Comment déployer efficacement la carte Navan dans votre entreprise

Vous connaissez l’adage : il faut dépenser de l’argent pour en gagner. Et plus une entreprise se développe, plus ses besoins en matière de dépenses évoluent, au gré des nouvelles recrues et des opportunités commerciales.

C’est là que la carte corporate Navan entre en jeu. Intelligente et strictement encadrée par vos politiques internes, elle est conçue pour améliorer la gestion des dépenses à chaque utilisation.

Choisir une carte corporate n'est que la première pierre... Il est essentiel ensuite d’accompagner vos collaborateurs pour l'utiliser car s’ils ne savent pas comment ni quand l’utiliser, ils ne le feront tout simplement pas et votre entreprise n’en tirera aucun bénéfice.

Dans cet article, vous découvrirez comment déployer la carte Navan au sein de votre entreprise de sorte à ce que vos équipes aient vraiment envie de s’en servir et puissent profiter de la plus-value qu’elle apporte.

Des contrôles efficaces et des politiques transparentes

Des processus clairs permettent d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise à tous les niveaux. Que ce soit pour la validation d’une maquette, la prise de rendez-vous clients ou la clôture des comptes de fin d’année, les équipes gagnent en efficacité lorsqu’elles disposent de directives bien définies.

Il en va de même pour l’utilisation de cartes corporate. Un collaborateur qui ne sait pas ce qu’il a droit de dépenser ni avec quel moyen de paiement va naturellement être plus stressé lorsqu’il s’agit de faire des achats ou de réserver des voyages d’affaires. 

Avec la carte Navan, vous pouvez paramétrer des politiques et des plafonds de dépenses qui suppriment les zones d’ombre et apportent de la sérénité, tant aux employés qu’aux équipes Finance et Comptabilité. Plus qu’un simple moyen de paiement, la carte Navan représente un nouveau cap dans la gestion des dépenses d’entreprise et un vrai gain d’efficacité.

Ci-dessus : aperçu détaillé des politiques de dépenses liées aux divertissements dans l'application Navan (version anglophone).

Fixer des plafonds  de dépenses

Suivez nos recommandations pour définir des politiques de dépenses transparentes. Définissez ensuite des plafonds personnalisés pour chaque collaborateur amené à utiliser une carte Navan, physique ou virtuelle.

Ces plafonds peuvent varier selon les profils et évoluer au fil du temps, au fur et à mesure que les équipes Finance affineront leur compréhension des besoins réels de chaque département.

La localisation des employés est également un facteur important à considérer : si une indemnité journalière de 50 euros pour les repas et boissons peut suffire à Rouen, elle sera sans doute insuffisante à Paris.

Il est aussi essentiel de combiner plusieurs types de plafonds. Vous pouvez, par exemple, fixer un montant maximum autorisé par repas, ainsi qu’un plafond global par semaine ou par mois. Cela permet aux collaborateurs de dépenser de manière raisonnable, pour chaque dépense mais aussi dans l’ensemble.

Automatiser les processus d’approbation

Devoir approuver ou faire approuver manuellement sur la plateforme chaque café pris dans un contexte professionnel est fastidieux, chronophage et souvent inefficace pour toutes les parties impliquées.

Grâce à ses politiques de dépenses intégrées, la carte Navan élimine ce type de tâches. La grande majorité des transactions sont approuvées automatiquement dans le système, ce qui réduit le nombre d’approbations manuelles au strict nécessaire.

Pour les achats plus conséquents ou les transactions hors politique, il est essentiel d’instaurer une communication claire entre administrateurs, responsables et collaborateurs, afin que chacun sache ce qui constitue une dépense autorisée ou non.

Cartes d’entreprise et gestion des dépenses automatisée : le duo gagnant

Une fois les politiques de dépenses bien définies et les processus d’approbation des transactions conformes automatisés, les équipes Finance et Comptabilité doivent pouvoir suivre les notes de frais et accélérer leur traitement de façon efficace. En effet, rares sont les irréductibles qui prennent encore plaisir à remplir manuellement leur rapport de notes de frais. 

Ces dernières années, la gestion des cartes corporate et des dépenses a profondément évolué : les entreprises attendent davantage de visibilité, de contrôle et d’automatisation, tandis que les collaborateurs recherchent une expérience entièrement digitalisée, à l’image de celle offerte par les applications B2C.

