Huel erzielt 92 % mobile Nutzungsrate und erstklassige Reiseerfahrung mit Navan
Ergebnisse
69+
Weiterempfehlungsrate (NPS)
92 %
mobile Nutzungsrate
90 %
Kundenzufriedenheit (CSAT)
Region
EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika
Hauptsitz
Tring, Großbritannien
Branche
Lebensmittel
Verwendete Produkte
- Navan-Geschäftsreisen
- Navan-Ausgaben
- Navan-Reisezahlungen
Das globale Ernährungsunternehmen Huel zählt zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen Großbritanniens. Als Scale-up mit Fokus auf nachhaltiges Wachstum beschäftigt Huel rund 350 Mitarbeitende in Großbritannien, Deutschland und den USA und legt großen Wert auf effiziente Systeme, Prozesse und Kontrollen.
Geschäftsreisen sind für Huel essenziell, um das Team im Ursprungsland Großbritannien mit den wachsenden internationalen Märkten zu verbinden und die schnelle Expansion und Integration von Übernahmen zu unterstützen. Mit der globalen Skalierung des Unternehmens wurde der Bedarf an einer modernen Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement immer deutlicher – einer Lösung, die vor allem die Mitarbeitererfahrung in den Mittelpunkt stellt.
Vor Navan
Im Jahr 2019 wurden Geschäftsreisen bei Huel über ein traditionelles Reisebüro gesteuert, das mit der rasanten internationalen Expansion des Unternehmens nicht Schritt halten konnte. Die Einschränkungen waren erheblich.
„Das traditionelle Agenturmodell war einfach nicht auf unsere Arbeitsweise ausgelegt“, erklärt Mohammed Ali, Finance & AI Transformation Manager bei Huel. „Das Angebot war begrenzt, besonders für unsere häufigen Reiseziele. Die Mitarbeitenden konnten oft nicht die passenden Optionen zu angemessenen Preisen finden und buchten deshalb anderweitig – was bedeutete, dass wir keine Übersicht und Kontrolle hatten.”
Reisezahlungen wurden über Firmenkreditkarten abgewickelt, wobei die Abrechnung vollständig manuell erfolgte. „Am Monatsende mussten wir die Ausgaben auf der Firmenkreditkarte erfassen, sie in unser ERP-System laden und analysieren, wofür das Geld ausgegeben wurde – Flüge, Hotels, Taxis, Züge. Diese Analyse hat jeden Monat sehr viel Zeit in Anspruch genommen“, berichtet Kushal Malde, Head of Financial Control bei Huel. Der Prozess dauerte sechs Stunden und machte eine genaue Erfassung zu einer echten Herausforderung.
Auch das Ausgabenmanagement war fragmentiert. „Unser Finanzteam verbrachte jeden Monat viele Stunden mit der Kontierung, Genehmigung und Abrechnung von Belegen“, so Ali. „Der manuelle Prozess erhöhte das Risiko für Fehler und übersehene Buchungen, was noch mehr Arbeit verursachte und unsere Monatsprüfungen in die Länge zog.“
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„Wir wollten eine schnelle und intuitive Plattform für unsere Mitarbeitenden. Sie sollten nicht viel Zeit für das System aufbringen müssen – Reise buchen, Ausgaben einreichen und zurück zur eigentlichen Arbeit.“
Mohammed Ali
Finance Transformation & AI Manager
So hat Navan Huel überzeugt
Beim Auswahlprozess mit mehreren modernen Lösungen stand für Huel ein Kriterium über allen anderen: die Nutzerfreundlichkeit.
„Wir wollten eine schnelle und intuitive Plattform für unsere Mitarbeitenden”, sagt Ali. „Sie sollten nicht viel Zeit für das System aufbringen müssen – Reise buchen, Ausgaben einreichen und zurück zur eigentlichen Arbeit. Das hatte für uns die oberste Priorität.“
Navan überzeugte durch seine nutzerfreundliche Oberfläche und das Mobile-first-Design. Die Plattform versprach, überflüssige Routineaufgaben abzuschaffen und gleichzeitig die für die Skalierung notwendige Kontrolle und Transparenz zu bieten.
Nachhaltigkeit war ein weiteres entscheidendes Kriterium. „Nachhaltigkeit ist ein Kernbestandteil unserer Identität als Unternehmen, daher war die Transparenz unserer CO2-Emissionen für Geschäftsreisen ein absolutes Muss“, fügt Malde hinzu.
Der Navan-Effekt
Im Oktober 2019 führte Huel Navan Travel ein und die Mitarbeitenden waren sofort begeistert. Die intuitive Oberfläche, das umfassende Angebot und der Mobile-first-Ansatz sorgten dafür, dass die Belegschaft gern über die Plattform buchte.
„Der Unterschied bei der Nutzererfahrung war drastisch“, so Ali. „Die Adoption war von Anfang an hoch, weil die Plattform einfach besser war.“
Kurz nachdem Ali zu Huel kam, führte das Team Navan Travel Payments ein und transformierte damit einen zuvor zeitaufwendigen Prozess. „Mit Navan Travel Payments haben wir Echtzeit-Einblick in jede Buchung und Transaktion“, erklärt er. „Das hat die Berichterstattung und unseren Abstimmungsprozess deutlich vereinfacht.“
Durch Navan kann Huel jeden Monat 6 Stunden bei diesem Schritt einsparen, die Genauigkeit verbessern und erstmals abteilungsbezogene Daten einsehen. „Wir hatten nie die Möglichkeit, unsere Ausgaben nach Abteilung aufzuschlüsseln“, sagt Malde, „und die Zuordnung war sehr schwer nachzuverfolgen. Jetzt können wir sofort sehen, welche Abteilungen Ausgaben tätigen, und wissen, wen wir für weiteren Kontext ansprechen müssen.“
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„Mit Navan Travel Payments haben wir Echtzeit-Einblick in jede Buchung und Transaktion. Das hat die Berichterstattung und unseren Abstimmungsprozess deutlich vereinfacht.“
Mohammed Ali
Finance Transformation & AI Manager
Im März 2025, nur 28 Tage nach der Vertragsunterzeichnung, führte Huel Navan Expense ein. Die schnelle Implementierung spiegelte sowohl Navans flüssigen Implementierungsprozess als auch Huels Einsatz wider, die Mitarbeitenden schnell zu motivieren, die neue Ausgabenlösung zu nutzen.
