Clarivate optimiert Geschäftsreisen und Duty of Care mit Navan
Ergebnisse
25 %
Ersparnis bei Hotels
82 %
mobile Nutzungsrate
4,2/5
Kundenzufriedenheit (CSAT)
Region
EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika
Hauptsitz
London, UK; Philadelphia, USA
Branche
Technologie
Verwendete Produkte
- Navan-Geschäftsreisen
- Navan Meetings & Events
Clarivate ist ein weltweit führender Anbieter von Informationsdiensten und Analysen mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden in 42 Ländern. Das Unternehmen liefert Daten und Erkenntnisse, die wissenschaftliche, rechtliche und unternehmerische Innovationen weltweit vorantreiben.
Geschäftsreisen sind für Clarivate essenziell, um internationale Teams zu vernetzen, Kunden zu unterstützen, Projekte umzusetzen und Akquisitionen zu integrieren. Mit jeder Übernahme und jedem neuen Standort stiegen jedoch die Komplexität und die Risiken im Travel Management. Bei Clarivate wurde die Notwendigkeit schnell erkannt, den Reisebereich zu modernisieren, um den eigenen Zielen und dem Unternehmenswachstum gerecht zu werden.
Vor Navan
Der internationale Ausbau von Clarivate brachte neue Herausforderungen für das Reise- und Ausgabenmanagement mit sich. In den verschiedenen Regionen wurden unterschiedliche Systeme für Reisebuchungen und die Kostenabrechnung genutzt, wobei oft traditionelle Anbieter und unterschiedliche lokale Agenturen zum Einsatz kamen.
„Unsere Systeme waren fragmentiert, da jede Region das Reise- und Ausgabenmanagement anders handhabte“, sagt Wendy Pieper, Global Travel Program Lead. „Wir hatten keinerlei Transparenz in Echtzeit. Manuelle Abstimmungsprozesse machten einen Großteil der Arbeitslast unseres Teams aus. Oft ging es darum, widersprüchliche Spesenabrechnungen nach Abschluss der Reise mühsam aufzubereiten.“
Der manuelle Abgleich von Reisekosten und das Aufklären von Unstimmigkeiten führte zu einem erheblichen Aufwand in der Finanzabteilung. Mitarbeitende sahen Preisobergrenzen für Hotels häufig eher als Richtwert statt als Maximalbetrag, was die Kosten in die Höhe trieb: „Die Richtlinien sollten uns eigentlich Kosten sparen, wurden aber völlig falsch angewendet“, so Pieper.
Zudem war der Reisenden-Support nicht durchgängig verfügbar. Oft beschränkte sich das Angebot auf die Geschäftszeiten vor Ort und war bei unvorhergesehenen Ereignissen in anderen Zeitzonen unzuverlässig. „Selbst in Notfällen war nicht immer jemand erreichbar“, erinnert sich Pieper. „Das belastete die Mitarbeitenden unnötig und stellte ein Risiko für unser Unternehmen dar.“
Die größte Herausforderung bestand jedoch in der intransparenten und unvorhersehbaren Gebührenstruktur des vorherigen Anbieters. „Die allgemeine Buchungsgebühr war nur der erste Posten“, sagt Pieper. „Durch zusätzliche Supportgebühren, Aufschläge außerhalb der Geschäftszeiten und komplexe Zusatzkosten fielen die tatsächlichen Reisekosten weitaus höher aus als erwartet. Das machte Prognosen über unsere Reiseausgaben nahezu unmöglich.“
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Die klare Gebührenstruktur von Navan ist ein Gamechanger. Bei unserem vorherigen Anbieter kamen ständig weitere Kosten hinzu, was eine zuverlässige Budgetplanung nahezu unmöglich gemacht hat.
Wendy Pieper
Global Travel Program Lead
Darum hat sich Clarivate für Navan entschieden
Angesichts der steigenden Komplexität stellte sich schnell heraus, dass Clarivate eine moderne, skalierbare Lösung benötigte, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten und die von der Finanzabteilung sowie den Führungskräften erwartete Transparenz zu schaffen.
Navan überzeugte umgehend durch ein einfaches, transparentes Preismodell pro Reise. „Keine Zusatzkosten, keine Spekulationen. Im Vergleich zu unserem vorherigen Anbieter, bei dem sich die Kosten mit jeder Ausnahme, jedem zusätzlichen Anruf und jeder neuen Region summierten, war das ein echter Fortschritt“, so Pieper. Ebenfalls entscheidend waren das durchgehende Support-Angebot weltweit von Navan sowie eine Buchungserfahrung, die sich an führenden Consumer-Apps orientiert.
