Weltweiter Reiseplattform-Launch in vier Monaten durch strategische Partnerschaft

Als einer der weltweit führenden Zahlungsdienstleister beschloss, seine globale Reiselösung zu wechseln, stand dem Unternehmen eine komplexe Umstellung bevor. In Großunternehmen gehen solche Prozesse oft mit großem Zeitaufwand und Einschränkungen einher. Durch die Verknüpfung der Technologie und umfassende Unterstützung bei der Implementierung durch Navan gepaart mit der unabhängigen Change-Management-Expertise von Opteva gelang jedoch eine weltweite Liveschaltung in nur vier Monaten – ohne jegliche Ausfälle. Die Basis dieses Erfolgs war die Definition eines klaren, vom Kunden freigegebenen Projektplans und Meilensteinen.

Die Ergebnisse setzen einen neuen Maßstab für die Systemumstellung in Großunternehmen. Durch das Zusammenspiel der Navan-Plattform und der Expertise von Opteva konnte das komplexe globale Travel Management innerhalb kürzester Zeit technologisch umziehen. So wurde das Projekt zu einer der reibungslosesten und am besten bewerteten digitalen Transformationen in der Geschichte des Unternehmens.

Vor Navan

Vor der Partnerschaft mit Navan und Opteva verfügte der Zahlungsdienstleister über ein komplexes, globales Reisemanagement für 10.000 reisende Mitarbeitende in 87 Ländern. Ziel war die Modernisierung der Altsysteme zu einem rein digital ausgerichteten Reiseprogramm mit einer ambitionierten Vorgabe von vier Monaten bis zum Go-live.

Die Herausforderung: Implementierungen im Travel- und Expense-Bereich sind bekannt dafür, besonders langwierig zu sein. Ein Bericht der britischen Wettbewerbsbehörde (CMA) zeigt, dass diese Phase bei Verträgen mit großen Geschäftsreiseanbietern nach der Ausschreibung typischerweise zwischen drei Monaten und zwei Jahren liegt. Der Durchschnitt beträgt sechs bis zwölf Monate.

Bei einem Unternehmen dieser Größenordnung und Komplexität hätte die Wahl eines konventionellen Anbieters bedeutet, dass die neue Lösung erst nach weit über einem Jahr vollständig einsatzbereit gewesen wäre. Vor diesem Hintergrund erschien der Abschluss eines neuen mehrjährigen Vertrags undenkbar, da der Großteil der Belegschaft für mindestens zwölf Monate keinen Nutzen daraus gezogen hätte. Daher sah das Projektteam einen neuen Ansatz vor, der einen schnellen, globalen Rollout ohne langwierige Übergangsphasen oder Belastungen für die Mitarbeitenden ermöglichte.

Warum Navan und Opteva

Navan wurde als globale Geschäftsreiseplattform ausgewählt, da die Lösung für das Reisemanagement weltweit geeignet ist. Ausschlaggebend waren die Multiwährungsfunktionen, umfangreiche Kontrollmechanismen sowie eine Infrastruktur, die auf das Onboarding von Großkunden ausgelegt ist. Offen war zunächst, wie dieser Wechsel in einem schnellen Tempo und ohne die typischen Ausfälle umgesetzt werden könnte.

Zur Lösung dieser Herausforderung beauftragte der Kunde selbst das Beratungsunternehmen Opteva. Die spezialisierte Beratung für Travel und Expense Management blickt auf über zwei Jahrzehnte Projekterfahrung zurück und hatte bereits zuvor bei einem anderen Unternehmen erfolgreich mit dem Travel Lead des Kunden zusammengearbeitet. Die Aufgabe von Opteva bestand darin, die Technologie von Navan durch methodisches Projektmanagement, Governance, strenge Testverfahren und Change-Management-Unterstützung zu ergänzen. Dabei stimmten alle drei Parteien ein gemeinsames Lastenheft ab, das Projektumfang, Zeitplan und Verantwortlichkeiten festlegte.

„Kunden beauftragen externe Spezialisten häufig, wenn eine hohe Projektkomplexität vorliegt oder interne Expertise und Kapazitäten begrenzt sind. Sie wollen die Gewissheit, dass die Lösung ab dem ersten Tag funktioniert“, so Jo Young, Co-Founderin von Opteva. „Unsere Aufgabe war es, Struktur und Governance-Möglichkeiten zu schaffen, praktische Unterstützung zu bieten, den Plan umzusetzen und die Gesamtverantwortung für das Ergebnis zu übernehmen.“

Globaler Launch in 4 Monaten

Der Erfolg eines Geschäftsreiseanbieterwechsels bei Großunternehmen basiert vor allem auf Datengenauigkeit, Systemintegration, der Ablösung von Altsystemen sowie der Koordination komplexer Drittanbieter. So mussten in neun Märkten des Kunden globale Travel-Management-Company-Partner von Navan angebunden werden. Dies erhöhte die Komplexität der Implementierung, die von Opteva dennoch reibungslos gesteuert wurde. Durch die Priorisierung dieser Faktoren – in Kombination mit der Stakeholder-Steuerung, der Servicebereitschaft und einer guten Übereinstimmung bei der Unternehmenskultur – gewährleistete das Projekt eine nahtlose Umstellung für die Reisenden.

