Ivy Technology zentralisiert globales Reise- und Ausgabenmanagement mit Navan

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Dublin

Branche

Industrie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Ausgaben

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Ivy Technology ist ein weltweit führender Anbieter von Aftermarket- und Kreislaufwirtschaftslösungen für namhafte Unternehmen der Elektronikindustrie. Das Dienstleistungsspektrum umfasst wesentliche Lösungen wie die Reparatur, Generalüberholung und Aufbereitung von Elektronikgeräten sowie die umweltgerechte Entsorgung von IT-Assets (ITAD). Zudem übernimmt das Unternehmen die komplexe Installation und Außerbetriebnahme von Robotik-, Automatisierungs- und Elektronikanlagen direkt an den Kundenstandorten.

Mit dem Hauptsitz in Dublin, Private-Equity-Eigentümern in New York und einer großen Abteilung für den Außendienst ist die effiziente weltweite Mobilität der Teams ein zentraler Faktor für den operativen Erfolg des Unternehmens.

Vor Navan

Vor der Implementierung von Navan war die Infrastruktur für das Reise- und Ausgabenmanagement bei Ivy Technology stark fragmentiert. Im Laufe der 20-jährigen Unternehmensgeschichte hatte sich der Prozess zu einem Flickenteppich aus regionalen Einzellösungen entwickelt.

Obwohl bereits ein gewisser Automatisierungsgrad erreicht war, wurden verschiedene separate Plattformen für Buchungen, Ausgaben und Firmenkarten genutzt. Diese Fragmentierung wurde durch geografische Silos zusätzlich erschwert, da die einzelnen internationalen Standorte für jede dieser Funktionen unterschiedliche Systeme nutzten.

Dies führte zu einer erheblichen operativen Belastung. „Wir hatten separate Systeme für Reisebuchungen und für Ausgaben sowie ein getrenntes Unternehmen für Kreditkarten“, erklärt David Harrison, Senior Vice President of Operations. „Es gab keine einzige gemeinsame Plattform an allen Standorten weltweit.“

Die zentralen Finanzsysteme des Unternehmens konnten die Daten zwar zusammenführen, der Prozess erforderte jedoch einen hohen administrativen Aufwand. Dies führte zu Problemen bei der manuellen Bearbeitung und zu einem übermäßigen Arbeitseinsatz bei dem Versuch, die Daten zu konsolidieren und in die Finanzsysteme zu übertragen.

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Wir benötigten eine starke Zusammenarbeit mit unserem neuen Partner. Navan bietet genau das – zusammen mit der Plattform, die für das Erreichen unserer Ziele notwendig ist.

David Harrison

Senior VP of Operations

Warum Navan: Die Suche nach einer zentralen globalen Lösung

Das Hauptziel von Ivy Technology bei der Auswahl einer neuer Lösung war simpel: maximale Konsolidierung. Das Unternehmen war auf der Suche nach einer zentralen Plattform, mit der Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und Firmenkarten nahtlos verwaltet werden können. Im Zuge der Evaluierung kristallisierte sich Navan als klarer Marktführer für diese Vision heraus.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, brachte der Migrationsprozess aufgrund der komplexen globalen Aufstellung von Ivy Technology und der regionalen regulatorischen Anforderungen naturgemäß Herausforderungen mit sich. Laut Harrison war der Übergang zu einem Enterprise-Supportmodell mit Navan – unter der Leitung eines dedizierten Customer Success Managements – der Wendepunkt für eine erfolgreiche Partnerschaft.

„Unser Ziel war es, durch eine zentrale Plattform neue Maßstäbe zu setzen“, so Harrison. „Dazu benötigten wir eine starke Zusammenarbeit mit unserem neuen Partner. Navan bietet genau das – zusammen mit der Plattform, die für das Erreichen der gesetzten Ziele notwendig ist.“

Ergebnisse mit Navan: Einfachheit, Eigenverantwortung und Skalierbarkeit

Seit der Einführung von Navan profitiert Ivy Technology in allen Unternehmensbereichen von drei Hauptvorteilen: Einheitlichkeit, Einfachheit und Eigenverantwortung für die Mitarbeitenden.

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Ich nutze Expense-Systeme seit vielen Jahren und Navan ist das einfachste von allen.

