Unit4: 99 % autonome Prozesse im globalen Reisemanagement

Hauptsitz

Utrecht

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan Pro

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Unit4 ist ein führender Anbieter von Cloud-Anwendungen und betreut weltweit mehr als 4.700 Unternehmen in verschiedenen Branchen, darunter in den Bereichen Dienstleistungen, Non-Profit-Organisationen sowie im Public Sector.

Mit 2.500 Mitarbeitenden in mehreren europäischen Niederlassungen benötigte Unit4 eine Travel-Lösung, die mit dem wachsenden Reiseaufkommen des Vertriebsteams wachsen konnte, ohne eine neue Travel-Management-Stelle zu schaffen.

Navan war bereits im Einsatz, als Procurement-Experte Kacper Caniboł vor drei Jahren zu Unit4 kam. Als Reisender und später als interner Admin stellte er fest, wie wenig tägliche Kontrolle dafür erforderlich war. „Es gab nie jemanden, der die Abrechnungen geprüft und verwaltet hat. Die Plattform lief einfach selbstständig im Hintergrund“, so Caniboł.

Vor Navan

Vor der Implementierung von Navan lief das Reiseprogramm von Unit4 ebenfalls auf Autopilot – jedoch in negativer Hinsicht. Die bestehende Reiserichtlinie war veraltet und wurde weitgehend ignoriert. Es gab keine Echtzeit-Transparenz über die Reiseausgaben und für jede Buchung waren manuelle Genehmigungen per E-Mail erforderlich.

Als Caniboł bei Unit4 anfing und die Ergebnisse der vorherigen Lösung analysierte, wurde schnell offensichtlich, wie ineffizient diese war. „Als ich mir die Daten aus der Zeit vor Navan angesehen habe, war die Performance nicht gerade gut“, erinnert er sich.

Gleichzeitig verzeichnete Unit4 ein schnelles Wachstum und das Vertriebsteam reiste immer häufiger. Dadurch stiegen die Kosten unkontrolliert an. Das Team benötigte eine Lösung, die das steigende Reisevolumen ohne zusätzliches Personal bewältigen konnte.

Darum hat sich Unit4 für Navan entschieden

Unit4 benötigte eine weitgehend autonome Reisemanagement-Lösung, die die Kosten unter Kontrolle behält und den Mitarbeitenden dennoch die nötige Flexibilität bei der Reiseplanung bietet. Die meisten Geschäftsreisen des Unternehmens sind unkomplizierte Verbindungen zwischen großen Drehkreuzen und Niederlassungen in Städten wie Lissabon, London und Breslau. Ein Tool, das einfache Buchungen schnell und intuitiv gestaltet, war daher unerlässlich.

„Einer der Gründe für die Entscheidung für Navan war, den Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten und ihnen Buchungen mit wenigen Klicks zu ermöglichen“, so Caniboł. „Die meisten unserer Reisen sind nicht sehr komplex.“ Doch auch einfache Routen erfordern Richtlinien. Die automatisierte Umsetzung der Unternehmensvorgaben durch Navan hält die Ausgaben im Rahmen, ohne die Auswahl der Reisenden einzuschränken. „Das Tool bietet den Mitarbeitenden deutlich mehr Unterkunftsoptionen als zuvor“, freut sich Caniboł. Außerdem ermöglichen die smarten Funktionen von Navan, das Budget noch effizienter zu nutzen. 

Ebenso wichtig für die Wahl von Navan war die ERP-Integration. Neue Mitarbeitende bei Unit4 werden dadurch automatisch in Navan angelegt. „Nach dem Einstieg können sie sich einfach einloggen und Reisen buchen“, erklärt er. Dank der virtuellen Karten fallen auch Verzögerungen bei der Rückerstattung weg und Unit4 muss den Mitarbeitenden keine physischen Kreditkarten für Geschäftsreisen ausstellen.

Für komplexe Reisen der Geschäftsführung nutzt Unit4 zusätzlich Navan Pro. Diese Erweiterung ist für deren Assistenzen zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um komplizierte Reisepläne mit mehreren Zwischenstopps und Sonderwünschen zu buchen.

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Navan Pro ist wie eine zweite Assistenz für unsere Führungsebene. Die Assistentin unseres CEO schätzt das sehr.

Kacper Caniboł

Senior Procurement Manager

Ergebnisse mit Navan

Seit der Einführung von Navan hat Unit4 erhebliche Einsparungen bei hoher Zufriedenheit der Reisenden erzielt.

Die intuitive, richtlinienbasierte Nutzeroberfläche von Navan reduziert den täglichen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. „Bei 99 % der Buchungen haben wir keinerlei Rückfragen“, sagt Caniboł. „Die Mitarbeitenden kontaktieren mich so gut wie nie. Sie müssen lediglich ihre Kostenstelle bei ihrer Führungskraft erfragen, das ist alles.“ Die Belegschaft bucht Reisen nun in durchschnittlich 8,21 Minuten – ein Wert, der weit unter dem Branchendurchschnitt von 45 Minuten liegt.

Sollten dennoch Probleme auftreten, werden diese vom Account Manager bei Navan schnell gelöst. „Gelegentlich finden wir einen Fehler in unserem ERP-System“, sagt Caniboł. „Ich schreibe dann einfach unserem Ansprechpartner bei Navan, und er löst das Problem meist noch am selben Tag.“ Die vierteljährlichen Business Reviews mit dem Navan-Team haben zudem Optimierungspotenziale aufgezeigt, die teilweise zu erheblichen Kosteneinsparungen führten.

Durch die Insights konnte Caniboł Muster identifizieren und Sonderkonditionen in den drei am häufigsten besuchten Städten (Breslau, London und Lissabon) aushandeln. Dies sparte über 150.000 € bei Hotelübernachtungen in nur einem Jahr ein. Hinzu kommt eine Ersparnis von 25 % bei Flügen – und das trotz gestiegenem Buchungsvolumen. „Wenn wir die Richtlinieneinstellungen nicht auf Basis der Daten analysiert und optimiert hätten, würden wir jährlich Hunderttausende mehr zahlen“, so Caniboł.

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Mit dem richtigen Setup können die Mitarbeitenden ihre Reisen ohne große Rückfragen buchen, sodass ich mich um nichts kümmern muss. Navan ist einfach sehr unkompliziert.

Kacper Caniboł

Senior Procurement Manager

Die Reisenden von Unit4 haben die Plattform sehr gut angenommen und bewerten sie mit einem CSAT-Score (Kundenzufriedenheit) von 94,1 % sowie einer Weiterempfehlungsrate (NPS) von 41+. Gleichzeitig stieg die Richtlinieneinhaltung von nahezu Null auf 70 %. Auch das Echtzeit-Tracking der Reisenden durch Navan hat sich in Krisensituationen als unschätzbar wertvoll erwiesen. Als sich in Utrecht eine Explosion ereignete, erinnert sich Caniboł, dass „es im Grunde nur eine Minute dauerte, zu prüfen, welche Mitarbeitenden in der Nähe waren und ob sie in Sicherheit waren.“

Zukunft mit Navan

Mit Navan hat Unit4 bewiesen, dass Unternehmen kein zusätzliches Personal benötigen, um ihr Reisemanagement effizient aufzustellen – sie brauchen nur die richtige Technologie. Die Plattform spart dem Procurement-Team Zeit und bietet den Reisenden mehr Flexibilität, während die Kosten automatisch kontrolliert werden.