So hat Navan das Geschäftsreisemanagement für die Shop Apotheke optimiert

Von der Herausforderung zur Erfolgsgeschichte: Wie die Shop Apotheke mithilfe von Navan ihr Geschäftsreisemanagement optimierte.

Seit ihrer Gründung als Online-Apotheke einer traditionsreichen Kölner Stadtapotheke im Jahr 2001 bietet die Shop Apotheke ihren Kunden auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten ein umfassendes Angebot an pharmazeutischen Produkten und Dienstleistungen an. Heute hat sich das Unternehmen mit Hauptsitz im niederländischen Sevenum erfolgreich als größte Versandapotheke auf dem europäischen Markt etabliert. 2023 erfolgte ein Rebranding unter dem Namen Redcare Pharmacy.

Mit dem schnellen Unternehmenswachstum und weiteren Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich, Belgien, Italien, Polen, den Niederlanden und der Schweiz stieg das Reiseaufkommen. Carmen Herkenrath, die als rechte Hand des Vorstandsvorsitzenden auch das unternehmensweite Geschäftsreise- management verantwortet, war daher auf der Suche nach einer passenden Lösung, um das Reise- management grundlegend zu strukturieren. Ziel dabei war es, eine umfassende Transparenz und Kontrolle über Kosten und Reiseaktivitäten zu erlangen.

Vor Navan

Diese Herausforderungen stellten sich der Shop Apotheke

Vor der Einführung von Navan buchten Mitarbeitende ihre Dienstreisen nach persönlichen Vorlieben über verschiedene Plattformen. Bestehende Reiserichtlinien wurden dabei oft vernachlässigt und die entstandenen Kosten im Rahmen einer manuellen Reisekosten- abrechnung zurückgefordert. Dies führte nicht nur zu zeitaufwendigen manuellen Abläufen, sondern auch zu einer unklaren Übersicht über die Geschäftsreiseausgaben.

Bei dem Vorhaben, die Verwaltung von Geschäftsreisen durch eine digitale Plattform zu optimieren, stand die Shop Apotheke jedoch vor einer ganz neuen Herausforderung. Es war schwierig, eine Reisemanagement-Software zu finden, die ihren digitalen Anforderungen entsprach, ohne dabei die erforderliche Agilität einzubüßen – insbesondere bei traditionellen Anbietern.

Warum Navan?

Durch Empfehlung zum begeisterten Kunden

Über Empfehlung wurde Carmen Herkenrath schließlich auf Navan aufmerksam. Bereits in den ersten Gesprächen mit Navan Account Executive Jessie Rusi wurde deutlich, dass die digitale Buchungsplattform nicht nur die bestehenden Anforderungen erfüllte, sondern Buchungs- und Verwaltungsprozesse erheblich vereinfachen würde. 

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„Ich hatte einen tollen Austausch mit Jessie, der mich dorthin geführt hat, wo ich eigentlich hin wollte. Somit gab es für mich keine Veranlassung mehr, mit anderen Anbietern zu sprechen.“

Carmen Herkenrath

Executive Management Manager

Die Navigation der Navan-Plattform war intuitiv, während das umfangreiche Reporting fundierte Analysemöglichkeiten und Transparenz in Echtzeit ermöglichte. Somit bestand keine Notwendigkeit mehr, alternative Tools in Betracht zu ziehen.

Anfängliche Bedenken hinsichtlich eines US-amerikanischen Unternehmens konnten schnell aus dem Weg geräumt werden. Da Mitarbeitende aus dem Einkauf, der IT-Abteilung oder dem Homeoffice vorwiegend innerdeutsch oder -europäisch reisen, überzeugte besonders das bundesweite Angebot an Zugverbindungen. 

Navan konnte nicht nur mit lokalem Know-how punkten, sondern auch mit der strategischen Ausrichtung seines deutschen Hauptsitzes auf diesen Markt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für Navan sprach, ist die enge Zusammenarbeit mit der persönlichen Ansprechpartnerin Miriam. Sie unterstützt die Shop Apotheke nicht nur dabei, Systemeinstellungen an individuelle Bedürfnisse anzupassen, sondern schlägt in regelmäßig stattfindenden Videoanrufen proaktiv Maßnahmen zur Optimierung des Reisemanagements vor.

Der Navan-Effekt

Aufbau eines strukturierten Geschäftsreisemanagements

Innerhalb eines Dreivierteljahres hat die Shop Apotheke nicht nur ihre Abläufe im Geschäftsreisemanagement vereinfacht, sondern bereits messbare Erfolge erzielt.

Bei der Neustrukturierung ihres Reisemanagements lag für die Shop Apotheke ein besonderer Fokus auf der akkuraten Erfassung von Reisekosten und -aktivitäten. So wurde mit der Einführung von Navan auch die verpflichtende Nutzung der Plattform festgelegt – diese Vorgabe beinhaltet, dass Kosten für Buchungen über alternative Anbieter nur bei triftigem Grund erstattet werden. 

Für die Umsetzung dieser Compliance-Maßnahme erhielt Carmen Herkenrath die volle Unterstützung des Vorstands. Das Ergebnis: Eine sofortige Akzeptanz des neuen Systems, mit einer Registrierungsrate von 83 % aller Mitarbeitenden.

Das Feedback der Reisenden zu Navan fiel äußerst positiv aus und wird durch eine beeindruckende Nutzungsrate von 71 % für die mobile Navan-App belegt.

Früher war die Dokumentation von Reisekosten manuell und lückenhaft, denn sie basierte auf der Zusammenrechnung einzelner Buchhaltungsdaten. Heute lassen sich dank der zentralisierten Erfassung über die Navan-Buchungsplattform Reisedaten- und Ausgabenanalysen in Echtzeit ablesen. Übersichtliche Reporting-Dashboards bieten eine wichtige Datengrundlage für zukünftige, kostenreduzierende Anpassungen. Innerhalb der ersten neun Monate erzielte die Shop Apotheke 20 % Ersparnis bei Flügen sowie 13 % Ersparnis bei Hotels*. 

Durch die Nutzung von Navan spart Carmen Herkenrath mindestens eine Stunde ihrer täglichen Arbeitszeit. Sie muss nicht mehr selbst Buchungen über die einzige Firmenkreditkarte für die Reisenden vornehmen, die keine Kosten vorstrecken möchten. Sie kann sich nun strategischen Aufgaben widmen und ist begeistert: 

Ausblick

Zukunftspläne und Nachhaltigkeit

Bei der Shop Apotheke wird verstärkt Wert auf umweltfreundliches Reisen gelegt, insbesondere zur Vermeidung von Inlandsflügen. Dabei wird die verpflichtende Nutzung von Zugverbindungen gegenüber Flügen auf Kurzstrecken angestrebt. 

Auch an dieser Stelle bieten die Funktionen von Navan Unterstützung, denn schon bei der Buchung wird proaktiv auf nachhaltigere Alternativen verwiesen. Individuelle Systemeinstellungen unterstützen das Vorhaben, entsprechend angepasste Reiserichtlinien konsequent umzusetzen.