David Harrison

Senior VP of Operations

1. Nahtlose Nutzererfahrung

Für die Außendienstteams und Vielreisenden, die 90 bis 95 % des gesamten Reiseaufkommens des Unternehmens ausmachen, hat Navan die üblichen Herausforderungen beim Ausgabenmanagement vollständig beseitigt. Das zeitaufwendige manuelle Erfassen von Spesen entfällt, sodass sich die Mitarbeitenden ganz auf ihre Kunden konzentrieren können, statt sich mit administrativer Arbeit aufzuhalten.

Außerdem hat die intuitive Nutzeroberfläche der Navan-App eine mobile Nutzungsrate von beeindruckenden 86 % in der gesamten Belegschaft weltweit sowie eine Weiterempfehlungsrate (NPS) von 57+ bewirkt.

„Ich nutze Expense-Systeme bereits seit vielen Jahren“, so Harrison, „und Navan ist das einfachste von allen. Belege werden nur eingescannt, sofort im System erfasst und die Erstattung wird direkt angestoßen. Das ist ein großer Vorteil für unsere Mitarbeitenden.“

2. Dezentrale Verwaltung und Kontrolle

Navan hat die Arbeitsabläufe für Führungskräfte optimiert, indem Genehmigungen und Richtlinienüberprüfungen direkt auf der Plattform erfolgen. Dies entlastet das zentrale Finanzteam deutlich, ohne die finanzielle Kontrolle zu beeinträchtigen.

Zudem haben Führungskräfte nun Echtzeit-Transparenz über ihre Abteilungsbudgets, was schnelle und datengestützte Entscheidungen von unterwegs ermöglicht. Der entscheidende Vorteil: Dank integrierter Richtlinienmechanismen laufen 75 % aller Transaktionen von der Kartenzahlung bis zum Datenabgleich durch, ohne dass Admins manuell eingreifen müssen.

„Navan hat unseren Teams mehr Eigenverantwortung übertragen“, so Harrison. „Durch die Plattform sind Freigaben dezentral verankert und die Kontrolle wird auf diesen Ebenen gesichert. Das entlastet das Management und andere zentralisierte Teams, da die Mitarbeitenden in einem klar strukturierten und einheitlichen Rahmen mehr Aufgaben selbstständig erledigen.“

3. Modernisierung des Reisemanagements

Durch die Kombination einer positiven Nutzererfahrung mit finanzieller Kontrolle im Backend schafft Navan den Spagat zwischen den oft gegensätzlichen Prioritäten im Reisemanagement. Das Fazit: Unternehmen müssen die Zufriedenheit der Belegschaft nicht zugunsten strenger finanzieller Disziplin und strategischer Kostenkontrolle aufgeben. Dies definiert einen modernen Standard, bei dem Technologie gleichermaßen den Mitarbeitenden wie auch der Unternehmensbilanz dient.

„Viele Unternehmen versuchen, Kosteneinsparungen zu erzielen oder ihre Backend-Systeme neu aufzustellen“, erklärt Harrison. „Für mich liegt die Balance jedoch darin, den Prozess für die Vielreisenden so einfach wie möglich zu gestalten. Navan ermöglicht diesen Ansatz und Einfachheit für alle Beteiligten.“

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Die Welt entwickelt sich rasant weiter und Navan ist für diese Zukunft gerüstet. Es ist äußerst vielversprechend, was die Plattform bereits leistet und welches Potenzial sie für unsere Zukunft bietet.

David Harrison

Senior VP of Operations

Blick in die Zukunft

Für die Zukunft bildet Navan einen grundlegenden Baustein der operativen Wachstumsstrategie. Aktuell wird bei Ivy Technology aktiv an der Vervollständigung des weltweiten Rollouts gearbeitet. Dazu gehört auch die Übertragung komplexer regionaler Anforderungen – wie der spezifischen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in Polen – auf die Navan-Plattform, um die Einsparungen durch die Ablösung der Altsysteme zu maximieren.

Als zukunftsorientierte Plattform, die mit dem Unternehmen skalieren kann, betrachtet Ivy Technology Navan nicht nur als Tool für die Gegenwart, sondern als langfristigen strategischen Partner. „Die Welt entwickelt sich rasant weiter und Navan ist für diese Zukunft gerüstet“, so Harrison. „Es ist äußerst vielversprechend, was die Plattform bereits leistet und welches Potenzial sie für unsere Zukunft bietet. Das System bildet ein solides Fundament, das bei unserem weiteren Wachstum kontinuierlich für Effizienz und Einsparungen sorgen wird. Die Zusammenarbeit läuft hervorragend und wir freuen uns auf eine erfolgreiche gemeinsame Zukunft.“