„Die Einführung von Navan Expense dauerte nur etwa einen Monat, einschließlich der Umstellung von unserer vorherigen Ausgaben-Plattform sowie der Integration und Anpassung der von uns gewünschten Regeln. Die Umsetzung ging wirklich schnell“, schildert Malde.
Die Implementierungsstrategie umfasste einen festen Stichtag, eine klare Kommunikation, die drei Wochen im Voraus begann, umfassende Schulungen durch das Navan-Team und die sofortige Migration aller Nutzer:innen.
„Wir haben den Launch sehr rasch umgesetzt und ich denke, das war besser, als zu versuchen, einzelne Funktionen nach und nach einzuführen“, sagt Malde. „Mitarbeitende haben immer Feedback, daher spielt es keine große Rolle, ob der Wechsel schnell oder schrittweise erfolgt. Schneller ist besser, weil sich die Belegschaft so zügig an das neue System gewöhnt, wir früher Feedback erhalten und Anpassungen vornehmen können.“
Für die Mitarbeitenden war es eine große Veränderung. Eine Spesenabrechnung einzureichen, dauert jetzt nur noch Sekunden: Die Mitarbeitenden machen einfach ein Foto und die KI erledigt den Rest. Belege werden automatisch gescannt, kontiert und mit den Richtlinien abgeglichen.
„Wir sind von der Ausgabenbearbeitung alle zwei Wochen mit erheblichem manuellem Aufwand dazu übergegangen, dass alles automatisch abläuft“, sagt Ali. „Die Zeitersparnis sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzabteilung ist enorm.“ Das Finanzteam spart so pro Monat allein bei der Spesen- und Kreditkartenabrechnung etwa einen Arbeitstag.
Das Mobile-first-Konzept war zentral für diesen Erfolg. „Bei anderen Plattformen muss man ein Foto machen, es speichern und dann auf einen Desktop hochladen, was bis zu 10 Minuten dauern kann“, sagt Malde. „Mit Navan sind es vielleicht 30 Sekunden. Mitarbeitende mit vielen Spesenabrechnungen sparen jedes Jahr mehrere Stunden.“
Mit einer mobilen Nutzungsrate von 92 % hat Huels Belegschaft die Plattform vollständig angenommen. Die Kundenzufriedenheit (CSAT) von 90% und ein NPS von 69+ bestätigen, dass die Mitarbeitenden die Plattform wirklich schätzen.
„Wir möchten sicherstellen, dass wir bei unseren Ausgaben flexibel sind und unsere Mitarbeitenden frei reisen können“, sagt Ali. „Die Nutzererfahrung ist das Wichtigste.“
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„Wir haben ein Reise- und Ausgabenmanagement aufgebaut, das mit uns wächst, unsere Mitarbeitenden hervorragend unterstützt und der Finanzabteilung die Kontrolle und Einblicke ermöglicht, die sie benötigt. Navan war in jeder Phase unseres Wachstums der richtige Partner.“
Mohammed Ali
Finance Transformation & AI Manager
Blick in die Zukunft
Mit dem weiteren Wachstum bei Huel bietet Navan die skalierbare Basis, die zur Unterstützung der Expansion erforderlich ist, während gleichzeitig die nutzerorientierte Reiseerfahrung beibehalten wird.
„Wir müssen sicherstellen, dass unser Unternehmen weiterhin funktionieren und wachsen kann, während wir über die notwendigen finanziellen Kontrollebenen verfügen“, sagt Malde.
Aktuell konzentriert sich das Team darauf, die Arbeit mit den Travel-Dashboards und Insights von Navan zu verstärken, um proaktivere Analysen zu ermöglichen. „Je mehr wir über die Daten lernen, desto besser können wir sie nutzen. Wir möchten zu einer Echtzeit-Analyse übergehen, anstatt nur am Monatsende auszuwerten“, so Malde. „Als globales Unternehmen ist die Flexibilität bei Reisen wichtig, aber wir möchten sicherstellen, dass wir bewusst und effizient reisen, um unseren CO2-Fußabdruck zu minimieren.“
Ali fügt hinzu: „Wir prüfen außerdem, wie wir Navans Analysefunktionen noch strategischer einsetzen können – wir identifizieren Reisemuster, um bessere Konditionen auszuhandeln, Partnerschaften mit bevorzugten Anbietern auszubauen und unser Programm kontinuierlich zu optimieren.“
Die Zusammenarbeit mit Navan spiegelt gemeinsame Werte in Bezug auf Innovation, Nutzererfahrung und schnelles Wachstum wider. „Wir haben ein Reise- und Ausgabenmanagement aufgebaut, das mit uns wächst, unsere Mitarbeitenden hervorragend unterstützt und der Finanzabteilung die Kontrolle und Einblicke ermöglicht, die sie benötigt“, fasst Ali zusammen. „Navan war in jeder Phase unseres Wachstums der richtige Partner.“