So hat SoundCloud mit Navan das Reise- und Spesenmanagement in Einklang gebracht

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Berlin

Unternehmensgröße

Mittlere Unternehmen (800-2.500 Mitarbeitende)

Branche

Medien und Unterhaltung

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Firmenkreditkarten
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

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SoundCloud ist eine globale Musikstreaming-Plattform, die Künstler:innen die Möglichkeit gibt, ihre Musik direkt zu teilen und zu verbreiten. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin wurde 2007 gegründet und verfügt über Standorte in New York, Los Angeles und London. SoundCloud verbindet Millionen Menschen mit aufstrebenden wie etablierten Künstler:innen weltweit.

Mit dem Ziel, die internen Abläufe zu optimieren, hat SoundCloud Navan für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement ausgewählt, um die Prozesse für die Mitarbeitenden wie auch das Finanzteam zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.

Vor Navan

Vor Navan wurden Geschäftsreisen und Spesen bei SoundCloud über eine Vielzahl von Insellösungen und Prozessen verwaltet. Die Nutzung von lokalen Buchungstools und unterschiedlichen Systemen für die Spesenabrechnung in den verschiedenen Regionen wurde mit dem Wachstum des Unternehmens immer umständlicher.

Mit dem Ausbau der globalen Präsenz von SoundCloud führte diese Fragmentierung schnell zu Ineffizienzen, erschwerte einheitliches Reporting und verlangsamte die internen Abläufe. 

„Deshalb suchten wir nach einer Möglichkeit, unsere Systeme zu vereinheitlichen und die regionalen Prozesse zu harmonisieren“, sagt Zeno de Cock, Director of Accounting bei SoundCloud.

„

„Wir wollten eine zentrale Lösung, die Geschäftsreisen und Spesen für eine globale Belegschaft abbilden kann, klare Kostenübersicht bietet und mit unserem Unternehmenswachstum Schritt hält.”

Zeno de Cock

Director of Accounting

Darum hat sich SoundCloud für Navan entschieden

End-to-End-Lösung

Ziel des Wechsels zu Navan war es, den gesamten Reise- und Spesenprozess zu optimieren und zu vereinfachen – sowohl für das Accounting-Team als auch für die reisenden Mitarbeitenden. 

Vor dem Hintergrund des Unternehmenswachstums wurden manuelle Aufgaben wie das Prüfen von Belegen, Erfassen von Ausgaben und Klären von Unstimmigkeiten für die Buchhaltung immer zeitaufwendiger.

Navan überzeugte beim Auswahlverfahren, weil die Zentralisierung aller Informationen in einem System das Wegfallen wiederkehrender Aufgaben, effizientere Freigabeprozesse, ein geringeres Fehlerrisiko und weniger administrativen Aufwand ermöglichte.

„Es war entscheidend, die Prozesse sowohl für mein Team als auch für unsere reisenden Mitarbeitenden zu erleichtern“, fasst de Cock zusammen.

Positive Nutzererfahrung

Auch die benutzerfreundliche Oberfläche und die gebündelte Darstellung der Reiseoptionen von Navan waren ausschlaggebend bei der Auswahl der neuen Plattform. Die Mitarbeitenden von SoundCloud sollten die Möglichkeit haben, Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen einfach zu buchen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.

Außerdem sollte die Spesenabrechnung weniger arbeits- und zeitintensiv werden, was durch die automatische Belegerfassung und das Echtzeit-Tracking der Reisekosten über Navan gelöst werden konnte.

Schnell stellte sich heraus, dass die Mitarbeitenden von SoundCloud mit Navan bei der Verwaltung ihrer Spesen nicht nur Zeit sparen, sondern auch das Stresslevel deutlich reduziert wurde. 

Dank der Plattform können sie sich nun auf ihre wesentlichen Aufgaben fokussieren, statt sich mit komplizierter Reiseorganisation herumzuschlagen.

Einheitliches Reporting

Insgesamt legte SoundCloud Wert auf eine zentralisierte Lösung, um die Einhaltung der internen Richtlinien zu erhöhen, konsistente und transparente Datenanalysen zu ermöglichen und Teams in den verschiedenen Regionen zu unterstützen. Gleichzeitig sollten die Abläufe für alle Beteiligten effizienterer und unkomplizierter werden.

