris conscience des limites de cette approche pour son programme de voyage, l’équipe européenne d’Adient s’est mise en quête d’un partenaire de voyage unique et en phase avec ses besoins. 

L’entreprise souhaitait mettre à disposition de ses collaborateurs une plateforme leur permettant de réserver leurs voyages en toute autonomie, dotée d’une large sélection d’hôtels et à l’expérience utilisateur ultra intuitive.

Bien que ne faisant pas partie des favoris avant le processus de RFP, Navan s’est rapidement imposé comme le partenaire idéal grâce à sa plateforme de réservation intuitive, son vaste inventaire et l’excellence de son assistance voyageur.

«

« Avant Navan, collecter des données sur les dépenses de voyage était un processus long et fastidieux. »

Juraj Krajcik

Manager Credit Cards Global & Travel EMEA

Avant Navan

Aucune des solutions de gestion des voyages utilisées par Adient ne répondait aux problématiques propres des filiales européennes d’Adient. Au contraire : elles avaient tendance à générer une perte de temps significative pour les employés.

Problèmes liés aux réservations

• Un inventaire d’hébergements pas assez fourni, tout particulièrement pour les opérateurs de production qui cherchent des options moins chères dans des endroits peu accessibles, proches des usines d’Adient.
• L’OBT ne permettait pas aux voyageurs de réserver des vols low-cost, ce qui les forçait à réserver hors plateforme, directement sur les sites des compagnies aériennes.
• Ces réservations hors plateforme privaient l’équipe de Juraj de l’accès à des données concernant les dépenses de voyage, rendant difficile la planification et la budgétisation.
• Toutes les réservations effectuées hors plateforme nécessitaient l’approbation d’un admin. Juraj perdait donc un temps précieux à contrôler les projets de voyage des employés et devait parfois réserver lui-même les voyages d’employés moins à l’aise avec les outils numériques.

Une assistance défaillante 

• Les voyageurs n’étaient pas satisfaits de l’assistance proposée par leur TMC à une période où les vols subissaient de nombreux retards et annulations dans le monde entier. Les délais de réponse étaient très longs et les employés se retrouvaient parfois bloqués sur place, incapables de joindre un agent pour modifier leur réservation.

L’ « effet Navan »

Le lancement de la plateforme a été « extrêmement simple et très bien organisé », raconte Juraj. « Du contrat aux intégrations en passant par l’implémentation et à la protection des données, tout a été parfait. »

Les voyageurs d’Adient ont immédiatement perçu les avantages de la solution et commencé à réserver leurs déplacements de façon autonome sur la plateforme intuitive de Navan, profitant de son large inventaire et des offres des compagnies low-cost. 

Juraj peut désormais se concentrer « sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise plutôt que de gérer les demandes constantes des voyageurs. »

Si l’inventaire d’hôtels dans des destinations plus reculées a causé quelques difficultés au départ, la collaboration entre Navan et Adient a permis d’y remédier rapidement. Juraj reconnaît que « dans un partenariat, rencontrer des problèmes est inévitable. La différence, c’est que nous faisons entièrement confiance à Navan pour les résoudre. »

Des fonctionnalités de reporting avancées

Avant Navan, Adient manquait des données nécessaires pour optimiser son programme de voyage.

L’équipe de Juraj n’avait pas de visibilité sur les déplacements des voyageurs, les coûts globaux des voyages, et les causes des dépassements de budget. 

Pour obtenir ces informations, l’équipe devait envoyer un e-mail au service client de la TMC avec laquelle l’entreprise travaillait et attendre la réponse. 

Avec Navan, ils profitent d’un accès immédiat et en temps réel aux données dont ils ont besoin et peuvent générer des rapports en quelques clics. 

Un soutien pour l’organisation d’événements

Adient utilise également les services d’organisation d’événements et de réunions de Navan pour ses grands événements d’entreprise. 

Il suffit à l’équipe de briefer les experts de Reed & Mackay, une filiale du groupe Navan, et ceux-ci se chargent de l’organisation de A à Z d’événements pour les milliers d’employés basés en Europe.

Les retours d’Adient sur le support de Navan en matière de réunions et événements sont excellents. Le premier séminaire organisé avec Navan, qui s’est tenu à Prague, a été une réussite sur tous les points. « Il n’y a pas eu une seule réclamation, confie Juraj. »

Les avantages de Navan

Au sein de la société, de nombreuses équipes récoltent les fruits de l’implémentation de la solution intégrée et transparente de Navan :

Voyageurs :

• Réservent leurs voyages en quelques clics 
• Accèdent à un inventaire fourni, même dans des destinations plus reculées
• Profitent d’une assistance directement depuis l’application

Travel Managers :

• Accèdent à toutes les données en temps réel depuis la plateforme
• Créent des rapports détaillés en quelques clics
• Utilisent des données exactes pour négocier des tarifs plus avantageux avec les fournisseurs

Équipes Finance :

• Accèdent aux dépenses en temps réel
• Obtiennent des informations précises sur la performance du programme

Responsable du développement durable :

• Utilise des données en temps réel pour suivre les émissions carbone et se rapprocher des objectifs internes de durabilité 
• Encourage les comportements plus écoresponsables grâce aux politiques de voyage personnalisables