Comment bien choisir sa solution de gestion des voyages d’affaires ?

Aux premiers temps des déplacements professionnels, les entreprises faisaient appel à des agents de voyage pour réserver leurs déplacements professionnels. Un processus qui fonctionnait sur le principe, mais qui prenait du temps, et se révélait souvent inefficace. 

Depuis, la gestion des voyages d’affaires a énormément changé, notamment grâce aux outils de réservation en ligne, aux logiciels et technologies de gestion des voyages et des notes de frais et aux applications mobiles. Aujourd’hui, les entreprises modernes de gestion des voyages (TMC) accompagnent leurs clients tout au long du processus : réservation des voyages, conformité aux politiques en temps réel, assistance voyageur, données sur les voyages et gestion des risques. 

La gestion des voyages d’affaires a continué de se développer, tout particulièrement ces trois dernières années. Avec le retour des voyages, il est essentiel de se tourner vers les nouveaux outils et processus qui sont désormais à disposition. Les données de Navan montrent que les réservations de voyages d’affaires se multiplient par 6 chaque année. Cette tendance pousse les entreprises à faire de la gestion des voyages d’affaires une priorité et à chercher des partenaires innovants, capables de faire face aux défis d’aujourd’hui et de leur apporter des solutions efficaces en matière de gestion des voyages d’affaires, d’orgnisation d’événements et de séminaires, mais également pour les voyages personnels des collaborateurs.

Les facteurs clés à prendre en compte

Voici quelques éléments importants à prendre en compte dans le choix d’une solution de gestion des voyages d’affaires : 

Politiques de voyage dynamiques

Les politiques de voyage dynamiques permettent aux entreprises d’ajuster le tarif maximal autorisé pour les chambres d’hôtels en fonction des conditions du marché. Grâce à elles, plus besoin d’imposer de prix fixes, qui ne prennent pas en compte la saisonnalité et les autres critères qui influent sur les prix.  

Qu’est-ce qu’une politique dynamique ?

Avec une politique dynamique, vous pouvez appliquer des mécanismes de contrôle des coûts à votre politique de voyage en calculant un prix juste pour chaque recherche en fonction des dates et de la destination du voyage.

Taux d’adoption élevé

Une solution avec un taux d’adoption élévé parmis les voyageurs offre aux Travel Managers la visibilité dont ils ont besoin et des données en temps réel sur la sécurité des voyageurs, les économies réalisées, etc. Les clients de Navan observe des taux d’adoption supérieurs à 90 %. 

Agents de voyage accessibles en direct

Pandémies, catastrophes naturelles, urgences diplomatiques… Dans le contexte actuel, offrir aux employés une assistance fiable fait partie intégrante du devoir de diligence et de la gestion des risques qui incombent aux entreprises. De plus, cela rassure les employés, qui savent qu'ils peuvent joindre facilement des experts du voyage capables de les aider en cas de problème ou d’imprévu. 

Vaste inventaire international 

Pour réduire le leakage et augmenter le taux d’adoption, les plateformes de voyage ont tout intérêt à donner accès au plus large inventaire possible, incluant des tarifs aériens, des voitures de location, des chambres d’hôtels, des transports communs et des options exclusives aux meilleurs prix possibles. 

Inventaire de voyage : privilégier la variété des sources

Préferrez un outil de gestion des voyages d’affaires qui propose un inventaire provenant de multiples sources, dont des GDS (Global Distribution System), des connexions NDC (New Distribution Capability), des connexions directes, des aggrégateurs et des agences de voyage en ligne (OTA).  

Sécurité et conformité

Les services de gestion des voyages modernes vont bien plus loin que ce qu’une agence de voyage peut offrir pour minimiser les risques en voyage.  

Qu’est-ce que le devoir de diligence ? 

Le devoir de diligence est l’obligation morale et légale qu’a une entreprise de garantir la sécurité de ses collaborateurs en déplacement. 

Durabilité

Les entreprises peuvent compter les TMC pour leur fournir les données en temps réel dont elles ont besoin pour prendre des décisions relatives à leurs émissions, éduquer les voyageurs sur l’impact carbone de leurs déplacements et développer des outils pensés pour les aider à atteindre leurs objectifs en matière de durabilité. 

Expérience utilisateur

Les enteprises comme les voyageurs souhaitent avoir accès à une plateforme intuitive, personnalisée en fonction de leurs besoins et de leur profil et agréable à utiliser sur mobile. De même, la disponibilité d’un chat et de fonctionnalités basées sur l’IA joue un rôle important. Une solution dépassée et inadaptée aux attentes des utilisateurs les poussent à réserver leurs voyages hors plateforme, ce qui conduit à des taux d’adoption plus faibles et prive les entreprises de visibilité et de données exploitables. 

Gestion intégrée des notes de frais

Remplir et soumettre un rapport de notes de frais après un voyage d’affaires a toujours été la bête noire des voyageurs. Aujourd’hui, les rapports de notes de frais sont automatisés et les politiques de voyage de l’entreprise sont appliquées à toutes les transactions. Ainsi, les dépenses non-conformes sont déclinées avant que la somme soit débitée. Lorsqu’ils sont en déplacement, les employés peuvent utiliser une carte coporate pour leurs dépenses. 

Notes de frais : un jeu d’enfant

Grâce à des outils de gestion des notes de frais intégrés, les transactions sont acceptées ou déclinées automatiquement.

Optimisation des coûts

Grâce aux nouveaux logiciels, les entreprises profitent des meilleurs tarifs sur les voyages d’affaires et économisent sur leur propre budget voyage. La visibilité en temps réel leur permet de savoir quels départements dépensent pour leurs déplacements et de faire les ajustements nécessaires.

Plus d’efficacité

Les nouvelles technologies ont rendu la gestion des voyages d’affaires bien plus efficace, afin que les voyageurs puissent se concentrer sur leur mission et être plus productifs lorsqu’ils voyagent.

En quoi Navan se différencie de la concurrence ?

L’industrie du voyage est confrontée au défi de l'évolution des programmes de voyages d'affaires modernes. Nombreuses sont les solutions de gestion des voyages qui prétendent améliorer l'expérience de voyage, fournir un service complet, offrir une interface utilisateur intuitive et une assistance voyageur de qualité. En avance par rapport à Amex GBT, Egencia et d'autres concurrents, Navan a déjà produit une solution innovante et tout-en-un de gestion des voyages, des notes de frais et des cartes corporate.

Avec Navan, les responsables financiers et les Travel Managers peuvent facilement configurer et appliquer automatiquement des politiques pour garantir la conformité des réservations et des transactions, tout en tirant parti des rapports en temps réel pour assurer la sécurité des voyageurs et obtenir une visibilité totale sur les dépenses. Le résultat ? Les entreprises atteignent des taux d'adoption record et obtiennent une visibilité en temps réel sur les dépenses, pouvant ainsi prendre les meilleures décisions en vue de réduire les coûts, d’améliorer la productivité et de garantir la conformité. Navan offre une expérience utilisateur très appréciée des employés tout en donnant aux équipes financières une visibilité et un contrôle des dépenses en temps réel. Grâce à sa plateforme qui ressemble à celles qu’ils utilisent au quotidien, les employés peuvent facilement réserver des voyages, gérer leurs réservations et leurs notes de frais. 

Des milliers de clients dans le monde font confiance à Navan pour la gestion des voyages, des notes de frais et des cartes corporate. Découvrez le potentiel de Navan dès aujourd'hui.