La checklist indispensable pour préparer vos voyages d’affaires

Introduction

Vous partez en voyage d’affaires bientôt et vous vous demandez par où commencer pour préparer votre valise ? Même si vous ne partez que quelques jours, les questions fusent : quels vêtements prévoir ? Où sont vos confirmations de réservation ? Quel type de bagage privilégier : cabine ou soute ? Comment ne rien oublier tout en voyageant léger ? Pour que l’organisation de votre déplacement professionnel se déroule en toute sérénité, nous vous avons concocté la checklist complète qui vous permettra d’être dans les starting-blocks le jour J.

Quels sont les avantages d’une checklist pour préparer sa valise ?

• Vous évitez les oublis : certaines omissions sont pardonnables, d’autres pas… Vous avez oublié la clé USB contenant la présentation à montrer à vos clients ? Vous avez égaré votre réservation d’hôtel ? Vous n’avez pas prévu les chaussures adéquates pour cette tenue ? Une liste complète vous permettra de ne pas oublier un élément important.

• Vous gagnez du temps : ce n’est plus un secret, en vous y prenant à l’avance, vous évitez de faire et défaire votre valise plusieurs fois avant le départ, ce qui est non seulement une perte de temps, mais aussi une source potentielle d’éparpillement et d’oublis.

• Vous savez où tout se trouve : nul besoin de mettre vos valises sans dessus dessous pour retrouver vos écouteurs ou votre chargeur. De plus, moins de risque de froisser vos chemises, qui doivent être impeccables pour votre rendez-vous client.

• Vous gérez mieux les imprévus : en pensant à tout en amont, vous voyagez l’esprit plus léger et êtes plus apte à faire face aux situations d’urgence ou à un changement inopiné de programme, comme l’ajout d’un rendez-vous supplémentaire.

La liste des indispensables pour un voyage d’affaires

1. Papiers d'identité et documents de voyage

• Votre pièce d’identité : selon votre destination, il vous faudra un passeport (si vous voyagez en dehors de l’Union européenne) ou une carte d’identité (si vous voyagez au sein de l’UE) pour embarquer ou passer les frontières. 

• Vos billets de transport et vos cartes d’embarquement : que vous voyagiez en avion ou en train, veillez à garder vos billets à portée de main, en version papier ou sur votre smartphone. Cela vous économisera du stress inutile.

• Vos cartes de paiement : votre portefeuille est l’une des pièces maîtresses de votre voyage. Si vous disposez d’une carte corporate ou d’une carte d’achat d’entreprise, en plus de votre carte bancaire personnelle, elle vous permettra de régler tous les frais liés à votre déplacement professionnel. Assurez-vous de consulter la politique de voyage de votre entreprise, elle vous donnera des informations quant aux dépenses autorisées et aux plafonds de paiement.

• Vos cartes de visite professionnelles : elles vous seront indispensables lors de salons, conférences, ou rencontres avec de nouveaux clients. Ne manquez aucune opportunité d’élargir votre réseau et décuplez le retour sur investissement de votre déplacement.

• Toutes les informations d’hébergement et de location de voiture : conservez à portée de main toutes les confirmations de vos réservations (de préférence en version numérique et/ou papier). Lors du check-in, pensez également à présenter la pièce d’identité et la méthode de paiement ayant servi à effectuer la réservation.

2. Appareils électroniques 

• Votre ordinateur portable ou votre tablette : votre outil de travail principal pour présenter un projet, rédiger des rapports et communiquer avec votre équipe.

• Vos différents chargeurs et adaptateurs : téléphone, ordinateur, etc. Renseignez-vous également pour savoir si vous aurez besoin d’un adaptateur de prise dans le pays où vous vous rendez.

• Votre téléphone portable et vos écouteurs : indispensables pour passer vos appels, consulter votre planning ou votre itinéraire et rester joignable. Votre casque ou vos écouteurs seront aussi très utiles pour participer à des réunions virtuelles ou écouter de la musique lors de vos moments de pause.

• Une batterie externe : longues réunions en perspective ? Ne vous faites pas avoir par une batterie d’ordinateur ou de téléphone épuisée. Pour votre ordinateur comme pour votre téléphone, la batterie externe – la fameuse powerbank – est un lifesaver. 

3. Vêtements 

• Des tenues pros : costumes, chemises, chemisiers, cravates ou escarpins, selon les rencontres et événements prévus. N’oubliez pas : vous représentez votre entreprise, il est donc essentiel d’adapter votre dress code à ses standards.

• Des tenues décontractées et des tenues habillées : prévoyez des options plus informelles pour les dîners d’affaires ou les moments de détente.

4. Vos affaires de toilettes 

• Vos indispensables : brosse à dents, dentifrice, déodorant, shampoing et gel douche en format voyage (aussi bien pour passer en cabine que pour prendre moins de place dans votre valise).

• Vos soins spécifiques : crème hydratante, soin pour les lèvres, produits de rasage ou maquillage. Tout ce qui est essentiel à votre mise en beauté. 

• Le nécessaire pour vous coiffer : brosse, peigne, élastiques pour les cheveux et autres produits coiffants si nécessaire.

5. Les extras

• De la papeterie : indispensables également, un carnet de notes, des stylos et des surligneurs pour prendre des notes et préparer vos interventions.

• Du matériel de présentation : clé USB, supports imprimés. Probablement ce qu’il vous faut préparer en premier.

• Des kits de survie : détachant pour les petites taches insidieuses, kit couture pour recoudre un bouton qui s’est fait la malle, et pourquoi pas, quelques en-cas (barres de céréales, fruits secs) pour éviter les fringales entre deux réunions.