„Eine so tiefgreifende Veränderung in solch einem kurzen Zeitfenster erfordert Fokus, klare Strukturen sowie ein erfahrenes, funktions- und partnerübergreifendes Team“, sagt Young.

Navan erfasste gemeinsam mit dem Kunden detaillierte Daten zu Standorten, Tochtergesellschaften sowie bestehenden Richtlinien. Auf dieser Basis wurde die Plattform an die spezifischen Anforderungen für Richtlinien, Zahlung, Single Sign-On (SSO) und Personalverwaltungssysteme angepasst. Parallel dazu erarbeiteten Navans Account-Management-Team zusammen mit dem Kunden und Opteva Strategien, Schulungen, Testläufe und die Rollout-Planung. Dies gewährleistete einen schnellen Launch bei gleichzeitiger Berücksichtigung der langfristigen Ziele in den Bereichen Kosten, Effizienz und Adoption.

Die Kommunikations- und Change-Management-Teams des Kunden gestalteten in enger Zusammenarbeit mit Opteva zielgruppenorientierte Informationsmaterialien. Diese gaben Aufschluss über den Status quo und Ziele, Änderungen bei den Tools, Richtlinien und Freigabeprozesse sowie die konkreten Auswirkungen auf die verschiedenen Nutzerprofile. Navan unterstützte diese Kommunikation durch Events vor Ort, Change-Management-Workshops und persönliche Betreuung.

„Wenn Technologie, Change Management und Unternehmenskultur Hand in Hand gehen, ist die Implementierung weitaus schneller möglich, als in den meisten Großunternehmen angenommen“, erklärt Michael Sindicich, President bei Navan. „Wir haben gezeigt, dass mit der richtigen Struktur und den passenden Partnern sowohl ein schneller Time-to-Value als auch ein reibungsloser, kontrollierter Live-Gang möglich sind.“

Ergebnisse mit Navan

Die gemeinsamen Bemühungen vom Kunden, Navan und Opteva ermöglichten einen globalen Launch innerhalb einer kurzen Zeitspanne, ohne die Geschäftskontinuität zu unterbrechen. Der Effekt war unmittelbar und messbar: Die intuitive Oberfläche der Plattform führte zu einer hohen Akzeptanz im Unternehmen, wodurch die Online-Nutzungsrate von 70 % auf 89 % und die Hotelbuchungsrate von 50 % auf 73 % anstiegen.

Dank dieser Mitarbeiterreaktion wurde die Investition des Unternehmens direkt in ein optimiertes Buchungsverhalten übersetzt. Neben der Adoption spiegelte sich die positive Nutzererfahrung in einem Net Promoter Score (NPS) von 57+ sowie einer Kundenzufriedenheit (CSAT) von 97 % wider. Dies bestätigt, dass die Umstellung sowohl mit Hinblick auf die Unternehmenskultur als auch in technischer Hinsicht ein Erfolg war.

„Letztendlich misst sich der Erfolg nicht nur am Launch, sondern daran, ob die Mitarbeitenden das Tool auch tatsächlich nutzen wollen“, folgert Sindicich. „Der schnelle Anstieg bei Akzeptanz und Zufriedenheit hat bestätigt, dass die Zusammenarbeit funktioniert hat.“

Ein Modell für den Wechsel

Dieser Launch zeigt, was möglich ist, wenn ein globales Großunternehmen, ein moderner Reiseanbieter und ein Change-Management-Spezialist gemeinsam auf ein klares Ziel hinarbeiten.

„Reiseverantwortlichen im Enterprise-Segment wird oft vermittelt, dass sie bei einem Wechsel mit betrieblichen Einschränkungen rechnen müssen“, so Young. „Dieses Projekt hat gezeigt, dass man sich mit dem richtigen Team nicht zwischen Genauigkeit und Schnelligkeit entscheiden muss. Als externer Partner sind wir nicht in das Tagesgeschäft eingebunden und können uns voll und ganz auf die Implementierung und Umsetzung konzentrieren.“

Ein präzises Lastenheft bildet die Basis des Wechselmodells. Im nächsten Schritt müssen die passende Expertise und Technologie gestellt werden, wobei das interne Change Management und die Systemkonfiguration gleichwertig behandelt werden sollten. Für andere Großunternehmen beweist dieses Projekt, dass ein Systemwechsel mit der richtigen Struktur und den passenden Partnern kein Risiko darstellt – und nicht aufgeschoben werden muss.