SolarWinds macht globale Geschäftsreisen mit Navan flexibler

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Austin

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Geschäftsreisen

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Als weltweit führendes Unternehmen für IT- Management-Software entwickelt SolarWinds zentrale Lösungen für Observability, Monitoring und Servicemanagement, die dafür sorgen, dass die digitale Welt reibungslos funktioniert. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Austin, Texas, ist in 24 Ländern aktiv und beschäftigt hochqualifizierte, technisch versierte Mitarbeitende, die Kunden direkt vor Ort unterstützen.

Für die Teams im Außendienst und Vertrieb sowie Solutions Engineers von SolarWinds sind reibungslose Geschäftsreisen kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.

Vor Navan

Vor der Einführung von Navan war das Reisemanagement von SolarWinds in den unterschiedlichen Regionen stark fragmentiert, da das bisherige Tool keine vollständig globale Plattform war. Dies führte insbesondere bei Vorfällen auf Reisen zu erheblichen Problemen, da der Support außerhalb der Geschäftszeiten an einen eingeschränkten Drittanbieter ausgelagert war. „Wenn wir uns an den Anbieter wenden mussten, handelte es sich meist um einen Notfall. Und das Ergebnis war nicht immer zufriedenstellend“, erinnert sich Patricia Noland, Global Travel Manager bei SolarWinds.

Auch die mobile App des früheren Anbieters war umständlich und verfügte über keine Chat- Funktion – ein gravierender Nachteil für eine technisch geprägte Belegschaft. „Die mobile App ist für uns sehr wichtig, weil unser Team sehr technikaffin ist“, so Noland. „Unsere Mitarbeitenden möchten lieber mit jemandem chatten oder das Anliegen selbst klären, als jemanden anrufen zu müssen.“ Aufgrund der fehlenden mobilen Funktionen fühlte sich Noland nahezu an ihren Schreibtisch gefesselt: „Ich musste immer in der Nähe meines Computers sein. Wenn jemand Hilfe brauchte, konnte ich die Person nur darüber unterstützen.“

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Ich kümmere mich allein um das Reisemanagement. Wenn ein Problem auftaucht, kann ich einfach mein Smartphone nehmen und es direkt lösen. Ich bin nicht mehr an meinen Computer gebunden, weil ich alles über die mobile App erledigen kann. Das ist so viel wert.

Patricia Noland

Global Travel Manager

Darum hat sich SolarWinds für Navan entschieden

Um diese zunehmenden Herausforderungen zu lösen, startete SolarWinds eine Ausschreibung für einen modernen, technologisch fortschrittlichen Partner. Navan überzeugte, weil die Plattform die konkreten Anforderungen sowohl der SolarWinds-Reisenden als auch der einzigen Reiseverantwortlichen erfüllte. Die Implementierung konnte in weniger als drei Monaten umgesetzt werden.

Diese Vorteile bietet Navan für SolarWinds:

• Vollständig globale Plattform: Das zentralisierte System unterstützt Mitarbeitende in 24 Ländern und ersetzt regionale Datensilos sowie fragmentierte Prozesse.
• App- und tech-fokussierte Nutzererfahrung: Die leistungsstarke mobile App von Navan bietet intuitive Self-Service-Funktionen und einen direkten Chat. So können die Reisenden ihre Reisepläne auch unterwegs problemlos verwalten oder ändern – ohne an lauten Flughäfen telefonieren zu müssen.
• Uneingeschränkte administrative Mobilität: Anders als die traditionellen Systeme bietet Navan umfassende Admin-Funktionen in der App. Dadurch ist Noland nicht mehr an ihren Desktop-Computer gebunden und kann Freigaben verwalten, Ausnahmen genehmigen und bei dringenden Reisenotfällen von überall auf der Welt unterstützen.
• End-to-End-Lösung: Navan kann von einfachen individuellen Geschäftsreisen bis hin zu komplexem Eventmanagement skalieren und auch die Echtzeit-Ausgabenerfassung abbilden. Damit ist die Plattform ideal für die langfristige Entwicklung von SolarWinds Setup geeignet.

Eine neue „World Tour“-Erfahrung

Das Reiseaufkommen von SolarWinds wird maßgeblich durch große regionale Marketinginitiativen bestimmt. Dazu gehören auch jährliche „World Tours“ mit zahlreichen Events weltweit. In der Vergangenheit erforderte die Koordination dieser Großgruppenreisen manuelle Tabellen und langwierige Abstimmungen mit den jeweiligen Veranstaltungsorten. 