6. Les essentiels santé et sécurité 

• Vos médicaments : vos traitements habituels et quelques médicaments d’urgence selon la destination (antalgiques, anti-diarrhéiques, etc.).

• Des produits anti-moustiques ou autres protections : utile si vous vous rendez dans des zones à risques ou en pleine saison estivale.

Conseils pour optimiser l’espace de votre valise

• Utilisez des cubes de rangement : organisez vos vêtements par catégorie (sous-vêtements, tenues de travail, tenues décontractées) pour gagner de la place et mieux vous y retrouver.

• Roulez les vêtements : jouez-la Marie Kondo et roulez méticuleusement chacun de vos vêtements. Cette technique permet non seulement de gagner de la place mais aussi d’éviter les plis. Indispensable pour les chemises.

• Choisissez des articles polyvalents : pour ne pas surcharger votre valise, optez pour des chaussures qui s’adaptent à plusieurs tenues, une veste qui peut servir à plus d’une occasion.

Bagage cabine ou bagage en soute : comment bien choisir ?

• Les avantages du bagage cabine :

→  Gain de temps à l’aéroport : c’est bien sûr la raison numéro une lorsque vient le dilemme de quel bagage choisir. Avec un bagage cabine, pas de file d’attente pour enregistrer votre bagage au départ et pas la peine de l’attendre à l’arrivée.

→  Accès direct à vos affaires : en conservant votre bagage avec vous, vos documents, matériels et objets de valeur restent accessibles en cabine.

• Quand opter pour une valise en soute ?

→  Lors d’un séjour prolongé : si vous avez besoin de plus de tenues ou d’accessoires qu’un simple bagage cabine peut contenir.

→ En cas de matériel volumineux : si votre travail requiert des outils ou des équipements imposants. 

Navan, le futur de vos voyages d’affaires

Si vous souhaitez que vos déplacements professionnels riment avec organisation, Navan est la solution qu’il vous faut. Pourquoi ? Parce que Navan est une plateforme d’organisation et de dépenses de voyage d’affaires tout-en-un. C’est à partir d’elle que vous pourrez effectuer toutes vos réservations d’hébergement et de transport, à des prix négociés grâce aux partenariats exclusifs de Navan. 

Une fois les réservations effectuées, elles seront conservées précieusement dans votre application. Itinéraires, réservations, notes de frais… Tous se trouveront en un seul endroit. Le grand plus ? La plateforme est conçue aussi bien pour les voyageurs d’affaires que pour leurs responsables et pour les équipes comptables et financières de votre entreprise : vos dépenses sont enregistrées et vos factures sont soumises en temps réel. Besoin de modifier une réservation ou votre parcours ? Cela se fait également via l’application Navan ! Simple et efficace.

FAQ

• Quels sont les essentiels à emporter pour un voyage d’affaires ?

Les éléments les plus importants pour votre prochain déplacement professionnel sont : vos documents de voyage (passeport, billets, confirmations de vos réservations), votre matériel professionnel (ordinateur portable, chargeurs, cartes de visite), des tenues adaptées (costumes, chemises, chaussures) ainsi que votre nécessaire de toilette et de santé.

• Comment faire sa valise efficacement pour un court séjour professionnel ?

Rangez votre valise intelligemment et optimisez l'espace en vous aidant de pochettes en tissu ou de cubes de rangement. Idéalement, limitez-vous à un bagage et choisissez des vêtements polyvalents.

• Que mettre dans son bagage cabine pour un voyage d’affaires ?

Opter pour un bagage cabine, c’est l’opportunité de conserver toutes vos affaires avec vous, dont votre matériel électronique qu’il n’est plus nécessaire de mettre dans le bagage à main. En plus de vos vêtements, il faudra y glisser également vos produits de toilette en format voyage, vos médicaments, vos documents importants ainsi que tout objet de valeur.

• Comment éviter que mes vêtements ne se froissent pendant le voyage ?

Roulez-les plutôt que de les plier, utilisez des housses à vêtements pour vos pièces les plus délicates. Si vous savez d’emblée que vous n’aurez pas de fer à repasser à l’arrivée, privilégiez des vêtements faits en un tissu qui se froisse peu, tel que la laine, le polyester ou encore, la soie.

Conclusion 

L’étude publiée par Navan en collaboration avec Skift sur l’état des voyages d’affaires en 2025 montre à quel point ce secteur est en pleine mutation. Avec l’avènement de nouveaux modes de travail – combinant présentiel, télétravail et formules hybrides –, se réunir entre collègues, rencontrer clients et prospects n’a jamais été aussi essentiel. D’ailleurs, voyageurs d’affaires, responsables et travel managers s’accordent à dire qu’en 2025, les équipes se retrouveront plus souvent face à face, un facteur-clé pour la cohésion et la productivité de l’entreprise.

Le rapport met aussi en lumière la tendance du « bleisure », qui consiste à mêler travail et loisirs : de plus en plus de professionnels profitent de leurs déplacements pour visiter et s’ouvrir à d’autres horizons. Et un voyage placé sous le signe du bleisure aura forcément un impact sur le contenu de votre valise.

Grâce à cette checklist spécialement conçue par Navan, vous gagnerez en sérénité : tout est pensé pour anticiper les imprévus, optimiser votre temps et vous concentrer pleinement sur le succès de votre mission. Et pour pousser encore plus loin la gestion de vos déplacements professionnels, la plateforme Navan demeure l’allié idéal : planification, réservations, notes de frais… tout est centralisé sur un seul et même outil pour que votre voyage d’affaires se déroule sans encombre. Alors, parés au décollage ? 

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