Intelligente Automatisierung: Wie Rapha mit Navan zweistellige Einsparungen erzielt

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

London

Unternehmensgröße

Kleine und mittelständische Unternehmen (1-800 Mitarbeitende)

Branche

Einzelhandel

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

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Rapha ist ein Hersteller von Premium-Radbekleidung, der 2004 in London gegründet wurde. Mit Mitarbeitenden weltweit ist die Marke bei Freizeitradler:innen und professionellen Teams gleichermaßen beliebt. 

Als das Unternehmen sein internationales Geschäft auf mehrere Märkte ausweitete, wurden Geschäftsreisen essenziell, um Fillialen, Einzelhandels- und Markenpartnerschaften sowie den Online-Handel effektiv zu verwalten. Das traditionelle System für das Reisemanagement führte allerdings häufig zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden und bot keine Transparenz über die die Reisekosten und -muster. 

Vor Navan

Das fragmentierte Travel Management bei Rapha führte zu zahlreichen operativen Herausforderungen. Für Reisebuchungen wurde Corporate Traveller verwendet, während das Ausgabenmanagement über Concur erfolgte. Beide Lösungen erwiesen sich als ungeeignet für die Bedürfnisse des globalen Teams.

„Unser Finanzteam hat jeden Monat viele Stunden mit der Kontierung, den Genehmigungsprozessen und dem Abgleich von Belegen verbracht“, erklärt Aneta George, Senior Management Accountant. „Diese manuellen Abläufe erhöhten nicht nur das Fehlerrisiko, sondern führten auch dazu, dass Buchungen übersehen wurden. Das machte unsere Monatsabschlüsse unnötig kompliziert und zeitintensiv.“

Besonders der Abgleich der Auslagen erwies sich als kritischer Engpass: Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen war fehleranfällig, und die anschließenden Korrekturen raubten weitere wertvolle Zeit. „Probleme mit Concur mussten mühsam über Support-Tickets gelöst werden – ein extrem langwieriger Prozess“, erinnert sich George.

Zusätzlich stieß die Zusammenarbeit mit Corporate Traveller an ihre Grenzen. Das Reiseangebot war stark eingeschränkt – insbesondere für strategisch wichtige Ziele wie Vietnam, wo sich einige der Produktionsstätten von Rapha befinden. Die unverhältnismäßig hohen Ticketpreise führten oft dazu, dass Mitarbeitende ihre Reisen eigenständig außerhalb der Plattform buchten und somit die internen Reiserichtlinien umgingen.

Darum hat sich Rapha für Navan entschieden

Nachdem bei Rapha verschiedene Optionen evaluiert wurden, kristallisierte sich schnell heraus, dass eine moderne Alternative unumgänglich war.

„Was mich an Navan sofort überzeugt hat, waren die umfassenden Kontrollmöglichkeiten innerhalb der Plattform“, sagt Sarah Boorman, Head of Finance. „Die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten sind goldwert. Wir können die Richtlinien präzise auf Abteilung, Senioritätsstufe und spezifische Rollen zuschneiden.“

Das Unternehmen suchte nach einer Reiselösung, die Flexibilität bietet, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Navan ermöglicht es Admins, individuelle Richtlinien exakt nach Bedarf festzulegen und durchzusetzen. Das garantiert Konsistenz im gesamten Unternehmen und sorgt für bessere Kostenkontrolle.

Der Navan-Effekt

Reibungslose Implementierung 

Bei einem internationalen Rollout über 12 Länder hinweg überzeugte der Onboarding-Prozess auf ganzer Linie: Nur 39 Tage nach Vertragsunterzeichnung ging Navan bei Rapha weltweit live.

Diese schnelle Implementierung war nur durch die intensive Unterstützung des Customer-Success-Teams möglich. „Das Onboarding war erstklassig – dafür geht ein großes Dankeschön an unseren Account Manager Billy Morris“, so Aneta George. „Er hat zahlreiche Schulungen für unsere Mitarbeitenden durchgeführt, auf E-Mails innerhalb von Minuten geantwortet und war bei Fragen sofort für uns erreichbar. Dank seines Engagements und tiefgreifenden Verständnis der Plattform verlief der Übergang nahtlos und effizient.“

Die Implementierungsstrategie setzte auf klare Kommunikation und umfassende Schulungen, um die Akzeptanz an allen Standorten zu gewährleisten. Rapha nutzte dabei die bewährte Rollout-Methodik von Navan, um den Prozess für die gesamte Belegschaft so einfach wie möglich zu gestalten.