Der Navan-Effekt

Nahtloses Benutzererlebnis

Mit Navan profitieren die SoundCloud-Mitarbeitenden von einer deutlich positiveren Reiseerfahrung. Mit nur wenigen Klicks können sie Reisedaten sowie Wunschziele eingeben und erhalten direkt eine übersichtliche Auswahl an Flügen, Hotels, Zugverbindungen und Mietwagen – zugeschnitten auf ihren Zeitplan und ihre individuellen Richtlinien.

Durch das umfangreiche globale Reiseinventar der Plattform finden die Mitarbeitenden immer Angebote, die ihre Bedürfnisse und die Unternehmensvorgaben berücksichtigen. So wurde auch der Aufwand für nachträgliche Genehmigungen deutlich reduziert.

„Für die Reisenden ist Navan sehr benutzerfreundlich“, sagt Zeno de Cock. „Man öffnet einfach die App, gibt die Reisedaten und das Ziel ein und kann dann bequem filtern, um die beste Option auszuwählen.“

Ein weiteres Highlight für SoundCloud sind die Firmenkarten von Navan, mit denen die Mitarbeitenden unterwegs zuverlässig zahlen können, ohne in Vorkasse gehen zu müssen. „Die Karten funktionieren immer – das ist keine Selbstverständlichkeit“, ergänzt er.

Operative Verbesserung

Einer der größten Vorteile, die SoundCloud seit der Einführung von Navan verzeichnet, ist die Verringerung des administrativen Aufwands durch die automatisierten Workflows der Plattform.

„Heute werden 75 % unserer Transaktionen automatisch vorab genehmigt. Das ist eine riesige Entlastung für mein Team“, freut sich der Buchhaltungsdirektor, da das neue System den manuellen Prüfaufwand deutlich reduziert und die Abläufe reibungsloser gestaltet.

„Die proaktiven Kontrollmechanismen machen wirklich einen großen Unterschied. Mein Team kann dem System vertrauen, statt zeitaufwendige Einzelkontrollen durchzuführen. Das spart enorm viel Zeit, die wir jetzt für wertschöpfende Aufgaben einsetzen können.“

Darüber hinaus ordnet die Plattform Ausgaben anhand der jeweiligen Kategorie direkt dem richtigen Kostenbereich zu, was die Datengenauigkeit erhöht und den Mitarbeitenden Zeit spart. „Wenn man beispielsweise in ein Restaurant geht, erkennt die Karte an der Händlerkategorie automatisch, wo man ist, und weist das passende Budget zu“, erläutert er.

Diese innovativen Funktionen sorgen bei SoundCloud für eine schnellere und zuverlässigere Spesenbearbeitung.

Durch den integrierten Ansatz von Navan werden Spesenabrechnungen vereinfacht und sämtliche Ausgabendaten in einem zentralen, leicht überprüfbaren System zusammengeführt.

Dank der Automatisierung wichtiger Prozessschritte und der Freigaben kann sich die Buchhaltung von SoundCloud nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt von unproduktiven Routinearbeiten ausgebremst zu werden.

Blick in die Zukunft

Durch die fortlaufende Optimierung der administrativen Prozesse möchte Zeno de Cock dazu beitragen, dass alle Mitarbeitenden bei SoundCloud ihren Fokus auf ihre wertschöpfenden und strategischen Aufgaben legen können.

Auch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform und die enge Zusammenarbeit mit dem Navan-Team bleiben zentrale Bestandteile der Zukunftsstrategie.

„Wenn Navan sich weiterhin so entwickelt wie bisher, bin ich ein Fan“, sagt er und betont, wie wichtig laufende Innovationen und Produktverbesserungen für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzer:innen sind.

Mit Navan hat SoundCloud die Grundlage für einen integrierten, skalierbaren Ansatz für das Reise- und Ausgabenmanagement geschaffen, der die Abstimmung über alle Regionen hinweg erleichtert, den Verwaltungsaufwand reduziert und das Unternehmen beim weiteren Wachstum unterstützt.