Ping Identity bringt Reisende mit Navan zurück ins Buchungstool des Unternehmens

Region

NORAM: Nordamerika, APAC: Asien-Pazifik, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Denver

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

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Ping Identity, ein führender Anbieter von Lösungen für Identity Security, schützt Unternehmen und ihre Mitarbeitenden weltweit. Mit Standorten in Großbritannien, den USA und Singapur ist das Unternehmen stark und exponentiell gewachsen und hat dabei seine globalen Aktivitäten kontinuierlich ausgebaut.

Geschäftsreisen tragen maßgeblich zum Erfolg von Ping Identity bei. Sie ermöglichen persönliche Kundentermine, Vertriebsmeetings und strategische Events, die zur Umsatzgenerierung beitragen. Deshalb benötigte das Unternehmen eine moderne Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement, die mit seinem Wachstum Schritt halten konnte.

Gleichzeitig musste bei Ping Identity das Vertrauen der Belegschaft zurückgewonnen werden, die die bisherige Reiseplattform des Unternehmens 2024 kaum mehr nutzte. Jahrelange Probleme hatten dazu geführt, dass Mitarbeitende lieber über andere Kanäle buchten, statt auf die unzuverlässige Technologie zu setzen.

Um die Kontrolle über das Reisemanagement nicht zu verlieren, musste Ping Identity seine Glaubwürdigkeit wiederherstellen und zeigen, dass der Geschäftsreisebereich auch unkompliziert funktionieren kann.

Vor Navan

Vor dem Wechsel wurden Geschäftsreisen bei Ping Identity über veraltete Systeme verwaltet, die nicht mit dem Wachstum des Unternehmens vereinbar waren. Die Einschränkungen waren nicht nur frustrierend für die Mitarbeitenden. Sie beeinträchtigten die Abläufe und führten dazu, dass viel außerhalb der Plattform gebucht wurde.

Ein System in der Krise

„Eins der Probleme waren fehlgeschlagene Buchungen“, erinnert sich Matthew Row, Senior Director of Controllership Business Services, der 2024 die Leitung des Finance-Operations-Teams übernahm. „Oft mussten wir provisorische Lösungen finden, damit die Buchungen überhaupt abgeschlossen wurden.“

Aber nicht durchgehende Buchungen waren nur die Spitze des Eisbergs. Als Row die Situation gemeinsam mit anderen Führungskräften analysierte, erstellten sie einen 38-Punkte-Plan, der die kritischen Schwachstellen im gesamten Reisemanagement dokumentierte.

„

Ein 38-Punkte-Plan zeigt, dass grundlegende Veränderungen nötig sind, nicht nur laufende Verbesserungen. Wir hatten keine Wahl – wir mussten etwas verändern.

Matthew Row

Senior Director of Controllership Business Services

Fehlendes Reiseangebot und höhere Preise

Das vielleicht größte Hindernis für eine höhere Nutzungsrate war das begrenzte Angebot der vorherigen Plattform – insbesondere bei Low-Cost-Airlines außerhalb der USA. Oft fanden Mitarbeitende die benötigten Flüge nicht. Wenn sie verfügbar waren, lagen die Preise über denen auf dem freien Markt.

„Wenn der Preisunterschied zu groß ist, kann man nicht rechtfertigen, dass die Mitarbeitenden das System nutzen müssen“, resümiert Procurement Manager Jason Jago.

Verwaltungsaufwand und mangelnde Transparenz

Für Viktoria Rethly, Assistenzmitarbeiterin im Rechnungswesen und Verantwortliche für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Ausgaben, war der Arbeitsalltag äußerst belastend. „Die Arbeit war vollständig manuell und repetitiv“, erinnert sie sich. „Jede Buchung musste händisch eingereicht und geprüft werden. Aufgrund der zahlreichen Probleme mit den veralteten Plattformen gab es deutlich mehr Anfragen und die Frustration war um einiges höher.“

Allein für die Reiseverwaltung wendete Rethly täglich mindestens zwei Stunden auf. Auch Rows Kapazitäten als Führungskraft wurden dadurch stark beansprucht: „Ich musste mich jeden Tag um bis zu zehn dringende Reiseprobleme kümmern“, schildert er.

Die fehlende Echtzeit-Transparenz verhinderte, dass das Finanzteam die Reiseausgaben proaktiv steuern konnte. „Wir hatten überhaupt keinen Überblick“, bestätigt Jago. „Das Finanzteam war nicht in den Genehmigungsprozess eingebunden. Wir sahen erst im Nachhinein, was ausgegeben wurde.“

Darum hat sich Ping Identity für Navan entschieden

Als Matthew Row den Evaluierungsprozess einer neuen Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Ausgaben anstieß, stand ein Kriterium im Vordergrund: Das Vertrauen der Mitarbeitenden musste zurückgewonnen werden.

