Pendo: 10 Stunden weniger Aufwand für Travel & Expense mit Navan

Region

NORAM: Nordamerika, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Raleigh, USA

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

Vorherige Lösungen

Expensify

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Pendo ist ein Softwareunternehmen, das es sich zum Ziel gesetzt hat, die Nutzung von Software durch leistungsstarke Analysen und In-App-Anleitungen zu optimieren. Mit Hauptsitz in Raleigh, North Carolina, neun Standorten weltweit und rund 900 Mitarbeitenden spielen das Reise- und Ausgabenmanagement bei Pendo eine entscheidende Rolle für die Produktivität und Vernetzung der Teams.

Laut Kylee Bloodworth, Senior Director of Global Accounting, erforderten das Wachstum und die globale Präsenz von Pendo eine Lösung, die Mitarbeitende an jedem Ort unterstützen und der Finanzabteilung gleichzeitig Kontrolle und Transparenz in Echtzeit ermöglichen würde.

Vor Navan

Vor der Einführung von Navan wurden Geschäftsreisen und Ausgaben bei Pendo über separate Plattformen verwaltet. Reisebuchungen erfolgten über ein System, während Ausgaben über Expensify abgewickelt wurden. Dies führte zu fragmentierten Arbeitsabläufen und einem eingeschränkten Überblick über die Reisekosten.

„Wir hatten keine einheitliche Nutzererfahrung“, so Bloodworth. Der Abgleich der Ausgaben über verschiedene Systeme hinweg verursachte zusätzlichen manuellen Aufwand und verzögerte die Prozesse, insbesondere im Zuge der globalen Expansion des Unternehmens.

„

Mitarbeitende mussten zwischen verschiedenen Tools wechseln und das Finanzteam konnte die Kosten für Reisen und Spesen nicht zentral überblicken.

Kylee Bloodworth

Senior Director, Global Accounting

Darum hat sich Pendo für Navan entschieden

Während des Auswahlprozesses hob sich Navan schnell durch seine Individualisierbarkeit und Nutzerfreundlichkeit ab. Besonders die Richtlinien, die sich auf die spezifischen Anforderungen von Pendo zuschneiden lassen, haben überzeugt. „Navan bietet uns so viele Möglichkeiten, die Plattform an unsere Bedürfnisse anzupassen“, freut sich Bloodworth.

Ebenso wichtig war eine einheitliche Nutzererfahrung für die Mitarbeitenden. Da die Teams häufig unterwegs sind, spielte die einfache Handhabung der Web- und Mobilversion eine zentrale Rolle. Reisende können nun direkt über ihr Smartphone Buchungen vornehmen, Auslagen einreichen und Details abrufen, was die Einhaltung der Reiserichtlinien und das Einreichen von Spesenabrechnungen erheblich erleichtert.

Ergebnisse mit Navan

Seit der Implementierung von Navan konnte der administrative Aufwand bei Pendo reduziert und die Mitarbeitererfahrung verbessert werden.

Aufseiten der Finanzabteilung hat die Automatisierung das Ausgabenmanagement grundlegend verändert. „Früher mussten wir jede einzelne Spesenabrechnung prüfen. Durch die automatische Genehmigung von richtlinienkonformen Ausgaben sparen wir jetzt mindestens zehn Stunden pro Woche. Darüber hinaus werden den Mitarbeitenden private Auslagen innerhalb von fünf Tagen nach Freigabe erstattet. Das ist deutlich schneller als zuvor“, so Bloodworth.

Ein weiterer Vorteil: Die Live-Dashboards von Navan bieten der Finanzabteilung Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben. Das Team kann nun jederzeit nachvollziehen, wofür Ausgaben getätigt werden, statt bis zum Monatsabschluss warten zu müssen. Zudem erleichtern integrierte Kontrollmechanismen den Nachweis, dass alle genehmigten Aufwendungen den Richtlinien entsprechen, was zu einer höheren Revisionssicherheit beiträgt.

Auch bei den reisenden Mitarbeitenden stößt die Plattform auf hohe Akzeptanz: 83 % nutzen die mobile App von Navan und bewerten das Nutzererlebnis mit einem CSAT-Score (Kundenzufriedenheit) von 92 %.

Außerdem unterstützt Navan das Marketing- und Event von Pendo bei größeren Projekten. Laura Baverman, VP of Corporate Communications, hebt hervor, wie Navan die Reiseplanung für Großveranstaltungen wie das jährliche firmeninterne Kick-off-Event sowie die Kundenkonferenz „Pendomonium“ vereinfacht.

„Für Pendomonium kommen etwa 2.000 Kunden sowie 250 bis 300 unserer Mitarbeitenden nach Raleigh“, so Baverman. „Navan ermöglicht es, das gesamte Reisemanagement zentral an einem Ort zu steuern. So können unsere Teams ganz für unsere Kunden da sein, anstatt sich mit der Reiselogistik zu befassen.“

Blick in die Zukunft

Mit Navan hat Pendo das Reise- und Ausgabenmanagement auf einer zentralen, intuitiven Plattform zusammengeführt. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Finanzabteilung und entlastet die Reisenden. Von schnelleren Erstattungen über Echtzeit-Transparenz bis hin zu integrierten Kontrollmechanismen unterstützt Navan das Wachstum von Pendo, ohne zusätzlich die Prozesse zu verkomplizieren.

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Navan reduziert den Stress bei Geschäftsreisen erheblich. Ich kann meine Buchungen, Belege und die Ausgaben meines Teams zentral verwalten und alles direkt über mein Smartphone genehmigen. Die Lösung ist einfach, intuitiv und erleichtert meinen Arbeitsalltag massiv.

Laura Baverman

VP Corporate Communications