Wie UCB mit Navan Kontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit vereint

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Brüssel

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan Pro

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UCB ist ein führendes Biopharma-Unternehmen, das sich der Verbesserung der Lebensqualität von Menschen mit schweren Erkrankungen verschrieben hat. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Brüssel und verfügt über eine starke globale Präsenz. Weltweit sind rund 10.000 Mitarbeitende in den wichtigsten Betriebszentren beschäftigt, darunter an zentralen Standorten wie Atlanta.

Das Reisemanagement ist beim Procurement angesiedelt. Das Team verfolgt die Philosophie, dass die Zufriedenheit der Reisenden die wichtigste Metrik für den Erfolg darstellt. Ilja Strumane, Head of Corporate Services Procurement, und Nathalie Melloul, Business Services und Travel & Expense Lead, treiben diese Vision maßgeblich voran.

Bei UCB werden Geschäftsreisen als entscheidender Faktor für die Mitarbeitermotivation betrachtet. Eine positive Nutzererfahrung ist daher ebenso wichtig wie Budgetdisziplin. Im Zuge der globalen Skalierung stellte UCB fest, dass für das Erreichen dieser Ziele eine moderne, digitale Lösung für das Travel Management notwendig ist.

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Geschäftsreisen können anstrengend sein. Unser Ziel ist es daher, die Reise an sich so angenehm wie möglich zu gestalten. Das beginnt mit einem einfachen Buchungsprozess.

Ilja Strumane

Head of Corporate Services Procurement

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan arbeitete UCB mehr als 14 Jahre lang mit einem traditionellen Reisemanagement-Anbieter. Doch als sich die Reisebranche nach der Pandemie veränderte, führten die veralteten Prozesse zu erheblichen Problemen. Die Teams mussten eine stark verzweigte Infrastruktur mit unterschiedlichen Tools in den verschiedenen Regionen verwalten. Dies führte zu administrativem Mehraufwand, mangelnder Transparenz und starrem Richtlinienmanagement.

Ein weiterer Schwachpunkt war das fragmentierte Reiseangebot. Bei BCD Travel fehlte UCB der Zugriff auf alle globalen Tarife und Raten. Dies führte dazu, dass die Mitarbeitenden außerhalb des offiziellen Systems nach günstigeren Preisen suchten. Die Folge waren kostspielige Buchungen außerhalb der Reiserichtlinien. Der Frust der Reisenden war so groß, dass sie bei unvorhergesehenen Ereignissen die Schuld beim Travel-Anbieter suchten – selbst wenn dieser gar nicht dafür verantwortlich war. Der Wechsel zu einer zuverlässigeren, nutzerfreundlicheren Plattform war unabwendbar.

„Nach der jahrelangen Zusammenarbeit mit demselben Anbieter haben wir eine Ausschreibung gestartet, um die Lösungen auf dem Markt zu bewerten und die beste Option für unsere Anforderungen zu finden“, so Melloul.

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Viele traditionelle Reisemanagement-Anbieter boten nicht das Maß an Innovation und Digitalisierung, um mit den dynamischen Veränderungen des Marktes Schritt zu halten.

Nathalie Melloul

Business Services and T&E Lead

Darum hat sich UCB für Navan entschieden

UCB war auf der Suche nach einem digital ausgerichteten Partner, der Einfachheit, moderne Arbeitsabläufe und weltweite Einheitlichkeit auf den wichtigsten Reiserouten ermöglichen konnte – insbesondere zwischen dem Hauptsitz in Brüssel, Nordamerika und Japan. Das Reisemanagement-Team wollte keine kosmetische Veränderung, sondern eine strukturelle Transformation der operativen Abläufe.

Laut Strumane hoben drei Kriterien Navan von den anderen Anbietern ab:

• Vollständiger Zugriff auf alle Tarife und Raten, um Buchungen außerhalb des Systems zu verhindern
• Eine intuitive Nutzeroberfläche, die für moderne Workflows entwickelt wurde
• Maximale Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Verwaltung globaler Reiserichtlinien

„Die Nutzeroberfläche von Navan ist extrem einfach zu bedienen“, so Melloul. „Aus Admin-Sicht hat uns besonders gefallen, dass wir Zugriff auf Echtzeit-Daten erhalten. Das hat uns bei der vorherigen Lösung gefehlt.“

Neben der Nutzerfreundlichkeit und den transparenteren Preisstrukturen verschaffte die Plattform UCB die Agilität, die dem Unternehmen zuvor fehlte. Das Team erhielt dadurch ein neues Niveau an Kontrolle über die eigenen Vorgaben.

„Wenn wir unsere Richtlinien ändern möchten, um beispielsweise alle Reisen in den Nahen Osten zu sperren, geht das mit einem einzigen Klick“, sagt die Einkaufsleiterin. „Wir haben die volle Kontrolle über unsere Reiserichtlinien.“

Ergebnisse mit Navan

Seit dem Wechsel zu Navan hat sich das Reisemanagement bei UCB grundlegend verändert. Das Unternehmen konnte die Plattform erfolgreich skalieren und unterstützt damit nun Mitarbeitende in 26 Ländern über ein einheitliches System. Damit ist es dem Procurement-Team gelungen, sein Hauptziel zu erreichen: Balance zwischen finanzieller Kontrolle und Zufriedenheit der Belegschaft.

Die unmittelbare Auswirkung war ein massiver Anstieg der Online-Buchungsrate, der auf das ansprechende Design und die intuitive Nutzeroberfläche der Plattform zurückzuführen ist. Die Reisenden reagierten mit großer Begeisterung, was sich in einem Net Promoter Score (NPS) von 49+ widerspiegelt. Dies bestätigt die Philosophie von UCB, dass die Zufriedenheit der Reisenden der entscheidende Maßstab für den Erfolg ist.

Zudem erhält Melloul intern viel positives Feedback. „Mitarbeitende, die früher für Buchungen bei unserer alten Agentur angerufen haben, buchen jetzt selbstständig über Navan“, erklärt sie. „Der Prozess wird als einfach und effizient empfunden.“

Aus Management-Sicht haben die Transparenz und die Geschwindigkeit von Navan das Tagesgeschäft revolutioniert. Für Strumane vereinfacht die neue Lösung ihren Arbeitsalltag erheblich. „In meiner Rolle schätze ich das einfache Reporting am meisten“, sagt sie. „Wenn Fragen aus dem Team kommen, kann ich diese innerhalb einer Minute beantworten.“

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Navan ist Vorreiter bei KI und eine zukunftssichere Travel-Lösung.

Ilja Strumane

Head of Corporate Services Procurement

Die Zukunft mit Navan

Für UCB steht die Partnerschaft mit Navan im Zeichen des kontinuierlichen Fortschritts. Statt sich mit statischem Reisemanagement abzufinden, konzentriert sich das Team auf die Nutzung zukunftsweisender Technologien, um die Erfahrung der Mitarbeitenden fortlaufend zu optimieren.

Der Fokus auf die Zukunft treibt das Travel Management weiter voran. „Für mich geht es vor allem darum, einen Schritt voraus zu sein“, so Melloul. „Es geht um Innovation, Digitalisierung und darum, wie KI weiter integriert werden kann, um unsere Reisenden zu unterstützen.“

Die greifbaren Ergebnisse, die bei UCB bereits erzielt wurden, haben darüber hinaus einen guten Rückhalt bei der Geschäftsleitung bewirkt. „Die Frage, ob sich ein Wechsel zu Navan lohnt, würde ich mit einem klaren ‚Ja‘ beantworten“, resümiert Strumane.