„Die Nutzererfahrung war mit großem Abstand unsere höchste Priorität“, erklärt Row. „Wir mussten alle Abteilungen von der Lösung überzeugen, denn ohne ihre Akzeptanz hätten wir niemals eine richtlinienkonforme Nutzung erreicht. Alles andere ist nebensächlich, wenn das Tool nicht genutzt wird.“

Nach Jahren der Frustration mit veralteten Systemen standen die Mitarbeitenden jeder neuen Plattform verständlicherweise skeptisch gegenüber. Die vorgeschlagene Lösung musste intuitiv und leistungsfähig genug sein, um diesen Widerstand zu überwinden und das Vertrauen wiederherzustellen.

Moderne Technologie statt veralteter Systeme

Als schnell wachsendes Technologieunternehmen benötigte Ping Identity einen Partner mit einem modernen Ansatz für Geschäftsreisen. „Andere Travel Management Companies (TMCs) denken zu sehr in traditionellen Strukturen“, sagt Row. „Sie haben bestehende, veraltete Systeme später einfach um weitere Technologie ergänzt. Wir wollten genau das Gegenteil: einen Anbieter, bei dem Technologie von Anfang an im Mittelpunkt stand.“

„Navan hat sich sofort abgehoben. Die Lösung war allen anderen Plattformen, die wir uns angesehen hatten, um Längen voraus“, fügt Row hinzu. „Wir haben von einer umständlichen zu einer sehr unkomplizierten Lösung gewechselt. Der Unterschied ist enorm.“

Umfangreiches Inventar und marktgerechte Preise

Um die früheren Probleme mit fehlenden Reiseangeboten und Preisunterschieden zu beheben, wurde bei Ping Identity Wert auf eine umfassende Auswahl an Reiseoptionen zu wettbewerbsfähigen Preisen gelegt. Das umfangreiche Inventar von Navan und die marktgerechten Preise waren entscheidend, um die Reisenden für die Nutzung der Plattform zu gewinnen.

Mitarbeitende mussten auf der Plattform mindestens genauso gute oder bessere Optionen finden als bei der eigenen Suche. Andernfalls wäre die Nutzung auch durch Reiserichtlinien nicht durchzusetzen. Daher musste das Tool mit Praktikabilität überzeugen. 

Support und Skalierbarkeit

Das Team legte außerdem großen Wert auf schnellen, reaktionsfähigen Support, der mit dem weiteren Wachstum und den Akquisitionen von Ping Identity Schritt halten konnte. „Die mobile App, die schnelle Antwortzeit über den Chat und die moderne Technologie machen die Lösung für die Mitarbeitenden attraktiv. Das war entscheidend“, erklärt Row.

Der beste von neun Systemwechseln

Bei Ping Identity wurden in den letzten drei Jahren neun verschiedene Systeme eingeführt. Dadurch verfügte das Team über umfangreiche Erfahrung mit der Implementierung neuer Technologien. Der Wechsel zu Navan fiel dabei positiv auf.

„Die Implementierung von Navan hat mir am besten gefallen“, so Row. „Sie war durch die strukturierte Vorgehensweise und die Vorlagen unglaublich einfach. Es gab eine Liste mit den Schritten und Anleitungen dazu – und schon konnte es losgehen. Das war mit den bisherigen Prozessen, die wir durchlaufen haben, gar nicht zu vergleichen.“

Zufriedenheitsanstieg von 1 auf 4,5 von 5

Um den Effekt von Navan zu messen, befragte Row wichtige Stakeholder-Gruppen vor und nach dem Launch. Dabei verwendete er dieselben Fragen und dieselbe Bewertungsmatrix. Die Ergebnisse zeigten, dass das Vertrauen der Reisenden zurückgewonnen wurde: Die internen Zufriedenheitswerte stiegen von 1 auf 4,5 von 5. Der Net Promoter Score erreichte 45+ im Vergleich zu geschätzten –45 für die alte Lösung.

Zeitersparnis: Täglich zwei Stunden Zeitgewinn für produktive Aufgaben

Für Viktoria Rethly hat der Wechsel ihren Arbeitsalltag grundlegend verändert. „Ich spare mindestens zwei Stunden pro Tag – wahrscheinlich sogar mehr, wenn man all die eingehenden Anfragen früher zusammenrechnet“, berichtet sie.