Zu den Prioritäten von Clarivate gehörten aussagekräftige Echtzeit-Berichte über Buchungen, Ausgaben und Duty of Care. Darüber hinaus wurde Wert auf automatische Richtlinieneinhaltung sowie flexible Steuerungsmöglichkeiten für die unterschiedlichen regionalen Teams gelegt.
„Jetzt stehen allen Echtzeit-Daten zur Verfügung, die sie benötigen – von den Vorgesetzten bis hin zur Finanzabteilung. Das ändert alles“, sagt Pieper. Fundierte Analysen zu Emissionen und ESG-Zielen sowie ein Reisepartner, der auf kontinuierliche Innovation setzt, rundeten die Anforderungen ab.
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Wir wollten eine Plattform, die unsere Mitarbeitenden gerne nutzen. Das intuitive, mobile-first Design von Navan hat die weltweite Implementierung erheblich erleichtert.
Wendy Pieper
Global Travel Program Lead
Der Navan-Effekt
Clarivate und Navan erarbeiteten den globalen Rollout-Plan in enger Zusammenarbeit. Der Wechsel erfolgte schrittweise und wurde klar kommuniziert. Dabei wurden in allen Regionen Verantwortliche für das Change Management benannt und ein starker Fokus auf Schulung und Support gelegt.
„Das Onboarding war eines der besten, das wir je erlebt haben. Verständliche Trainings, Live-Support und es kam sofort positives Feedback von den Mitarbeitenden“, fasst Pieper zusammen. „Die mobile Nutzungsrate stieg sprunghaft an und Buchungen außerhalb der Plattform, die zuvor Gang und gäbe waren, kommen so gut wie gar nicht mehr vor.“
Der Großteil der Überprüfungen läuft nun automatisiert ab, sodass sich die Finanzabteilung nur noch Ausnahmefälle anschauen muss, statt Hunderte Abstimmungen manuell vorzunehmen. „Mit Navan muss unser Finanzteam keinen Belegen mehr hinterherlaufen oder unklare Gebühren klären“, freut sich Pieper. „Wir kennen die Kosten jeder Reise im Voraus – und der Preis ist fest. Es gibt keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen außerhalb der Geschäftszeiten und keine Rechnungen, die reaktiv angefochten werden müssen.“
Durch automatisierte Richtlinienkontrollen und Echtzeit-Warnhinweise können Führungskräfte Ausnahmen sofort überblicken. Dabei halten die meisten Buchungen standardmäßig die Richtlinien ein. „Dies unterscheidet sich grundlegend von der früheren Vorgehensweise, bei der Vorgesetzte erst im Nachhinein von Problemen erfuhren und die Richtlinienkonformität mit zunehmender Unternehmensgröße kaum zu steuern war“, so Pieper.
Die Integration von Navan in das System zur Einhaltung der Fürsorgepflicht (Duty of Care) von Clarivate ermöglicht eine sofortige Lokalisierung der Reisenden, schnellere Reaktionen in Krisenfällen und eine bessere Kommunikation mit den Vorgesetzten. Dies sorgt für mehr Sicherheit und Compliance im Reisebereich. „Die Funktion, bei Ereignissen weltweit den Standort unserer Reisenden sofort feststellen zu können, wird von unseren Risiko- und Personalabteilungen sehr geschätzt“, sagt Pieper.
Die Analysen von Navan fließen nun direkt in die Nachhaltigkeitsberichterstattung für die ESG- und SDG-Ziele ein und bieten Live-Einblicke nach Teams und Regionen. „Durch das Nachhaltigkeits-Reporting von Navan können wir Emissionen überwachen und fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie und warum gereist wird“, fasst Pieper zusammen. Diese Transparenz unterstützt zudem bei laufenden Verhandlungen mit Anbietern, um sowohl Kostenvorteile als auch Nachhaltigkeitsziele zu sichern.
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Durch das Nachhaltigkeits-Reporting von Navan können wir Emissionen überwachen und fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie und warum gereist wird.
Wendy Pieper
Global Travel Program Lead
Blick in die Zukunft
Auch zukünftig wird Clarivate von Navans stetigen Produktneuerungen profitieren. Neue Funktionen wie Advanced Analytics, erweitertes Event-Management sowie optimierte Gastreisebuchungen unterstützen die sich wandelnden Geschäftsanforderungen. Als zentrale Plattform ist Navan skalierbar und auf weiteres Wachstum, neue Akquisitionen sowie künftige Reporting-Anforderungen ausgelegt.