Avec Navan, chaque transaction est pré-codée et automatiquement catégorisée, du paiement jusqu’à son intégration dans l’ERP. Vous accédez ainsi à des données enrichies pour chaque dépense : entité juridique, filiale, région, service, centre de coûts et code comptable (GL). Toutes ces informations se synchronisent automatiquement avec votre système comptable existant, ce qui simplifie et accélère la réconciliation.

En éliminant les notes de frais et les justificatifs papier, la carte Navan réduit les erreurs manuelles et fluidifie les processus internes. L’automatisation de l’approbation des transactions permet aux managers de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en consolidant une base de données fiable et structurée à partir des dépenses approuvées.

Ci-dessus : vue d’ensemble des dépenses sur l’application Web Navan (version anglophone).

Choisir la carte d'entreprise qui vous correspond

Chaque entreprise est unique, et chaque solution de carte corporate l’est également. Si vous cherchez à simplifier les processus internes de vos équipes Finance et Comptabilité, voici les principaux obstacles que ce type de solution permet de surmonter :

• Un manque de contrôle et de transparence sur les dépenses de vos collaborateurs
• Un temps conséquent perdu à traiter manuellement les notes de frais
• Une visibilité limitée sur les dépenses engagées
• Des processus ralentis par la perte de justificatifs, les écarts de paiement ou les factures manquantes

Pourquoi choisir la carte Navan ? 

La carte Navan permet une gestion plus intelligente des dépenses professionnelles. Voici les fonctionnalités qui en font un moyen de paiement moderne et efficace :

• Politiques de dépenses intégrées : paramétrez des politiques personnalisées appliquées dès le paiement
• Approbations automatiques : éliminez les validations manuelles pour les transactions courantes
• Visibilité en temps réel : accédez instantanément aux transactions, budgets et alertes de non-conformité
• Couverture internationale : utilisez des cartes physiques ou virtuelles en dollar, en livre sterling et en euro, n’importe où dans le monde
• Gestion des dépenses intégrée : synchronisation native avec Navan Expense pour supprimer les notes de frais traditionnelles et accélérer la réconciliation

Que vous soyez une start-up en forte croissance ou une grande entreprise en quête d’optimisation budgétaire, la carte Navan vous permet de maîtriser vos dépenses de A à Z… sans ralentir vos équipes.

La carte corporate Navan, une solution tout-en-un de gestion des dépenses

Toutes les cartes d’entreprise ne se valent pas. Si vous cherchez une carte que vos collaborateurs adopteront facilement pour leurs dépenses professionnelles du quotidien, la carte Navan coche toutes les cases.

Avec Navan, les entreprises associent leur carte corporate à une solution de gestion des voyages d’affaires et des dépenses désignée n°1 par les utilisateurs, et optimisent ainsi l’ensemble de l’écosystème des dépenses. Avec la carte Navan, elles disent adieu aux processus manuels et chronophages et profitent enfin de tarifs transparents. 

En optant pour une solution de paiement simple et intuitive, elles encouragent les employés à utiliser la plateforme de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais de l’entreprise — comme Paysafe, qui a atteint un taux d’adoption supérieur à 95 % après le déploiement de la solution tout-en-un de Navan.

Les cartes corporate, directement connectées au système de gestion des dépenses de Navan, permettent également d’optimiser le retour sur investissement : réduction des coûts de traitement, prévention des fraudes et accès à des données clés, liant les dépenses aux performances de l’entreprise.

Flux d’approbation automatisés, carte corporate intelligente, réconciliation accélérée... Qui regrettera les notes de frais à remplir manuellement ou les tableurs Excel pleins d’erreurs à corriger ? Qu’il s’agisse des salariés en déplacement, des comptables ou des directeurs financiers, chacun profite à son échelle des nombreux bénéfices qu’offrent une gestion optimisée des dépenses en entreprise.

Vous souhaitez simplifier la gestion des dépenses de votre entreprise et mettre en œuvre une solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais ? Inscrivez-vous gratuitement et planifiez une démo avec nos experts pour découvrir comment fonctionnent nos solutions de gestion des notes de frais.