„Navan hat uns eine Vorlage mit einfachen Anleitungen zur Registrierung zur Verfügung gestellt, die wir über unsere internen Kanäle geteilt haben“, so George. „Kurz darauf folgten die ersten Schulungen – erst für die Teams, dann für die Führungskräfte. Der gesamte Prozess war bemerkenswert unkompliziert.“

Signifikante Zeitersparnis und operative Exzellenz

Die Einführung führte unternehmensweit zu einer erheblichen Zeitersparnis. Dank intelligenter Automatisierung wurden manuelle Engpässe in der Verarbeitung vollständig beseitigt.

„Die Automatisierung übernimmt Aufgaben wie die Kontierung, das Belegmanagement und die Genehmigung von richtlinienkonformen Ausgaben. Das hält sowohl dem Finanzteam als auch den Führungskräften den Rücken frei“, freut sich George. „Alle regelkonformen Ausgaben werden automatisch verarbeitet – wir kümmern uns nur noch um die Ausnahmefälle. Das spart uns sehr viel Zeit.“

Dieser strategische Wechsel von der manuellen Prüfung einzelner Ausgaben zu einem prozessgesteuerten Ausnahmenmanagement hat die Arbeitsweise des Finanzteams bei Rapha grundlegend verändert. 

Zuvor war die Bearbeitung von Auslagen ein mühsamer Prozess: Das Team musste zahlreiche Berichte ziehen und die Daten händisch zusammenführen, da es kaum Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware gab. Heute liefert Navan maßgeschneiderte Standardberichte, die kaum noch nachbearbeitet werden müssen. Dies senkt den Zeitaufwand für den monatlichen Abgleich drastisch.

Richtlinienverwaltung und maximale Flexibilität

Die Richtlinienfunktionen der Plattform haben die Compliance-Prozesse radikal vereinfacht, ohne die notwendige geschäftliche Flexibilität einzuschränken. Durch klare Genehmigungsworkflows für Buchungen, die außerhalb der Standardrichtlinien liegen, wird sichergestellt, dass die Unternehmensanforderungen erfüllt und die Kosten präzise kontrolliert werden.

Ausgabenmanagement mit Echtzeit-Transparenz

„Die Navan-Karten sind für uns sehr wertvoll“, sagt George. „Wir schätzen besonders die Ausgabentransparenz in Echtzeit. Das gibt uns die Sicherheit, die Karten sowohl an Führungskräfte als auch an juniorige Mitarbeitende auszugeben. Zudem vereinfacht es das Reporting enorm, da sich alle Ausgaben im Grunde von selbst abgleichen.“

Die Automatisierungslösungen von Navan haben die operativen Abläufe nachhaltig verändert. „Es ist super, wie die KI von Navan Belege ausliest, Datum und Betrag automatisch verifiziert und sogar die Steuer korrekt zuordnet“, so George weiter.

„Vor der Einführung von Navan bestand aufgrund des enormen Volumens an Auslagen immer das Risiko, dass Rückerstattungen nicht rechtzeitig erfolgten – oft hing alles an nur ein oder zwei Personen in der Bearbeitung“, erinnert sie sich. „Mit Navan erfolgen die Auszahlungen nun jeden Montag automatisch. Das schafft klare Erwartungen und Verlässlichkeit für unsere gesamte Belegschaft.“

Darüber hinaus hat das Echtzeit-Reporting von Navan die Entscheidungsprozesse maßgeblich optimiert. „Dank der Berichte, die wir direkt mit Navan ziehen können, haben wir jederzeit im Blick, wie viel ausgegeben wurde und wie dies im Verhältnis zum Budget des jeweiligen Zeitraums steht.“

Blick in die Zukunft

Während Rapha sein internationales Geschäft ausbaut, schafft Navan ein starkes Fundament für weiteres Wachstum und kontinuierliche Optimierung.

„Unser Fokus liegt nun darauf, die Analysen und Reports gezielt zu nutzen, um Reisemuster zu identifizieren. Das wird uns dabei helfen, bessere Konditionen mit Hotels und Fluggesellschaften auszuhandeln sowie attraktivere Benefits und Mitgliedschaften für unser Team zu sichern“, erklärt Sarah Boorman.

Auch in puncto Nachhaltigkeit erweist sich Navan als wertvoller Partner für Rapha. „Dank des integrierten CO₂-Reportings können wir unsere Reiseemissionen präzise nachverfolgen und sie direkt an unseren Nachhaltigkeitszielen messen“, so Boorman weiter.

„

„Die Plattform bietet maximale Flexibilität bei der Richtliniensteuerung und hat unsere Erwartungen in Bezug auf Mehrwert und Nutzerzufriedenheit weit übertroffen – ich glaube kaum, dass ein Wettbewerber da mithalten könnte. Wir freuen uns auf den gemeinsamen weiteren Erfolg mit Navan.“

Sarah Boorman

Head of Finance