Mit der spezialisierten Eventplattform von Navan konnte SolarWinds diesen Prozess gänzlich modernisieren. Statt einzelne Hotellinks zu verwalten, können zentrale Parameter hinterlegt werden, um die Mitarbeiterbuchungen automatisch dem Zimmerkontingent und der zentralen Abrechnungskarte zuzuordnen. „Dass wir keine Tabelle mehr erstellen und an das Hotel schicken müssen, ist eine große Entlastung“, findet Noland.

Eric Bauer, VP of Global Solution Engineering, ergänzt: „Ich habe die Gruppenreisefunktionen von Navan bereits bei einem anderen Unternehmen mit großem Erfolg genutzt. Alles lässt sich damit viel einfacher teilen, planen und terminieren. Der Prozess wird übersichtlicher, da immer klar ist, wer wann kommt und geht.“

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Es ist für uns ein großer Vorteil zu wissen, dass das Angebot wirklich gut aufgestellt ist. Wir hatten noch nie den Fall, dass ein Hotel, nach dem wir gesucht haben, nicht verfügbar oder zumindest nicht als buchbar aufgeführt war.

Eric Bauer

VP of Global Solution Engineering

Einheitliche Steuerung und maximale Flexibilität per App

Navan bringt die aktuellen Erwartungen an Geschäftsreisen mit den hohen Anforderungen globaler Tech-Teams in Einklang. Die Plattform bietet ein umfangreiches Reiseangebot, intuitive Suchfilter und direkten Chat-Support. Dieser nutzerfreundliche Ansatz führt bei SolarWinds zu einer herausragenden Kundezufriedenheit (CSAT-Score) von 4,8/5 und einer Weiterempfehlungsrate (NPS) von +63; ein deutlicher Beleg dafür, wie gut die Plattform bei den vielreisenden Mitarbeitenden des Unternehmens ankommt.

Flexibilität und umfangreiches Inventar

Für Vielreisende wie Eric Bauer haben die Suchfunktionen und die große Auswahl von Navan grundlegend verändert, wie die global aufgestellte Engineering-Abteilung Geschäftsreisen plant und wahrnimmt. Die Plattform liefert regelmäßigen Nutzer:innen nicht einfach allgemeine Suchergebnisse, sondern genau die Optionen, die für sie sinnvoll sind.

„Mir persönlich gefällt vor allem die Flexibilität“, sagte Bauer. „Ich reise häufig, kenne meine Routen und weiß, welche Flüge für mich passen. Deshalb kann ich sehr genau auswählen.“

Neben den individuellen Anpassungsmöglichkeiten sorgt die große Auswahl dafür, dass die Belegschaft von SolarWinds kaum Kompromisse eingehen muss. „Die Suche zeigt alle verfügbaren Optionen. Anschließend kann ich nach Airline, Uhrzeit und Preis filtern. Diese Flexibilität ist wirklich praktisch“, meint Bauer. 

Blick in die Zukunft

Für SolarWinds ist die Vereinfachung des Reisemanagements nur der erste Meilenstein. Das langfristige Ziel besteht darin, die bisherige Verzögerung bei den Reiseausgabendaten von 90 Tagen abzuschaffen. Als nächstes ist die

Erweiterung der Zusammenarbeit mit Navan auf eine vollständige Integration des Ausgabenmanagements und virtuelle Karten geplant. Damit kann SolarWinds von einer reaktiven Nachverfolgung zu einem proaktiven Budgetierungsmodell mit Echtzeit-Daten übergehen.

Dank der einheitlichen Plattform von Navan, die mit der globalen IT-Infrastruktur von SolarWinds mitwachsen kann – von täglichen Kundenbesuchen bis hin zu großen internationalen Marketingveranstaltungen –, verfügt das Unternehmen über ein Reisemanagement, das ebenso agil ist wie die eigene Software.

Navan hat gezeigt, dass selbst ein kleines Admin-Team mit den richtigen digitalen Tools für Mitarbeitende Geschäftsreisen von einer logistischen Herausforderung in einen wirksamen Wettbewerbsvorteil verwandeln kann.