5 façons de faire des économies avec une plateforme de gestion des voyages

Les frais de déplacement représentent une part importante du budget d’une entreprise. Au fur et à mesure de sa croissance, ses salariés sont amenés à voyager de plus en plus souvent. Contrôler leurs dépenses tout en garantissant leur productivité et leur satisfaction peut devenir de plus en plus complexe. C’est dans ce cas précis que l’implémentation d’une plateforme de voyages robuste peut faire une différence considérable.

Une plateforme de gestion des voyages d’affaires ne contribue pas seulement à simplifier le processus de réservation de déplacements professionnels. Elle permet de réaliser des économies importantes par le biais de fonctionnalités avancées comme des politiques dynamiques, des tarifs spéciaux et des programmes de récompenses destinés aux salariés. C’est un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs coûts de voyage sans compromettre la qualité de l’expérience voyageur, qui améliore également la conformité, la satisfaction des voyageurs et génère un meilleur retour sur investissement. 

Dans cet article, nous explorons les différents avantages de l’utilisation d’une plateforme de gestion des voyages d’affaires pour votre entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite entreprise familiale ou d’une société de taille moyenne, comprendre les avantages financiers de ce type d’outils est essentiel pour rester compétitif sur un marché international.

1. Des politiques dynamiques 

L’un des avantages significatif de certaines plateformes de gestion des voyages est leur capacité à intégrer une politique de voyage dynamique. Les politiques de voyage statiques traditionnelles peuvent être limitantes et ont tendance à encourager les employés à réserver les options les plus chères, tant que ces dernières se trouvent dans les limites définies par la politique. 

Une politique dynamique, a contrario, s’adapte aux prix fluctuants du marché afin que votre entreprise paie le prix juste. Cette flexibilité permet aux voyageurs de choisir les meilleures options tout en respectant le budget qui leur est alloué, ce qui représente des économies considérables.

Voici comment une politique dynamique génère des économies : 

• Elle ajuste les plafonds de dépenses aux prix du marché pour éviter de payer trop cher
• Elle permet de fixer des limites intégrées directement aux cartes corporate pour supprimer les dépenses superflues

2. Un programme de récompenses

Encourager les comportements économiques auprès des employés est une autre façon efficace de faire des économies. Grâce à des programmes de récompenses, les entreprises peuvent encourager les voyageurs à réserver des options situées en dessous du prix médian en leur reversant une partie des économies réalisées sous la forme de Rewards. 

Cette approche ludique de la réduction des coûts motive les salariés à faire des choix plus économiques. Les récompenses peuvent prendre la forme de cartes cadeau, d’un surclassement ou d’autres avantages. L’employé comme l’entreprise en sortent gagnants.

Voici comment un programme de récompenses génère des économies : 

• Il encourage les employés à réserver des options moins chères, ce qui a un impact direct sur les dépenses
• Il récompense les employés qui prennent des décisions plus économiques, ce qui augmente les économies
• Il augmente l’adoption de la plateforme de voyage, ce qui permet un meilleur contrôle des coûts 

3. Un inventaire impartial et des tarifs spéciaux 

Un autre avantage considérable de certaines plateformes de voyage est l’accès à un inventaire impartial et à des tarifs spéciaux négociés. À la différence de certains systèmes traditionnels de gestion des voyages qui font en sorte de mettre en avant les options les plus chères en vue d’augmenter leur propre profit, une plateforme de voyage moderne peut offrir une large gamme d’options à des prix compétitifs. Un inventaire impartial construit à partir de multiples sources encourage les voyageurs à sélectionner les options les plus intéressantes, ce qui génère des économies directes sur les vols, les hôtels et les voitures de location.

Voici comment un inventaire impartial et des tarifs spéciaux génèrent des économies : 

• Des tarifs négociés sur les vols, hôtels et voitures de location réduisent les coûts de voyage globaux. Cela évite également aux salariés de devoir négocier eux-mêmes des tarifs spéciaux individuels et représente un vrai gain de temps
• En ayant accès à un inventaire plus large, les voyageurs peuvent réserver des options conformes aux politiques et plus économiques

4. Des frais de voyage forfaitaires 

Un autre point souvent sous-estimé est le modèle de tarification forfaitaire que proposent certaines plateformes de voyage. Les agences de voyage traditionnelles ont tendance à facturer des frais pour chaque interaction avec le service client, qu'il s'agisse de réserver, de modifier ou d'annuler un voyage - des frais qui peuvent s’accumuler rapidement. 

Avec un modèle de frais de voyage forfaitaire, les entreprises connaissent à l'avance le montant qu’elles paieront, quel que soit le nombre de modifications ou de nouvelles réservations. Cette transparence leur permet de mieux anticiper le budget et élimine les coûts imprévus.

Comment les frais de voyage forfaitaires permettent de faire des économies : 

• Ils éliminent les frais additionnels facturés pour les modifications ou annulations
• Ils offrent une tarification transparente, prévisible, qui simplifie la planification du budget
• Ils réduisent les frais liés à la gestion globale des voyages en évitant la multiplication des frais de service multiples

5. Booster l’adoption via l’expérience utilisateur 

Lorsqu’une entreprise déploie une nouvelle plateforme de voyage, elle doit parvenir à faire en sorte que les employés à l’utiliser. Il est crucial d’atteindre un taux d’adoption élevé, car les réservations hors plateforme entraînent souvent une perte de contrôle sur les dépenses de voyage. Une plateforme de voyage qui met l’accent sur l’expérience utilisateur peut avoir une influence considérable sur le taux d’adoption. 

En effet, les voyageurs sont plus à même d’utiliser une plateforme intuitive dotée de fonctionnalités qu’ils trouvent pratiques : par exemple un processus de réservation simple et rapide, une assistance voyageur 24/7 et un programme de récompenses qui encourage le choix d’options plus économiques.

Comment l’expérience utilisateur permet de faire des économies :

• Elle augmente le nombre de réservations effectuées sur la plateforme, ce qui offre plus de contrôle et de visibilité tout en réduisant les coûts
• Elle augmente l’utilisation des tarifs négociés et des politiques dynamiques, ce qui maximise les économies

Maximiser ses économies grâce à une plateforme de gestion des voyages d’affaires

Certaines entreprises hésitent à investir dans une solution de gestion des voyages et des notes de frais moderne, tout particulièrement si elles cherchent à garder leur budget sous contrôle et à faire des économies. Cependant, il est important de considérer que le coût initial de l’implémentation d’une telle plateforme est rapidement amorti par les économies qu’elle permet de réaliser. 

Les fonctionnalités avancées d’une plateforme de gestion des voyages, telles que des politiques dynamiques, des tarifs exclusifs et un programme de récompense, participent à réduire le budget voyage de manière significative. Et les économies réalisées dépassent souvent le prix du logiciel lui-même. 

De plus, le gain d’efficacité et l’augmentation de la conformité génèrent plus d’économies. Une expérience utilisateur améliorée permet également d’augmenter le taux d’adoption, de sorte que la gamme complète des fonctionnalités de réduction des coûts est exploitée.

À long terme, choisir de ne pas mettre en œuvre de solution de gestion des voyages d’affaires peut coûter très cher aux entreprises, car cela les empêchent de rationaliser les opérations et d'optimiser leurs budgets voyage. En investissant dans une plateforme moderne de gestion des voyages d'affaires, les entreprises sont en mesure de profiter d’économies durables et d’une santé financière à long terme.

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