Rows Erfahrungen spiegeln diesen Effizienzgewinn wider. „Ich musste vor Navan bis zu zehn dringende Reiseanliegen pro Tag lösen. Jetzt kommt das gar nicht mehr vor“, sagt er. „Das liegt zum einen daran, dass Viktoria großartige Arbeit leistet, zum anderen daran, dass ihr das neue System ermöglicht, ihre Aufgaben effektiv zu bearbeiten.“

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Das Anfragevolumen ist stark zurückgegangen, weil der Navan-Support uns so gut unterstützt und Mitarbeitende die Plattform eigenständig nutzen können.

Viktoria Rethly

Accounts Assistant

Navan Travel Payments: Echtzeit-Transparenz und klare Verantwortlichkeit

Navan Travel Payments löste ein weiteres zentrales Problem. „Vor Navan hatten wir keine Firmenkarten. Deshalb mussten alle Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen und Ausgaben über private Kreditkarten abwickeln“, so Row.

Die neue Zahlungslösung entlastet nicht nur die Mitarbeitenden, sondern macht auch das Finanzmanagement deutlich leichter. „Mit Travel Payments haben wir in Echtzeit Einblick in jede Buchung und Transaktion“, sagt Jago. „Das Reporting ist einfacher geworden und auch die Abstimmung der Zahlungen läuft viel unkomplizierter.“

Zum ersten Mal können bei Ping Identity die Ausgaben den einzelnen Abteilungen zugeordnet und Verantwortlichkeiten nachvollzogen werden. „Früher konnten wir die Ausgaben nicht nach Abteilung aufschlüsseln. Es war sehr schwer zu verstehen, wer für welche Kosten verantwortlich war“, berichtet Jago. „Jetzt sehen wir sofort, welche Abteilungen wie viel ausgeben, und wissen, wen wir nach dem Hintergrund fragen können.“

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Wir sind ein dynamisches Unternehmen, da muss es manchmal einfach schnell gehen. Dass Mitarbeitende eine Purchase Card beantragen und in einer Stunde genehmigt bekommen können, kommt uns sehr gelegen.

Jason Jago

Procurement Manager

Durchdachte Funktionen für schnelles Wachstum

Die flexiblen Zahlungsfunktionen von Navan haben sich für das schnelle Wachstum von Ping Identity als besonders wertvoll erwiesen. „Die Purchase-Card-Funktion ist eine große Hilfe“, meint Jago.

Wiederkehrende virtuelle Karten vereinfachen die Verwaltung von Abonnements. Zudem erhält das Team proaktive Benachrichtigungen. „Wenn das Guthaben der Firmenkarte unter einen bestimmten Betrag fällt, werden wir benachrichtigt und können rechtzeitig Geld nachladen“, sagt Rethly. „Früher waren Reisende frustriert, wenn ihre Buchung nicht durchging. Heute müssen wir nicht erst reagieren, wenn das Problem bereits aufgetreten ist. Das macht einen riesigen Unterschied für uns.“

Finanzielle Vorteile

„Neben der Zeitersparnis und der höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden sehen wir bereits sehr spürbare finanzielle Vorteile“, freut sich Row. Die Kombination aus günstigeren Preisen, besserer Richtlinieneinhaltung, weniger Buchungen außerhalb der Plattform und effizienteren Verwaltungsprozessen hat einen spürbaren ROI erzielt.

Blick in die Zukunft

Während Ping Identity durch organisches Wachstum und Akquisitionen weiter expandiert, bietet Navan die skalierbare Basis, die dafür benötigt wird. 

„Früher mussten wir jedes Mal einen Business Case erstellen und monatelange, aufwendige Implementierungen durchlaufen, wenn wir in eine weitere Region expandieren wollten“, so Row. „Mit Navan können wir unser Reisemanagement in großem Umfang skalieren. Das ist für uns enorm wichtig.“

Jetzt kann sich das Team darauf konzentrieren, die Analysen und Dashboards von Navan für ein proaktiveres Reisemanagement zu nutzen. „Je mehr wir über unsere Daten lernen, desto besser können wir sie einsetzen“, sagt Jago. „Wir wollen zu einer Analyse in Echtzeit kommen, statt wie bisher erst am Monatsende auszuwerten.“

Die Vision umfasst auch strategische Supplier-Beziehungen. „Wir prüfen, wie wir die Analysen von Navan noch sinnvoller nutzen können – etwa um anhand von Reisemustern bessere Konditionen auszuhandeln, unsere Partnerschaften mit bevorzugten Anbietern auszubauen und unser Reisemanagement mit unserem Wachstum kontinuierlich zu optimieren“, erklärt Row.

„Wir haben ein Reise- und Ausgabenmanagement aufgebaut, das mit uns wächst, unsere Mitarbeitenden hervorragend unterstützt und Finance die nötige Kontrolle und Transparenz gibt“, fasst Row zusammen. „Navan war in jeder Phase unseres Wachstums der richtige Partner.“